نرم افزار حسابداری خرید، حساب های پرداختنی و مدیریت تأمین کنندگان از مهم ترین بخش های مدیریت مالی و تدارکات در سازمان ها محسوب می شوند. هرچه فرآیند خرید ساختارمند تر باشد، کنترل هزینه ها، مدیریت بدهی ها و نظارت بر پرداخت ها نیز دقیق تر انجام خواهد شد. به همین دلیل بسیاری از شرکت ها از نرم افزار مدیریت خرید و سیستم های مالی یکپارچه استفاده می کنند تا ارتباط میان خرید، انبار و امور مالی را بهبود دهند.
در سازمان هایی که فرآیند خرید به صورت دستی انجام می شود، احتمال خطا، ثبت ناقص اطلاعات و تأخیر در پرداخت ها افزایش پیدا می کند. در مقابل، استفاده از راهکار های مکانیزه باعث شفافیت بیشتر و کنترل بهتر هزینه های سازمان خواهد شد.
هر خریدی که در سازمان انجام می شود در نهایت بر وضعیت حساب های پرداختنی تأثیر می گذارد. زمانی که کالا یا خدماتی دریافت می شود، بدهی سازمان نسبت به تأمین کننده شکل می گیرد و باید در سیستم مالی ثبت شود.
استفاده از سیستم ثبت خرید باعث می شود اطلاعات خرید به صورت دقیق در سیستم ثبت شده و سوابق مالی قابل پیگیری باشند. همچنین ارتباط میان درخواست خرید کالا، مدیریت سفارش خرید و اطلاعات مالی موجب می شود هیچ بدهی یا تعهدی از دید مدیران پنهان نماند.
در چنین شرایطی سازمان می تواند برنامه ریزی مالی دقیق تری انجام دهد و از ایجاد بدهی های پیش بینی نشده جلوگیری کند.
یکی از مهم ترین مراحل کنترل مالی، ثبت فاکتور خرید است. اگر اطلاعات فاکتور به درستی ثبت نشود، امکان بروز مغایرت های مالی و اختلاف با فروشندگان وجود خواهد داشت.
استفاده از کنترل فاکتور خرید در کنار اسناد حسابداری خرید موجب می شود تمامی هزینه ها به صورت دقیق ثبت شوند. همچنین وضعیت بدهی تأمین کنندگان به صورت لحظه ای در دسترس خواهد بود.
این موضوع نه تنها فرآیند پرداخت را تسهیل می کند بلکه به مدیران کمک می کند تعهدات مالی خود را در زمان مناسب انجام دهند و اعتبار سازمان نزد تأمین کنندگان حفظ شود.
سازمان هایی که تعداد زیادی فروشنده و تأمین کننده دارند، نیازمند ابزار هایی برای کنترل عملکرد آن ها هستند. سامانه مدیریت تأمین کنندگان بستری مناسب برای ثبت سوابق همکاری و ارزیابی عملکرد فروشندگان فراهم می کند.
با کمک ارزیابی تأمین کنندگان و رتبه بندی تأمین کنندگان می توان فروشندگانی را شناسایی کرد که کیفیت خدمات، قیمت و زمان تحویل مناسب تری دارند. همچنین مدیریت ارتباط با تأمین کنندگان موجب می شود فرآیند پرداخت و تسویه حساب با دقت بیشتری انجام شود.
نتیجه این رویکرد کاهش ریسک مالی و افزایش شفافیت در فرآیند خرید خواهد بود.
در بسیاری از شرکت ها هزینه های اضافی ناشی از عدم هماهنگی میان خرید و انبار است. خرید و انبارداری باید در ارتباط مستقیم با یکدیگر باشند تا از خرید های غیر ضروری جلوگیری شود.
استفاده از کنترل موجودی کالا و تأمین موجودی انبار موجب می شود خرید ها براساس نیاز واقعی سازمان انجام شوند. همچنین برنامه ریزی خرید کالا و مدیریت موجودی و خرید نقش مهمی در کاهش هزینه های نگهداری کالا ایفا می کنند.
این هماهنگی در نهایت بر وضعیت حساب های پرداختنی نیز اثر مثبت خواهد داشت و از افزایش بی رویه تعهدات مالی جلوگیری می کند.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه راهکار های تخصصی در حوزه سامانه خرید و تدارکات و نرم افزار کنترل خرید سازمان به کسب و کار ها کمک می کند فرآیند های مالی و خرید خود را ساختارمند تر مدیریت کنند.
این راهکار ها امکان کنترل دقیق گردش درخواست خرید، فرآیند تأیید خرید، پیگیری سفارشات خرید و تسویه حساب تأمین کنندگان را فراهم می کنند. در نتیجه مدیران می توانند دید جامع تری نسبت به تعهدات مالی و وضعیت خرید سازمان داشته باشند.
ارتباط میان نرم افزار حسابداری خرید و حساب های پرداختنی نقش مهمی در موفقیت مالی سازمان ایفا می کند. ثبت دقیق اطلاعات خرید، کنترل بدهی ها، مدیریت تأمین کنندگان و نظارت بر هزینه ها موجب افزایش شفافیت مالی خواهد شد.
سازمان هایی که از ابزار های مناسب برای مدیریت خرید استفاده می کنند، نسبت به مجموعه هایی که فرآیند های سنتی دارند، کنترل بیشتری بر هزینه ها و تعهدات مالی خود خواهند داشت. راهکار های ارائه شده توسط راهکار سیستم سامان نیز می تواند بستری مناسب برای مدیریت مؤثر خرید، پرداخت ها و کنترل هزینه های سازمان فراهم کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.