بخش خرید همیشه یکی از مهم ترین و پر هزینه ترین بخش های هر سازمان است. هر گونه خطا یا ضعف در سیستم خرید می تواند به ضرر های مالی بزرگ منجر شود. شرکت هایی که فرآیند حسابداری خرید، مدیریت خرید و تأمین و تحلیل هزینه های خرید را اصولی پیش نمی برند، معمولاً با مشکلات جدی در مدیریت مالی، کنترل موجودی و قیمت گذاری رو به رو می شوند.
در این مقاله بررسی می کنیم چرا برخی شرکت ها در خرید دائماً ضرر می کنند و چه ارتباطی میان ضعف در ثبت فاکتور های خرید، کنترل موجودی ورودی، گردش کار خرید، مدیریت پرداخت به فروشندگان و زیان مالی وجود دارد.
یکی از اصلی ترین دلایل ضرر، نبود دقت کافی در ثبت فاکتور های خرید است.
در بسیاری از سازمان ها، فاکتور ها به صورت دستی یا غیر سیستمی ثبت می شوند و این موضوع خطا های زیر را ایجاد می کند:
• ثبت اشتباه تعداد
• ثبت غلط قیمت
• عدم ارتباط فاکتور با ثبت رسید انبار
• خطا در محاسبه قیمت تمام شده خرید
• ایجاد مغایرت با سیستم مالی
نبود ابزار هایی مانند پردازش خودکار فاکتور خرید این مشکلات را تشدید می کند و باعث می شود داده های نا درست، پایه گزارش های مالی قرار گیرند.
یکی دیگر از منابع اصلی ضرر، ضعف در کنترل موجودی ورودی و سیستم دریافت کالا است.
وقتی ورود کالا به انبار کنترل نشود، مشکلات زیر اتفاق می افتد:
• دریافت کالای ناقص
• تحویل کالای اشتباه
• ثبت نشدن برخی اقلام
• ورود غیر رسمی کالا بدون ثبت سیستمی
• ایجاد چند باره سفارش به دلیل عدم کنترل نقاط سفارش
این مشکلات رابطه مستقیم با زیان مالی دارند و باعث افزایش هزینه های خرید و موجودی انباشته می شوند.
شرکت هایی که سیستم جدی برای مدیریت تأمین کنندگان ندارند، معمولاً از فروشندگان اشتباه خرید می کنند.
نبود ابزار هایی مثل:
• تحلیل عملکرد فروشندگان
• مدیریت اعتبار فروشندگان
• سیستم استعلام قیمت
• ارزیابی کیفیت خرید
باعث می شود تصمیم گیری ها براساس تجربه شخصی افراد صورت گیرد و نه بر اساس گزارش های واقعی. نتیجه این فرایند، خرید با قیمت بالا، کیفیت پایین یا تأخیر در تحویل است.
یکی از مهم ترین عوامل ضرر در خرید، نبود تحلیل است.
وقتی شرکت از ابزار های زیر استفاده نکند:
• گزارش گیری خرید
• تحلیل هزینه های خرید
• تحلیل روند خرید ماهانه
• هزینه یابی مواد اولیه
• گزارش عملکرد خرید
هیچ درکی از روند و رفتار خرید سازمان نخواهد داشت.
به عنوان مثال، اگر شرکتی نداند چه فروشنده ای بیشترین تأخیر را دارد، یا کدام کالا در خرید همیشه گران تر ثبت می شود، تصمیم گیری های اشتباه ادامه پیدا خواهد کرد.
سازمان هایی که از یک نرم افزار خرید یکپارچه استفاده نمی کنند، دائماً با مغایرت و خطا رو به رو می شوند.
نبود یک گردش کار خرید استاندارد باعث می شود:
• درخواست های خرید بدون مجوز ثبت شوند
• فاکتور ها بدون بررسی ثبت شوند
• سفارشات خارج از برنامه انجام شوند
• هزینه ها کنترل نشوند
• خرید ها تکراری شوند
یکپارچگی خرید با انبار، مالی و پرداخت ضروری است و نبود آن شرکت را به سمت زیان قطعی سوق می دهد.
پرداخت ها بخش مهمی از فرایند خرید هستند.
اگر مدیریت پرداخت به فروشندگان اصولی نباشد، شرکت با هزینه های اضافی رو به رو می شود:
• جریمه دیرکرد پرداخت
• از دست رفتن تخفیف ها
• کاهش اعتبار در نزد تأمین کنندگان
• وابستگی به فروشندگان کم کیفیت
نبود پیگیری پرداخت فاکتور های تأمین و عدم اتصال پرداخت ها به سیستم خرید، این مشکلات را تشدید می کند.
وقتی پیگیری سفارشات تأمین انجام نشود، موارد زیر رخ می دهد:
• تأخیر در تأمین
• توقف تولید
• افزایش هزینه حمل
• دریافت کالای اشتباه
• افزایش هزینه های جایگزینی
برای جلوگیری از این ضرر، استفاده از سیستم های ردیابی کالا های سفارش گذاری شده و مدیریت پیش خرید ضروری است.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار تخصصی حسابداری خرید S2S ERP ، به بسیاری از سازمان ها کمک کرده مشکلات بالا را برطرف کنند.
این شرکت ابزار هایی مانند:
• اتوماسیون فرآیند خرید
• داشبورد خرید هوشمند
• بررسی مغایرت خرید
• سیستم خرید سازمانی
• مدیریت قرارداد های خرید
را ارائه می دهد که موجب می شود فرایند خرید شفاف، دقیق و یکپارچه شود و بسیاری از ضرر های پنهان از بین برود.
در نهایت، دلیل اصلی ضرر شرکت ها در خرید، ضعف در ساختار، تحلیل و مدیریت فرایند هاست.
عدم دقت در ثبت فاکتور های خرید، ضعف مدیریت تأمین کنندگان، نبود کنترل موجودی ورودی و فقدان گزارش گیری خرید همگی به زیان می انجامند.
S2S ERP ، نرم افزار تخصصی ارائه شده توسط راهکار سیستم سامان می تواند این مشکلات را برطرف کند و خرید را از یک چالش پر هزینه به یک مزیت رقابتی تبدیل نمایند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.