در سازمان های امروزی، کیفیت تنها به محصول یا خدمت محدود نمی شود، بلکه دانش، تجربه و یادگیری سازمانی به عنوان سرمایه های راهبردی شناخته می شوند. بسیاری از سازمان ها با وجود پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت (QMS)، همچنان در انتقال تجربه ها، حفظ دانش و جلوگیری از دوباره کاری با چالش مواجه اند. این موضوع نشان می دهد که مدیریت کیفیت و مدیریت دانش ارتباطی عمیق و ساختار یافته با یکدیگر دارند.
سیستم مدیریت کیفیت، با تمرکز بر مستند سازی، استاندارد سازی فرآیند ها، بهبود مستمر و پایش عملکرد، بستر مناسبی برای تولید، ثبت و اشتراک دانش سازمانی فراهم می کند. در این مقاله، ارتباط QMS با مدیریت دانش و نقش آن در اشتراک گذاری تجربه های سازمانی به صورت جامع بررسی می شود.
QMS مجموعه ای از سیاست ها، فرآیند ها و ساختار هاست که هدف آن تضمین کیفیت و بهبود عملکرد سازمان است. یکی از دستاورد های مهم این سیستم، تولید دانش ساخت یافته در قالب مستندات، روش های اجرایی و سوابق عملکردی است.
این دانش، حاصل تجربه های عملی کارکنان، نتایج ممیزی ها، اقدامات اصلاحی و تحلیل داده های کیفیت است. زمانی که QMS به درستی پیاده سازی شود، سازمان به یک مخزن غنی از تجربه های قابل استفاده دست پیدا می کند.
مستند سازی یکی از ستون های اصلی سیستم مدیریت کیفیت است. مدیریت مستندات، کنترل نسخه ها، بایگانی اطلاعات و دسترسی هدفمند به اسناد باعث می شود دانش ضمنی به دانش صریح تبدیل شود.
در چارچوب QMS ، مستندات تنها برای انطباق با استاندارد ها ایجاد نمی شوند، بلکه ابزاری برای انتقال تجربه، آموزش کارکنان و حفظ دانش سازمانی به شمار می روند. این موضوع از خروج دانش با ترک کارکنان جلوگیری می کند.
استاندارد سازی فرآیند ها باعث می شود بهترین روش های انجام کار به صورت یکپارچه در کل سازمان اجرا شوند. این بهترین روش ها، نتیجه آزمون و خطا، تحلیل عملکرد و تجربه های پیشین هستند.
QMS با تعریف فرآیند های کلیدی، نقشه های فرآیندی و تعیین مالک فرآیند، امکان انتقال تجربه از افراد به سازمان را فراهم می کند و یادگیری سازمانی را تسریع می بخشد.
ممیزی های داخلی و خارجی یکی از مهم ترین منابع تولید دانش در سازمان هستند. نتایج ممیزی کیفیت، عدم انطباق ها، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه همگی اطلاعات ارزشمندی برای بهبود عملکرد محسوب می شوند.
تحلیل این داده ها در چارچوب سیستم مدیریت کیفیت، منجر به استخراج درس آموخته ها و اشتراک آن ها در سطح سازمان می شود؛ این همان نقطه اتصال QMS و مدیریت دانش است.
مدیریت ریسک سازمانی بخشی جدایی نا پذیر از سیستم های نوین مدیریت کیفیت است. شناسایی، تحلیل و ارزیابی ریسک ها نیازمند دانش قبلی و تجربه های گذشته است.
QMS با ثبت ریسک ها، نتایج اقدامات کنترلی و تحلیل اثر بخشی آن ها، بانک دانشی ارزشمند برای تصمیم گیری های آینده ایجاد می کند و از تکرار اشتباهات جلوگیری می شود.
یکی دیگر از نقاط اتصال QMS و مدیریت دانش، تحلیل داده های کیفیت است. شاخص های عملکرد، گزارش های کیفیت و داشبورد های مدیریتی، اطلاعاتی تولید می کنند که مبنای تصمیم سازی و یادگیری سازمانی قرار می گیرند.
تحلیل این داده ها به سازمان کمک می کند الگو های موفق را شناسایی کرده و تجربه های مؤثر را در سایر بخش ها به اشتراک بگذارد.
فرهنگ کیفیت سازمانی زمانی شکل می گیرد که اشتراک دانش و تجربه به یک رفتار سازمانی تبدیل شود. QMS با تأکید بر مشارکت کارکنان، نقش ها و مسئولیت های مشخص و ارتباطات شفاف، این فرهنگ را تقویت می کند.
در چنین محیطی، تجربه های موفق و نا موفق به عنوان منابع یادگیری تلقی می شوند، نه ابزار سرزنش.
راهکار های نرمافزاری QMS نقش مهمی در تسهیل مدیریت دانش دارند. این سامانه ها امکان ذخیره، جستجو، تحلیل و اشتراک اطلاعات را به صورت متمرکز فراهم می کنند.
دیجیتال سازی فرآیند های کیفیت، گردش کار اسناد و یکپارچگی با سایر سیستم ها، انتقال تجربه را سریع تر و دقیق تر می کند.
راهکار سیستم سامان S2S با رویکرد یکپارچه، بستری مناسب برای اجرای سیستم مدیریت کیفیت و مدیریت دانش فراهم می کند. این سامانه با پشتیبانی از مدیریت مستندات، کنترل تغییرات، ثبت سوابق کیفیت و تحلیل داده ها، امکان تبدیل تجربه های سازمانی به دانش قابل استفاده را فراهم می سازد.
استفاده از راهکار سیستم سامان S2S باعث می شود اطلاعات پراکنده به یک منبع متمرکز دانش تبدیل شده و اشتراک گذاری تجربه میان واحد های سازمان تسهیل شود.
دانش حاصل از باز خورد مشتریان، شکایات و سنجش رضایت مشتری نقش مهمی در بهبود کیفیت دارد. QMS این داده ها را جمع آوری و تحلیل می کند و به دانش کاربردی برای بهبود خدمات تبدیل می سازد.
اشتراک این دانش در سازمان، منجر به افزایش وفاداری مشتری و ارتقای تجربه مشتری می شود.
یکپارچگی سیستم مدیریت کیفیت با ERP، BPM ، منابع انسانی و سیستم های پروژه، جریان دانش را در سازمان روان تر می کند. این یکپارچگی باعث می شود تجربه ها در جزایر اطلاعاتی محبوس نشوند و به صورت سازمانی مورد استفاده قرار گیرند.
سیستم مدیریت کیفیت تنها ابزاری برای کنترل کیفیت نیست، بلکه بستری راهبردی برای مدیریت دانش و اشتراک گذاری تجربه سازمانی به شمار می رود. مستند سازی، استاندارد سازی، ممیزی، مدیریت ریسک و تحلیل داده ها همگی مکانیزم هایی هستند که QMS از طریق آن ها دانش تولید و منتشر می کند.
بهره گیری از نرم افزار هایی مانند راهکار سیستم سامان S2S می تواند این ارتباط را تقویت کرده و سازمان ها را در مسیر یادگیری مستمر، بهبود عملکرد و تعالی سازمانی یاری دهد.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.