در فضای رقابتی امروز، سازمان ها به دنبال راهکاری هستند که هم سرعت انجام امور افزایش یابد و هم زمان های تلف شده کاهش پیدا کند. نرم افزار اتوماسیون اداری و پیام رسان سه رکن اصلی تحول در ارتباطات درون سازمانی دیجیتال محسوب می شوند. زمانی که بستر ارتباطی منسجم وجود نداشته باشد، جلسات متعدد جایگزین گفتگو های کوتاه کاری می شود؛ اما با استقرار ساختار ارتباطی منظم، بسیاری از این جلسات حذف خواهند شد.
در بسیاری از سازمان ها، جلسات حضوری برای هماهنگی های ساده برگزار می شود. این در حالی است که استفاده از سیستم چت و پیام فوری می تواند همان هماهنگی را در چند دقیقه انجام دهد. وقتی مدیران و کارکنان در یک شبکه ارتباطی کارکنان حضور فعال داشته باشند، انتقال اطلاعات سریع تر از ساختار سنتی انجام می شود.
بر خلاف مدل سنتی که مستلزم حضور فیزیکی و اتلاف زمان است، در مدل دیجیتال پیام ها ثبت، ذخیره و قابل پیگیری هستند. این موضوع نه تنها باعث کاهش جلسات می شود، بلکه کیفیت تصمیم گیری را نیز افزایش می دهد.
یکی از دلایل اصلی تشکیل جلسات، نبود شفافیت در روند ارجاع و پاسخ گویی است. در ساختار مبتنی بر گردش مکاتبات اداری، همه مراحل از طریق مدیریت کارتابل الکترونیکی انجام می شود. قابلیت هایی مانند سیستم ارجاع نامه و مدیریت نامه های وارده و صادره باعث می شود هر کاربر بداند مسئولیت دقیق او چیست.
وقتی فرآیند ها در قالب مدیریت گردش کار Workflow تعریف می شوند، دیگر نیازی به برگزاری جلسات مکرر برای پیگیری امور وجود ندارد. شفافیت جایگزین ابهام می شود و تعامل ساختار یافته جایگزین گفتگو های پراکنده خواهد شد.
در گذشته، بررسی یک گزارش مالی یا اداری نیازمند جلسه حضوری بود. اکنون با وجود مدیریت بایگانی الکترونیکی و مدیریت اسناد، تمامی مستندات در دسترس افراد مجاز قرار دارد. همچنین استفاده از سامانه اشتراک گذاری اسناد امکان مشاهده همزمان فایل ها را فراهم می کند.
زمانی که اسناد به صورت منظم ذخیره و طبقه بندی شده باشند، نیاز به توضیحات طولانی در جلسات کاهش می یابد. کاربران می توانند پیش از هر تصمیم، مستندات را مطالعه و نظرات خود را از طریق مدیریت گفتگو های کاری ثبت کنند.
وجود یک سیستم اطلاع رسانی داخلی و تعاملات سازمانی کمک می کند پیام های عمومی، اطلاعیه ها و تغییرات فرآیندی بدون نیاز به تجمع کارکنان منتقل شود. علاوه بر این، ابزار هایی مانند سامانه همکاری تیمی و ارتباطی ساختار ارتباطات را هدفمند می کنند.
در چنین فضایی، جلسات تنها برای تصمیم های کلان برگزار می شوند، نه برای اطلاع رسانی های ساده. تفاوت میان سازمان سنتی و سازمان دیجیتال دقیقاً در همین نقطه مشخص می شود: یکی مبتنی بر جلسات پی در پی، دیگری مبتنی بر ارتباط مستمر و مستند.
شرکت راهکار سیستم سامان با توسعه زیر ساخت جامع در حوزه ارتباطات اداری با ماژول های یکپارچه با ERP در نرم افزار S2S خود، توانسته است مسیر کاهش جلسات حضوری را هموار کند. این مجموعه با ارائه قابلیت هایی مانند کارتابل هوشمند، سیستم رهگیری نامه ها و ثبت و پیگیری مکاتبات امکان کنترل دقیق فرآیند ها را فراهم کرده است.
زمانی که مدیران از طریق داشبورد های کنترلی وضعیت مکاتبات را مشاهده می کنند، دیگر نیازی به جلسات پیگیری مداوم ندارند. ساختار ارائه شده توسط راهکار سیستم سامان موجب نظم در تعاملات، شفافیت در مسئولیت ها و کاهش ارتباطات پراکنده می شود.
کاهش جلسات حضوری به معنای حذف تعامل انسانی نیست؛ بلکه به معنای هدفمند شدن ارتباطات است. پیام رسان سازمانی، سیستم مکاتبات داخلی و ابزار های مرتبط با اتوماسیون اداری باعث می شوند هماهنگی های روزمره بدون اتلاف وقت انجام شوند. جلسات غیر ضروری حذف و جلسات راهبردی تقویت می شوند.
سازمان هایی که از نرم افزار S2S ارائه شده توسط راهکار سیستم سامان بهره می برند، معمولاً افزایش سرعت پاسخ گویی، کاهش دوباره کاری و بهبود بهره وری را تجربه می کنند. آینده ارتباطات داخلی متعلق به ساختاری است که در آن تعاملات ثبت شده، قابل رهگیری و شفاف جایگزین جلسات مکرر و زمان بر می شود.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.