در سازمان هایی که با توسعه محصول، پروژه های مهندسی و فرآیند های پیش قراردادی سر و کار دارند، مدیریت اسناد و نسخه ها یکی از چالش های اصلی است. فایل های متعدد، نسخه های مختلف نقشه ها، مشخصات فنی و مستندات مناقصه اگر به درستی کنترل نشوند، باعث سردرگمی تیم ها، دوباره کاری و افزایش ریسک پروژه می شوند. اینجاست که نرم افزار چرخه تکوین محصول (PLM) با قابلیت کنترل نسخه و مستند سازی دیجیتال نقش کلیدی ایفا می کند.
کنترل نسخه به این معناست که هر تغییر در اسناد فنی، طراحی ها و اطلاعات محصول ثبت، قابل ردیابی و قابل بازگشت باشد. در سیستم های سنتی، ارسال فایل ها از طریق ایمیل یا ذخیره در پوشه های پراکنده، باعث از بین رفتن مرجع واحد اطلاعات می شود. سیستم مدیریت تکوین محصول با ایجاد یک منبع متمرکز، این مشکل را بر طرف می کند.
مستند سازی دیجیتال فقط ذخیره فایل نیست، بلکه ایجاد ساختار، طبقه بندی و دسترسی هدفمند به اطلاعات است. در نرم افزار PLM، مستندات طراحی، BOM، مشخصات فنی و اسناد پیش قرارداد در کنار هم و به صورت ساخت یافته نگهداری می شوند. این موضوع شفافیت فرآیند توسعه را افزایش می دهد.
وقتی همه اعضای تیم به آخرین نسخه تأیید شده اسناد دسترسی دارند، اختلاف نظر ها کاهش می یابد. کنترل نسخه اسناد فنی باعث می شود مشخص باشد کدام تغییر، توسط چه کسی و در چه زمانی اعمال شده است. این شفافیت، هماهنگی تیم های مهندسی را به طور چشم گیری بهبود می دهد.
تغییر در طراحی محصول اجتناب نا پذیر است، اما بدون سیستم مناسب، این تغییرات به منبع خطا تبدیل می شوند. مدیریت تغییرات مهندسی در PLM باعث می شود اثر هر تغییر بر هزینه، زمان و منابع پروژه قابل تحلیل باشد و تصمیم گیری ها آگاهانه انجام شود.
در مراحل پیش قرارداد، مناقصات و استعلام قیمت، اسناد نقش حیاتی دارند. نسخه اشتباه یک فایل می تواند باعث ارائه پیشنهاد نا درست یا اختلاف حقوقی شود. سیستم پیش قرارداد یکپارچه با PLM، امکان مدیریت اسناد مناقصه و کنترل فرآیند های قبل از قرارداد را فراهم می کند.
با دسترسی به اطلاعات دقیق و به روز، بر آورد هزینه محصول و زمان بندی تکوین محصول دقیق تر انجام می شود. کنترل نسخه از دوباره کاری جلوگیری کرده و انحرافات پروژه را کاهش می دهد. این موضوع مستقیماً بر سود آوری محصول اثر گذار است.
در پروژه های حساس، همه کاربران نباید به همه اطلاعات دسترسی داشته باشند. سطوح دسترسی کاربران در نرم افزار PLM باعث حفظ امنیت اطلاعات محصول می شود. هر نقش سازمانی فقط به اسناد مرتبط با خود دسترسی دارد و از افشای اطلاعات جلوگیری می شود.
یکی از مزیت های کلیدی PLM، یکپارچگی با ERP ، مالی، انبار و تولید است. این ارتباط باعث می شود اطلاعات محصول در تمام سازمان هم گام باشد. تغییر در مشخصات فنی به صورت خودکار در سیستم های مرتبط منعکس می شود.
با گذشت زمان، دانش ارزشمندی در سازمان شکل می گیرد. مستند سازی دیجیتال در PLM این دانش را حفظ کرده و از وابستگی به افراد جلوگیری می کند. این موضوع به ویژه در پروژه های بلند مدت اهمیت دارد.
وقتی داده ها و اسناد به صورت ساخت یافته و نسخه بندی شده در دسترس باشند، تصمیم گیری مبتنی بر داده امکان پذیر می شود. مدیران می توانند وضعیت پروژه، پیشرفت توسعه و ریسک ها را به درستی تحلیل کنند.
در این حوزه، راهکار سیستم سامان S2S با ارائه یک نرم افزار چرخه تکوین محصول و پیش قرارداد یکپارچه، امکان کنترل نسخه، مستند سازی دیجیتال و مدیریت تغییرات را فراهم کرده است. این راهکار با تمرکز بر کاهش سردرگمی تیم ها، به سازمان ها کمک می کند فرآیند توسعه محصول را شفاف و قابل کنترل کنند.
کنترل نسخه و مستند سازی دیجیتال باعث کاهش ریسک خطا، افزایش بهره وری تیم ها و تسریع زمان عرضه محصول به بازار می شود. این مزیت رقابتی برای سازمان های پروژه محور بسیار حیاتی است.
پیاده سازی سیستم کنترل نسخه و مستند سازی دیجیتال در نرم افزار PLM ، راهکاری مؤثر برای کاهش سردرگمی تیم ها، مدیریت تغییرات مهندسی و افزایش شفافیت چرخه تکوین محصول است. با استفاده از نرم افزار هایی مانند راهکار سیستم سامان S2S، سازمان ها می توانند توسعه محصول را از یک فرآیند پراکنده به یک جریان منسجم، امن و داده محور تبدیل کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.