گزارش نویسی یکی از مهارت های کلیدی در محیط های کاری و سازمانی است. یک گزارش ابزار انتقال اطلاعات دقیق، مستند و قابل تحلیل است که به تصمیم گیری بهتر مدیران و بهبود روند های کاری کمک می کند. در این مقاله به شما می گوییم گزارش چیست، انواع گزارش نویسی اداری کدام اند و چگونه می توانید یک گزارش مؤثر تهیه کنید.
پیش از هر چیز باید بدانیم تعریف گزارش چیست. گزارش، متنی مکتوب یا الکترونیکی است که یک موضوع، رویداد یا فعالیت خاص را به طور منظم و ساختاریافته توصیف می کند. هدف گزارش ها انتقال داده ها، تحلیل وضعیت و پیشنهاد راه حل هاست.
انواع گزارش از نظر کاربرد:
انواع گزارش اداری بسته به هدف، مخاطب و ساختار می توانند متفاوت باشند. در ادامه برخی از مهم ترین انواع آن را معرفی می کنیم:
برای اینکه گزارشی تأثیرگذار و استاندارد بنویسید، باید مراحل مشخصی را طی کنید. مراحل گزارش نویسی عبارت‌اند از:
در ادامه یک نمونه گزارش نویسی کوتاه روزانه را می بینید:
عنوان: گزارش روزانه فعالیت های تیم فروش – تاریخ ۱۴۰۴/۲/۱۵
مقدمه: در این گزارش به فعالیت های صورت گرفته در واحد فروش اشاره شده است.
بدنه: امروز ۳ جلسه فروش با مشتریان بالقوه برگزار شد که منجر به ۲ قرارداد جدید شد. تماس های خروجی تیم نیز افزایش ۱۵٪ داشته است.
نتیجه گیری: عملکرد امروز تیم فروش قابل قبول بوده و در مسیر تحقق اهداف ماهانه قرار داریم.
اگر به دنبال یک نمونه گزارش نویسی برای استفاده سازمانی هستید، می توانید قالب زیر را مبنا قرار دهید:
استفاده از این قالب به شما کمک می کند گزارش هایی منظم، شفاف و قابل ارجاع تهیه کنید.
گزارش نویسی چیست؟ مهارتی ضروری برای انتقال دقیق اطلاعات در محیط های اداری. شناخت انواع گزارش نویسی اداری و تسلط بر مراحل گزارش نویسی به شما کمک می کند تا گزارش هایی حرفه ای تهیه کنید. با تمرین مستمر و توجه به اصول، می توانید در این مهارت به تسلط کامل برسید.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.