دستور جلسه یکی از مهم ترین ابزارهای مدیریت مؤثر جلسات است. داشتن یک دستور جلسه منظم، شفاف و هدفمند می تواند به بهره وری بیشتر، کاهش اتلاف وقت و تمرکز بر موضوعات اصلی کمک کند. در این مقاله، به بررسی انواع دستور جلسه، نحوه نگارش یک دستور جلسه خوب و ارائه نمونه هایی مانند فرم خام دستور جلسه، دستور جلسه هیأت مدیره و حتی دستور جلسه مجلس می پردازیم.
دستور جلسه سندی رسمی یا غیررسمی است که موضوعات مورد بحث، مسئولان مربوطه، زمان بندی و اهداف یک جلسه را مشخص می کند. این سند معمولاً پیش از جلسه به اعضا ارسال می شود تا همه با آمادگی کامل در جلسه حضور پیدا کنند.
انواع دستور جلسه بسته به نوع جلسه و سازمان متفاوت است. در ادامه رایج ترین نمونه ها را بررسی می کنیم:
در حالی که دستور جلسه پیش از برگزاری جلسه و برای تنظیم ساختار و اهداف آن تنظیم می شود، صورتجلسه پس از پایان جلسه نوشته شده و شامل تصمیمات نهایی، خلاصه مباحث و مسئولیت هاست. به عبارت دیگر، دستور جلسه راهنمایی برای برگزاری جلسه است و صورتجلسه گزارش رسمی آن.
برای نگارش یک دستور جلسه حرفه ای و مؤثر، مراحل زیر را دنبال کنید:
در ادامه یک فرم خام دستور جلسه برای استفاده در جلسات سازمانی ارائه می دهیم:
عنوان جلسه | جلسه هماهنگی داخلی شرکت |
تاریخ | ۲۵ اردیبهشت ۱۴۰۴ |
زمان | ساعت ۱۰:۰۰ تا ۱۲:۰۰ |
محل برگزاری | سالن کنفرانس طبقه سوم |
شرکت‌کنندگان | مدیرعامل، مدیر منابع انسانی، مدیر فروش |
دستور کار جلسه | |
۱. بررسی گزارش فروش | مسئول: مدیر فروش - ۱۵ دقیقه |
۲. گزارش منابع انسانی | مسئول: مدیر منابع انسانی - ۲۰ دقیقه |
۳. برنامه‌ریزی پروژه جدید | مسئول: مدیر پروژه - ۳۰ دقیقه |
۴. متفرقه | ۱۰ دقیقه |
داشتن یک دستور جلسه شفاف، گامی اساسی برای برگزاری جلسات اثربخش است. از نمونه دستور کار جلسه برای الهام گرفتن استفاده کنید و بسته به نیاز خود، دستور جلسه هفتگی، رسمی یا حتی ویژه ای مانند دستور جلسه کنگره ۶۰ یا دستور جلسه مجلس تنظیم کنید. به یاد داشته باشید که فرق دستور جلسه و صورتجلسه را در نظر بگیرید و برای هر جلسه به طور اختصاصی یک فرم مناسب تهیه کنید.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.