نرم افزار حسابداری خرید یکی از حیاتی ترین اجزای سیستم مالی خرید در سازمان ها محسوب می شود. در شرایطی که حجم ثبت فاکتور خرید، ثبت رسید انبار خرید و مدیریت بدهی تامین کنندگان رو به افزایش است، نبود کنترل داخلی خرید می تواند منجر به خطا های مالی، مغایرت اسناد و کاهش شفافیت شود.
کنترل داخلی خرید مجموعه ای از سیاست ها و فرآیند هاست که با هدف جلوگیری از خطای ثبت خرید، سوء استفاده مالی و مغایرت اسناد طراحی می شود. یک سامانه حسابداری خرید حرفه ای، کنترل داخلی را به صورت سیستمی و نه دستی پیاده سازی میکند.
در سیستم حسابداری خرید سازمانی، کنترل داخلی باعث می شود:
در مقابل، نبود کنترل داخلی منجر به تکرار ثبت فاکتور، خطای محاسبه بدهی تامین کنندگان و افزایش ریسک مالی می شود.
ثبت اسناد خرید نقطه آغاز چرخه خرید تا پرداخت است. در نرم افزار حسابداری خرید، ثبت سند خرید دستی و ثبت سند خرید اتوماتیک باید بر اساس قواعد کنترلی انجام شود.
سیستم هایی که امکان کنترل اسناد خرید، اصلاح اسناد خرید و ثبت لاگ عملیات خرید را دارند، احتمال بروز خطا را به حداقل می رسانند. این موضوع به ویژه در حسابداری خرید چند کاربره اهمیت بالایی دارد؛ جایی که کاربران مختلف با سطح دسترسی متفاوت فعالیت می کنند.
چرخه خرید تا پرداخت شامل درخواست خرید، تایید سفارش خرید، ثبت سفارش خرید، ثبت رسید انبار خرید و در نهایت پرداخت به تامین کننده است. هر کدام از این مراحل اگر بدون کنترل داخلی انجام شوند، می توانند منبع خطای مالی باشند.
نرم افزار مدیریت خرید که به سیستم مالی خرید متصل است، امکان پایش کامل این چرخه را فراهم می کند و باعث کاهش مغایرت بین اسناد خرید و پرداخت می شود.
مدیریت تامین کنندگان یکی از نقاط حساس در حسابداری خرید سازمانی است. بدهی تامین کنندگان، حساب های پرداختنی و کنترل گردش حساب تامین کننده باید به صورت لحظه ای قابل بررسی باشند.
در نرم افزار حسابداری خرید حرفه ای، داشبورد خرید و گزارشات مدیریتی خرید، ابزار تصمیم گیری مدیران مالی را تقویت می کنند و از تصمیم گیری نا درست جلوگیری می شود.
ارتباط حسابداری خرید با انبار، یکی از کلیدی ترین عوامل جلوگیری از خطای مالی است. ثبت ورود کالا، کنترل موجودی پس از خرید و قیمت گذاری موجودی کالا باید کاملاً با اسناد مالی همخوانی داشته باشد.
سیستم هایی که کنترل اسناد انبار خرید را به صورت یکپارچه اجرا می کنند، مانع اختلاف بین موجودی واقعی و ثبت شده می شوند؛ اختلافی که در بسیاری از سازمان ها منجر به زیان مالی می شود.
امنیت اطلاعات خرید، پایه اعتماد در سیستم خرید سازمانی است. کنترل دسترسی حسابداری خرید، سطح دسترسی کاربران خرید و ثبت لاگ عملیات خرید نقش مهمی در حسابرسی خرید دارند.
نرم افزار حسابداری خرید سازمانی که از کنترل داخلی قوی بر خوردار است، امکان پیگیری دقیق خطا ها و جلوگیری از تکرار آن ها را فراهم می کند.
شرکت راهکار سیستم سامان با توسعه نرم افزار حسابداری خرید سازمانی، تمرکز ویژه ای بر کنترل داخلی خرید و جلوگیری از خطا های مالی داشته است. این نرم افزار با پوشش کامل فرآیند خرید سازمانی، امکان مدیریت متمرکز اسناد خرید، تامین کنندگان و گزارشات مالی خرید را فراهم می کند.
راهکار سیستم سامان با ارائه حسابداری خرید متمرکز، حسابداری خرید چند شرکتی و ارتباط کامل با انبار و خزانه داری، بستری امن و قابل اعتماد برای سازمان ها ایجاد کرده است.
کنترل هزینه های خرید بدون ابزار نرم افزاری دقیق تقریباً غیر ممکن است. نرم افزار حسابداری خرید با تحلیل هزینه خرید و پایش عملکرد خرید، به مدیران کمک می کند تا تصمیم گیری مالی آگاهانه تری داشته باشند.
در مقابل، نبود سیستم کنترلی منجر به افزایش هزینه تامین و کاهش بهره وری مالی می شود.
کنترل داخلی خرید یکی از مهم ترین ارکان جلوگیری از خطا های مالی در سازمان هاست. نرم افزار حسابداری خرید سازمانی با پیاده سازی فرآیند های کنترلی، شفافیت مالی، امنیت اطلاعات و دقت در ثبت اسناد خرید را تضمین می کند.
در این مسیر، راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار حسابداری خرید حرفه ای و یکپارچه، راهکاری مطمئن برای مدیریت خرید سازمانی و کاهش ریسک های مالی فراهم کرده است.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.