نرم افزار خزانه داری، سیستم خزانه داری متمرکز، مدیریت نقدینگی، کنترل جریان نقدی و مدیریت حساب های بانکی از مهم ترین نیاز های مالی سازمان ها محسوب می شوند. بسیاری از شرکت ها هنوز با ساختار های پراکنده مالی فعالیت می کنند؛ ساختاری که در آن چندین حساب بانکی، صندوق، چک و ابزار پرداخت به صورت جداگانه مدیریت می شود. نتیجه این پراکندگی، کاهش شفافیت مالی، افزایش ریسک نقدینگی و دشواری در تصمیم گیری مدیریتی است.
در این مقاله بررسی می کنیم که چگونه سیستم خزانه داری متمرکز می تواند پایان واقعی پراکندگی حساب های بانکی باشد.
در سازمان هایی که فاقد نرم افزار خزانه داری متمرکز هستند، هر واحد مالی یا پروژه ممکن است حساب بانکی مستقل داشته باشد. این وضعیت باعث بروز مشکلاتی مانند عدم کنترل گردش وجوه، مغایرت های بانکی متعدد، ثبت ناقص دریافت ها و پرداخت ها و نبود تصویر دقیق از مانده نقدی می شود. در مقابل، تمرکز خزانه داری دید یکپارچه و شفاف ایجاد می کند و ابهام مالی را به شفافیت تبدیل می سازد.
سیستم خزانه داری متمرکز یک سامانه مالی یکپارچه است که تمامی عملیات مرتبط با وجوه نقد را در یک بستر واحد مدیریت می کند. این سیستم شامل مدیریت حساب های بانکی، کنترل صندوق، ثبت چک ها، مدیریت اسناد دریافتنی و پرداختنی و نظارت بر تعهدات مالی است. تفاوت اصلی آن با روش های سنتی، تمرکز داده ها و حذف جزیره های اطلاعاتی است.
مدیریت نقدینگی یکی از حیاتی ترین وظایف مالی هر سازمان است. نرم افزار خزانه داری با کنترل جریان نقدی، ثبت دقیق دریافت ها و پرداخت ها، پیش بینی مانده نقدی و پایش تعهدات مالی، امکان برنامه ریزی مالی هوشمند را فراهم می کند. نبود چنین سیستمی، سازمان را در برابر بحران نقدینگی آسیب پذیر می کند؛ در حالی که تمرکز خزانه، ثبات مالی ایجاد می کند.
یکی از مزایای کلیدی سیستم خزانه داری متمرکز، مدیریت چند حساب بانکی در یک داشبورد واحد است. مغایرت گیری بانکی به صورت ساختار یافته انجام می شود و اختلاف بین ثبت داخلی و صورت حساب بانکی به سرعت شناسایی می گردد. این فرآیند، هم خطای انسانی را کاهش می دهد و هم حسابرسی خزانه داری را ساده تر می کند.
چک ها و اسناد مالی از پر ریسک ترین بخش های عملیات خزانه داری هستند. نرم افزار خزانه داری امکان کنترل چک های دریافتی پرداختی تضمینی و مدت دار را فراهم می کند. گزارش چک های سر رسید شده، وضعیت وصول، برگشت چک و مدیریت تعهدات نقدی باعث می شود هیچ سند مالی بدون نظارت باقی نماند.
شفافیت مالی حاصل ثبت دقیق و قابل ردیابی عملیات مالی است. سیستم خزانه داری متمرکز با کنترل سطح دسترسی کاربران، ثبت لاگ عملیات مالی و تعریف فرآیند های کنترلی، از بروز سوء استفاده مالی جلوگیری می کند. در این ساختار، هر عملیات قابل پیگیری است و مسئولیت پذیری افزایش می یابد.
ریسک نقدینگی زمانی افزایش می یابد که اطلاعات مالی ناقص یا پراکنده باشد. نرم افزار خزانه داری متمرکز با ارائه گزارش جریان نقدی و تحلیل نقدینگی، تصمیم گیری مالی را از حالت حدس و تجربه خارج کرده و مبتنی بر داده واقعی می کند. تضاد بین تصمیم گیری احساسی و تصمیم گیری تحلیلی، دقیقاً در این نقطه مشخص می شود.
نرم افزار خزانه داری یکپارچه ارتباط مستقیمی با سیستم حسابداری، خرید و فروش دارد. این یکپارچگی باعث می شود اسناد مالی بدون دوباره کاری ثبت شوند و جریان وجوه نقد کاملاً منطبق با اسناد حسابداری باشد. در مقابل، سیستم های جزیره ای باعث تأخیر، مغایرت و کاهش دقت مالی می شوند.
داشبورد خزانه داری ابزار اصلی مدیران مالی است. گزارش مانده وجوه، گزارش پرداخت ها، گزارش دریافت ها و وضعیت تعهدات مالی در یک نمای کلی نمایش داده می شود. این داشبورد امکان پایش لحظه ای وضعیت نقدینگی و واکنش سریع به تغییرات مالی را فراهم می کند.
راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار خزانه داری سازمانی، بستری حرفه ای برای تمرکز مدیریت وجوه نقد ایجاد کرده است. این راهکار با پشتیبانی از چند حساب بانکی، کنترل چک ها، مغایرت گیری بانکی و یکپارچگی کامل با سیستم مالی، نیاز شرکت ها و هلدینگ ها را به صورت جامع پوشش می دهد.
پراکندگی حساب های بانکی دیگر یک چالش اجتناب نا پذیر نیست. سیستم خزانه داری متمرکز راهکار سیستم سامان با ایجاد شفافیت مالی، کاهش ریسک نقدینگی و بهبود کنترل داخلی، مسیر مدیریت مالی حرفه ای را هموار می کند. تمرکز خزانه، پایان سردرگمی مالی و آغاز تصمیم گیری هوشمندانه است.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.