نرم افزار SQA ابزاری است که به سازمان ها کمک می کند مشکلات کیفیت را شناسایی، ثبت و پیگیری کنند. اما صرف ثبت یک مشکل یا تعریف یک اقدام اصلاحی به معنای حل شدن مسئله نیست. اثر بخشی واقعی زمانی مشخص می شود که علت اصلی مشکل بر طرف شده باشد و احتمال تکرار آن کاهش پیدا کند.
در بسیاری از سازمان ها، عدم انطباق ها بار ها تکرار می شوند؛ زیرا اقدام اصلاحی به جای ریشه مشکل، تنها پیامد آن را هدف قرار داده است. به همین دلیل ارزیابی اثر بخشی اقدامات اصلاحی یکی از مهم ترین بخش های مدیریت تضمین کیفیت محسوب می شود.
اولین شرط موفقیت هر اقدام اصلاحی، شناسایی دقیق علت اصلی وقوع مشکل است. اگر تنها نشانه های ظاهری مورد توجه قرار گیرند، مشکل در آینده دوباره ظاهر خواهد شد.
در فرآیند مدیریت عدم انطباق معمولاً از روش هایی مانند بررسی سوابق، تحلیل فرآیند ها و ارزیابی داده های عملکردی استفاده می شود. نتیجه این بررسی ها به سازمان کمک می کند تا علت واقعی بروز خطا را شناسایی کرده و تصمیمات دقیق تری اتخاذ کند.
به همین دلیل تحلیل عدم انطباق و بررسی علل عدم انطباق از مهم ترین مراحل اثر بخشی اقدامات اصلاحی به شمار می روند.
پس از تعریف راهکار، لازم است تمامی فعالیت ها در قالب فرآیند مشخص ثبت شوند. ثبت اقدامات اصلاحی و پیگیری اقدامات اصلاحی باعث می شود مسئولیت ها، زمان بندی ها و نتایج قابل ردیابی باشند.
سازمان هایی که تنها به صدور دستور اصلاحی اکتفا می کنند، معمولاً با مشکلات تکراری مواجه می شوند. در مقابل، سازمان هایی که فرآیند مدیریت CAPA را اجرا می کنند، می توانند روند اجرای اقدامات و میزان تحقق اهداف را کنترل نمایند.
یکی از مهم ترین شاخص های اثر بخشی اقدامات اصلاحی، کاهش تعداد موارد عدم انطباق در دوره های بعدی است. اگر پس از اجرای اقدام اصلاحی همچنان همان خطا ها تکرار شوند، نشان می دهد راهکار انتخاب شده مؤثر نبوده است.
در این شرایط استفاده از گزارش عدم انطباق، کنترل انحرافات کیفیت و پایش موارد عدم انطباق به سازمان کمک می کند میزان موفقیت اقدامات را اندازه گیری کند.
راهکار سیستم سامان با ارائه قابلیت های مرتبط با تضمین کیفیت و مدیریت کیفیت در نرم افزار S2S ERP امکان ثبت، رهگیری و ارزیابی اقدامات اصلاحی را فراهم می کند.
این راهکار به سازمان ها کمک می کند تا فرآیند های مرتبط با:
را در یک ساختار منظم مدیریت کنند و میزان اثر بخشی تصمیمات اتخاذ شده را مورد ارزیابی قرار دهند.
یکی از بهترین روش های سنجش موفقیت اقدامات اصلاحی، اجرای ممیزی کیفیت است. در ممیزی مشخص می شود آیا راهکار اجرا شده توانسته مشکل را به طور کامل بر طرف کند یا خیر.
استفاده از ممیزی داخلی، چک لیست ممیزی و پیگیری نتایج ممیزی به مدیران کمک می کند نقاط ضعف باقی مانده را شناسایی کنند. همچنین نتایج ممیزی می تواند مبنایی برای تعریف اقدامات تکمیلی باشد.
هر اقدام اصلاحی موفق باید بتواند سطح ریسک کیفیت را کاهش دهد. در واقع هدف اصلی از اصلاح فرآیند ها جلوگیری از بروز مجدد مشکلات و کاهش پیامد های احتمالی است.
از طریق مدیریت ریسک کیفیت، ارزیابی ریسک کیفیت و کاهش ریسک کیفیت می توان اثر بخشی واقعی اقدامات اجرا شده را اندازه گیری کرد. هرچه احتمال وقوع مجدد مشکل کمتر شود، موفقیت اقدام اصلاحی بیشتر خواهد بود.
اقدامات اصلاحی زمانی اثر بخش هستند که علت اصلی مشکل را بر طرف کرده، از تکرار عدم انطباق جلوگیری کنند و موجب بهبود عملکرد سازمان شوند. اجرای صحیح برنامه تضمین کیفیت، پایش مستمر نتایج و ارزیابی شاخص های عملکردی نقش مهمی در موفقیت این فرآیند دارند.
راهکار سیستم سامان با ارائه امکانات مرتبط با مدیریت کیفیت، داشبورد کیفیت و ابزار های ارزیابی کیفیت در نرم افزار تضمین کیفیت S2S ERP به سازمان ها کمک می کند اثر بخشی اقدامات اصلاحی را به صورت مستمر پایش کرده و مسیر بهبود مستمر را با اطمینان بیشتری دنبال کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.