مدیریت چرخه عمر مستندات به معنای کنترل کامل و اصولی تمامی مستندات یک سازمان از زمان ایجاد مستندات تا حذف مستندات است. این فرآیند نقش بسیار مهمی در بهبود کیفیت کار، افزایش بهره وری و حفظ انطباق با استاندارد ها ایفا می کند.
چرخه عمر مستندات به تمامی مراحل مرتبط با یک سند گفته می شود، از لحظه ایجاد آن گرفته تا ویرایش، بازبینی، تصویب، ذخیره سازی، آرشیو و نهایتاً حذف یا بایگانی آن. مدیریت درست این چرخه به سازمان ها کمک می کند تا:
یکی از حوزه هایی که مدیریت چرخه عمر مستندات در آن نقش کلیدی دارد، حوزه مدیریت چرخه عمر محصول یا PLM است. PLM به مدیریت تمامی اطلاعات، فرآیند ها و مستندات مرتبط با یک محصول در طول زندگی آن از طراحی تا تولید و حتی پایان عمر محصول گفته می شود.
PLM مخفف عبارت Product Lifecycle Management است و هدف آن بهینه سازی فرآیند های تولید، کاهش هزینه ها و بهبود کیفیت محصول از طریق مدیریت دقیق چرخه عمر محصول است. در این مسیر، مستندات نقش حیاتی دارند زیرا اطلاعات دقیق، تاریخچه تغییرات و داده های مهم محصول در قالب مستندات ثبت و نگهداری می شوند. بدون مدیریت مؤثر چرخه عمر مستندات، فرآیند PLM ناقص و غیرقابل اعتماد خواهد بود.
مدیریت چرخه عمر مستندات شامل مراحل زیر است:
1. ایجاد مستندات
این مرحله شامل طراحی و تولید اولیه مستندات است که می تواند شامل دستورالعمل ها، گزارش ها، نقشه ها و سایر اطلاعات مرتبط باشد.
2. ویرایش مستندات
هر مستند ممکن است نیاز به تغییرات و به روزرسانی داشته باشد که باید در قالب فرآیندی کنترل شده انجام شود.
3. بازبینی و تصویب مستندات
قبل از نهایی شدن، مستندات باید توسط افراد یا بخش های مرتبط بازبینی و تأیید شوند تا از صحت و کامل بودن آنها اطمینان حاصل گردد.
4. نسخه بندی (Versioning)
ثبت نسخه های مختلف مستندات برای پیگیری تغییرات و حفظ سوابق ضروری است.
5. ذخیره سازی و آرشیو مستندات
نگهداری مستندات در یک سامانه امن و قابل دسترس برای کاربران مجاز بسیار حیاتی است.
6. حذف یا بایگانی مستندات
بر اساس سیاست های سازمان، مستندات قدیمی یا منسوخ باید حذف یا به آرشیو منتقل شوند.
چرخه عمر محصول به مدت زمانی گفته می شود که یک محصول از طراحی اولیه تا پایان استفاده طی می کند. این چرخه معمولاً شامل مراحل طراحی، توسعه، تولید، توزیع، استفاده و نهایتاً بازنشستگی محصول است.در هر یک از این مراحل، مستندات نقش کلیدی دارند، چرا که اطلاعات دقیق و به روز در قالب مستندات باعث می شود تا:
در صنایع دارویی، مدیریت چرخه عمر محصول اهمیت ویژه ای دارد. به دلیل حساسیت و مقررات سختگیرانه، مستندات مربوط به هر مرحله باید به دقت مدیریت شوند تا انطباق با استاندارد های جهانی تضمین شود.
یکی از مهم ترین مراحل در مدیریت چرخه عمر محصول، ارزیابی دوره ای عملکرد و اثرات محصول است. مستندات دقیق و قابل ردیابی، پایه اصلی این ارزیابی ها را تشکیل می دهند و به مدیران کمک می کنند تا تصمیمات بهتری برای بهبود محصول و فرآیند ها بگیرند.
برای مدیریت مؤثر چرخه عمر مستندات، نیاز به نرم افزارهای تخصصی و هوشمند است. یکی از بهترین نرم افزارهای موجود در بازار ایران، نرم افزار کنترل مستندات راهکار سیستم سامان است.
امکانات کلیدی نرم افزار راهکار سیستم سامان
مدیریت چرخه عمر مستندات بخش جدایی ناپذیر از موفقیت هر سازمانی است، به ویژه در حوزه هایی مانند مدیریت چرخه عمر محصول (PLM) و صنایع حساس مثل داروسازی. استفاده از نرم افزارهای تخصصی مانند راهکار سیستم سامان، می تواند به صورت قابل توجهی فرآیند ها را بهینه کرده و امنیت، سرعت و دقت مدیریت مستندات را افزایش دهد.اگر به دنبال راهکاری جامع و کارآمد برای مدیریت چرخه عمر مستندات خود هستید، پیشنهاد می کنم نرم افزار کنترل مستندات راهکار سیستم سامان را جدی بگیرید و از مزایای آن بهره مند شوید.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.