نرم افزار مدیریت قرارداد، سامانه قرارداد سازمانی و نرم افزار ثبت سفارش فروش امروز به یکی از مهم ترین ابزار های کنترلی در سازمان ها تبدیل شده اند. رشد حجم قرارداد ها، افزایش تعامل با مشتریان و حساسیت قوانین و مقررات داخلی باعث شده روش های سنتی دیگر پاسخگوی نیاز سازمان ها نباشند. استفاده از فایل های پراکنده، اکسل یا قرارداد های کاغذی، نه تنها شفافیت را کاهش می دهد بلکه ریسک های حقوقی و مدیریتی قابل توجهی ایجاد می کند.
نرم افزار قرارداد دیجیتال با ایجاد یک بستر متمرکز، امکان کنترل، پایش و تحلیل قرارداد ها و سفارشات فروش را فراهم کرده و مسیر انطباق با مقررات داخلی را هموار می سازد.
نرم افزار مدیریت قرارداد سازمانی سیستمی یکپارچه برای مدیریت چرخه کامل قرارداد است؛ از مرحله ایجاد و مذاکره تا اجرا، تمدید یا خاتمه. این سامانه اطلاعات قرارداد ها را به صورت ساختارمند ذخیره کرده و امکان کنترل تغییرات، ثبت سوابق و پیگیری وضعیت هر قرارداد را فراهم می کند.
برخلاف روش های سنتی که وابسته به افراد هستند، سیستم اتوماسیون قرارداد باعث می شود دانش سازمانی حفظ شده و شفافیت در قرارداد های سازمانی افزایش یابد.
نرم افزار ثبت سفارش فروش زمانی بیشترین کارایی را دارد که با سامانه مدیریت قرارداد یکپارچه باشد. در این حالت، هر سفارش مشتری به یک قرارداد مشخص متصل می شود و کنترل تعهدات، مبالغ، شرایط فروش و زمان بندی تحویل به صورت دقیق انجام می گیرد.
این یکپارچگی باعث حذف مغایرت میان سفارش و قرارداد شده و مدیریت سفارش مشتریان را از حالت پراکنده به یک فرآیند استاندارد تبدیل می کند.
یکی از چالش های اصلی سازمان ها، رعایت آیین نامه ها و مقررات داخلی در فرآیند فروش است. نرم افزار مدیریت قرارداد با تعریف قوانین کنترلی، الزام به تایید های مرحله ای و ثبت مستندات حقوقی، انطباق مقررات داخلی را تضمین می کند.
در چنین سیستمی، امکان ثبت یا اجرای قرارداد خارج از چارچوب سازمانی به حداقل می رسد و شفافیت جایگزین تصمیمات سلیقه ای می شود.
گردش کار قرارداد مشخص می کند هر قرارداد چه مراحلی را طی کند و چه واحد هایی در آن نقش دارند. نبود گردش کار مشخص، منجر به خطا، تاخیر یا حتی تخلف می شود.
نرم افزار قرارداد دیجیتال با تعریف گردش کار هوشمند، فرآیند فروش را قابل کنترل کرده و ریسک های حقوقی و مالی را کاهش می دهد.
هشدار تاریخ انقضای قرارداد یکی از قابلیت های کلیدی در کنترل و پیگیری قرارداد هاست. بسیاری از اختلافات حقوقی ناشی از عدم توجه به پایان اعتبار قرارداد هاست.
سامانه مدیریت قرارداد با ارسال هشدار های خودکار، سازمان را پیش از انقضا مطلع می سازد و امکان تمدید، اصلاح یا خاتمه قرارداد را فراهم می کند.
گزارش دهی سفارشات فروش در سامانه های حرفه ای تنها به ارائه اعداد خلاصه نمی شود. این گزارش ها امکان تحلیل قرارداد های سازمانی، بررسی میزان تحقق تعهدات و ارزیابی عملکرد فروش را فراهم می کنند.
مدیران با استفاده از این داده ها می توانند فرآیند فروش را بهینه سازی کرده و تصمیم گیری مبتنی بر قرارداد را جایگزین تصمیم گیری های حدسی کنند.
داشبورد مدیریت فروش تصویری شفاف از وضعیت قرارداد ها، سفارشات فعال، قرارداد های منقضی و تعهدات آینده ارائه می دهد.
این داشبورد ها ابزار کلیدی پایش عملکرد قرارداد ها هستند و به مدیران کمک می کنند در کوتاه ترین زمان، تصمیمات دقیق و آگاهانه اتخاذ کنند.
مدیریت قرارداد با مشتری تنها یک موضوع حقوقی نیست، بلکه بخشی از تجربه مشتری محسوب می شود. ثبت دقیق تعهدات، شرایط فروش و سوابق تعامل باعث افزایش اعتماد مشتری و کاهش اختلافات می شود.
سامانه فروش و قرارداد با ایجاد شفافیت، ارتباطی حرفه ای و پایدار میان سازمان و مشتری ایجاد می کند.
شرکت راهکار سیستم سامان با تمرکز بر طراحی نرم افزار های سازمانی، راهکار های تخصصی در حوزه مدیریت قرارداد و ثبت سفارش فروش ارائه می دهد.
این راهکار ها با در نظر گرفتن قوانین و مقررات داخلی سازمان ها طراحی شده اند و به مدیران کمک می کنند فرآیند فروش، کنترل قرارداد و انطباق قانونی را به صورت یکپارچه مدیریت کنند.
در روش های سنتی، اطلاعات قرارداد پراکنده و غیر قابل ردیابی است و کنترل تغییرات به درستی انجام نمی شود.
در مقابل، نرم افزار قرارداد دیجیتال با تمرکز داده ها، حذف وابستگی فردی و افزایش شفافیت، مدیریت فروش و قرارداد را حرفه ای و قابل کنترل می سازد.
نرم افزار مدیریت قرارداد سازمانی و ثبت سفارش فروش، زیر ساختی ضروری برای کاهش ریسک، افزایش شفافیت و انطباق با قوانین داخلی است.
سازمان هایی که به دنبال بهینه سازی فرآیند فروش و تصمیم گیری هوشمند هستند، نا گزیر به استفاده از سامانه قرارداد دیجیتال خواهند بود.
راهکار سیستم سامان با ارائه راهکار های تخصصی، مسیر پیاده سازی یک سیستم فروش و قرارداد منطبق با مقررات داخلی را برای سازمان ها هموار کرده است.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.