در هر سازمان یا شرکت، پیش قرارداد ها نقش اساسی در شروع روابط حقوقی و پروژه ها دارند. این اسناد معمولاً پیش زمینه ای برای امضای قرارداد های رسمی هستند و عدم مدیریت صحیح آن ها می تواند موجب ابهامات حقوقی، تضاد منافع، و تأخیر در اجرای قرارداد ها شود.در دنیای امروز که فناوری به بخش جدایی ناپذیر هر فرآیند اداری و حقوقی تبدیل شده، استفاده از یک نرم افزار مدیریت قرارداد هوشمند به شما این امکان را می دهد که نه تنها پیش قرارداد ها را به درستی ثبت و نگهداری کنید، بلکه تمام فرآیند های مربوط به آن را خودکار سازی کرده و به دقت و سرعت بالا دست یابید.
پیش قرارداد توافق اولیه ای است که بین طرفین پیش از انعقاد قرارداد نهایی تنظیم می شود. این سند شامل شروط کلی، چارچوب همکاری، و برخی تعهدات اولیه است. در بسیاری از موارد، پیش قرارداد ها مبنای تصمیم گیری و شروع کار هستند؛ بنابراین اهمیت نگهداری دقیق، ثبت شفاف، و پیگیری مستمر آن ها قابل انکار نیست.
روش های سنتی مدیریت پیش قرارداد با مشکلات فراوانی همراه است:
دیجیتال سازی قرارداد ها
اولین قدم برای رفع این چالش ها، دیجیتال سازی اسناد حقوقی و استفاده از نرم افزارهای تخصصی برای مدیریت قرارداد ها است. این نرم افزارها امکان ثبت، بایگانی و پیگیری پیش قرارداد ها به صورت الکترونیکی را فراهم می کنند.
مزایای استفاده از نرم افزار هوشمند مدیریت قرارداد:
1. خودکارسازی فرآیند ها
با اتوماسیون حقوقی، فرآیند های تکراری مانند ثبت، بررسی و ارسال برای تأیید به صورت خودکار انجام می شوند.
2. دسترسی سریع و متمرکز
تمام اطلاعات در یک پلتفرم متمرکز نگهداری می شود؛ بدون نیاز به جستجو در پوشه های فیزیکی یا ایمیل ها.
3. امنیت بالا
اطلاعات قرارداد ها به صورت رمزگذاری شده ذخیره شده و امکان کنترل سطح دسترسی کاربران نیز وجود دارد.
4. یادآوری خودکار موعد ها
سیستم با ارسال نوتیفیکیشن، موعد بازبینی یا اجرای قرارداد ها را یادآوری می کند.
5. تحلیل و گزارش گیری
مدیران می توانند با چند کلیک، گزارش های آماری دقیقی از وضعیت پیش قرارداد ها دریافت کنند.
در میان گزینه های مختلف، نرم افزار مدیریت قرارداد راهکار سیستم سامان یکی از بهترین انتخاب ها برای سازمان هایی است که به دنبال سادگی، دقت، امنیت و هوشمندی در مدیریت پیش قرارداد ها هستند.
ویژگی های منحصر به فرد راهکار سیستم سامان:
استفاده از یک نرم افزار حقوقی پیشرفته مانند راهکار سیستم سامان نه تنها به شما کمک می کند که پیش قرارداد ها را با دقت و سرعت مدیریت کنید، بلکه سطح کلی بهره وری، شفافیت و امنیت در سازمان شما را به طور چشمگیری افزایش می دهد.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.