نرم افزار مدیریت کیفیت امروزه به یکی از مهم ترین ابزار های سازمان ها برای ارتقای عملکرد، کاهش خطا ها و افزایش رضایت مشتریان تبدیل شده است. با این حال بسیاری از پروژه های استقرار کیفیت به دلیل تصمیم گیری نا درست یا اجرای غیر اصولی، به نتایج مورد انتظار نمی رسند.
برخی سازمان ها تصور می کنند دریافت گواهینامه یا تهیه مستندات به تنهایی نشانه موفقیت است، در حالی که هدف اصلی از استقرار کیفیت، بهبود واقعی فرآیند ها و افزایش اثر بخشی سازمان است. شناخت اشتباهات رایج می تواند مسیر اجرای موفق سیستم کیفیت را هموارتر کند.
یکی از رایج ترین اشتباهات، توجه بیش از اندازه به مستندات و بی توجهی به عملکرد واقعی سازمان است. بسیاری از شرکت ها زمان زیادی را صرف تهیه فرم ها و دستور العمل ها می کنند اما برای مدیریت فرآیند های کیفیت و بهبود عملیات اجرایی برنامه مشخصی ندارند.
هدف از مدیریت مستندات کیفیت ایجاد نظم و شفافیت است، نه تولید حجم زیادی از اسناد غیر کاربردی. زمانی که مستندات به ابزار اجرایی تبدیل نشوند، کارکنان نیز ارتباط مؤثری با سیستم برقرار نخواهند کرد.
استقرار موفق سیستم تضمین کیفیت بدون حمایت مدیران ارشد تقریباً غیر ممکن است. در برخی سازمان ها مدیریت تنها در ابتدای پروژه حضور دارد و پس از آن مشارکت مؤثری در اجرای فرآیند ها ندارد.
عدم توجه به اهداف کیفیت و نبود رویکرد مبتنی بر بهبود باعث می شود کارکنان نیز اجرای سیستم را یک الزام اداری تلقی کنند. در مقابل، سازمان هایی که مدیران آن ها در اجرای کیفیت نقش فعالی دارند، نتایج پایدار تری کسب می کنند.
برخی شرکت ها تنها به ثبت مشکلات اکتفا می کنند و فرآیند مشخصی برای رسیدگی به آن ها ندارند. مدیریت عدم انطباق یکی از ارکان اصلی موفقیت سیستم کیفیت محسوب می شود.
ثبت مشکلات بدون پیگیری، تفاوتی با نادیده گرفتن آن ها ندارد. اجرای صحیح ثبت عدم انطباق، تحلیل عدم انطباق و رفع عدم انطباق موجب می شود ریشه مشکلات شناسایی و از تکرار آن ها جلوگیری شود.
سازمان های موفق مشکلات را پنهان نمی کنند؛ بلکه از آن ها به عنوان فرصتی برای یادگیری و بهبود استفاده می کنند.
یکی دیگر از دلایل شکست پروژه های کیفیت، اجرای ناقص اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه است. بسیاری از سازمان ها تنها مشکل را برطرف می کنند اما علت اصلی آن را بررسی نمی کنند.
استفاده از فرآیند CAPA و مدیریت اقدامات اصلاحی به سازمان کمک می کند علاوه بر رفع خطا، از بروز مجدد آن نیز جلوگیری کند. در واقع تفاوت میان سازمان های موفق و نا موفق در نحوه برخورد با مشکلات مشخص می شود.
استقرار کیفیت یک پروژه کوتاه مدت نیست؛ بلکه فرآیندی دائمی است. برخی سازمان ها پس از استقرار اولیه، فرآیند ارزیابی و کنترل را متوقف می کنند.
اجرای منظم ممیزی کیفیت، ممیزی داخلی و ممیزی سیستم کیفیت موجب می شود نقاط ضعف سازمان شناسایی شوند. همچنین نتایج ممیزی می تواند مبنایی برای تصمیم گیری و اصلاح فرآیند ها باشد.
در مقابل، نبود ارزیابی مستمر باعث می شود مشکلات به تدریج افزایش یافته و اثر بخشی سیستم کاهش پیدا کند.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه راهکار های تخصصی حوزه کیفیت، امکان استقرار ساختار یافته فرآیند های کیفیت را در سازمان ها فراهم می کند. استفاده از سیستم کیفیت سازمانی، کنترل فرآیند های سازمانی و گزارشات کیفیت به مدیران کمک می کند وضعیت عملکرد واحد ها را به شکل دقیق تری ارزیابی کنند.
این رویکرد موجب افزایش شفافیت، تسهیل کنترل فرآیند ها و بهبود هماهنگی میان واحد های مختلف سازمان خواهد شد.
موفقیت در استقرار سیستم مدیریت کیفیت تنها به تهیه مستندات یا دریافت گواهینامه محدود نمی شود. توجه به کنترل کیفیت فرآیند، مدیریت ریسک کیفیت، بهبود فرآیند، شاخص های عملکرد کیفیت و تصمیم گیری مبتنی بر کیفیت نقش تعیین کننده ای در دستیابی به نتایج مطلوب دارد.
سازمان هایی که کیفیت را به عنوان یک ابزار مدیریتی در نظر می گیرند، عملکرد بهتری نسبت به مجموعه هایی دارند که آن را صرفاً یک الزام اداری می دانند. راهکار سیستم سامان نیز با ارائه ابزار های تخصصی، مسیر استقرار و توسعه سیستم های کیفیت را برای سازمان ها تسهیل می کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.