در بسیاری از سازمان ها، حجم بالای اطلاعات باعث می شود مدیران نتوانند به موقع تغییرات مهم را تشخیص دهند. استفاده از داشبورد مدیریتی این مشکل را بر طرف می کند. زمانی که شاخص های کلیدی عملکرد از محدوده تعیین شده خارج شوند، هشدار ها به مدیران کمک می کنند تا پیش از تبدیل شدن یک مسئله کوچک به بحران، اقدامات لازم را انجام دهند.
اما سؤال اصلی این است که چه زمانی باید برای شاخص های سازمان هشدار تعریف کرد؟ پاسخ این پرسش به اهمیت شاخص، میزان ریسک و تأثیر آن بر اهداف سازمان بستگی دارد.
تمام شاخص های سازمان ارزش یکسانی ندارند. برخی از آن ها مستقیماً بر درآمد، هزینه، بهره وری یا رضایت مشتری تأثیر می گذارند. برای چنین شاخص هایی باید هشدار تعریف شود.
به عنوان مثال، کاهش ناگهانی فروش، افزایش نرخ تأخیر در پروژه ها یا افت بهره وری کارکنان از مواردی هستند که نیاز به هشدار کاهش فروش، هشدار انحراف از هدف و نظارت بر عملکرد واحد ها دارند.
در این شرایط، داشبورد عملکرد کسب و کار و داشبورد کنترل عملکرد می توانند تغییرات را نمایش دهند و مدیران را از وضعیت موجود آگاه کنند.
یکی از مهم ترین دلایل تعریف هشدار، تعیین محدوده مجاز برای هر شاخص است. اگر مقدار یک شاخص از حد تعیین شده بیشتر یا کمتر شود، سیستم باید هشدار صادر کند.
برای مثال:
در چنین شرایطی پایش عملکرد سازمان و مانیتورینگ شاخص های کسب و کار اهمیت زیادی پیدا می کند. هشدار ها به مدیران اجازه می دهند پیش از تشدید مشکلات، اقدامات اصلاحی را آغاز کنند.
وجود هشدار بدون نمایش مناسب اطلاعات، ارزش چندانی ایجاد نمی کند. به همین دلیل سازمان ها از داشبورد تحلیلی، داشبورد عملیاتی و داشبورد تصمیم گیری استفاده می کنند.
این داشبورد ها وضعیت شاخص ها را در قالب نمودار ها و گزارش های قابل فهم نمایش می دهند. مدیران می توانند روند تغییرات را مشاهده کرده و علت بروز انحراف را شناسایی کنند.
همچنین گزارش لحظه ای و گزارش شاخص های کلیدی به تصمیم گیران کمک می کند تا در کوتاه ترین زمان، وضعیت واقعی سازمان را بررسی کنند.
هشدار ها تنها برای شاخص های مالی یا فروش کاربرد ندارند. بسیاری از سازمان ها برای مدیریت کار های روزانه، کنترل وظایف سازمانی و پایش فعالیت های روزانه نیز هشدار تعریف می کنند.
برای مثال اگر یک فرآیند اجرایی در موعد مقرر انجام نشود یا یک وظیفه در زمان تعیین شده تکمیل نگردد، هشدار صادر می شود. این رویکرد باعث بهبود مدیریت عملکرد کارکنان، افزایش نظم کاری و کاهش تأخیر در اجرای فرآیند ها خواهد شد.
در نتیجه، هشدار ها ابزاری مؤثر برای کنترل فعالیت های اجرایی و مدیریت اقدامات اصلاحی محسوب می شوند.
سازمان ها برای مدیریت صحیح شاخص ها به بستری نیاز دارند که اطلاعات را یکپارچه نمایش دهد و امکان کنترل مستمر عملکرد را فراهم کند. شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار هوش تجاری S2S ERP، امکان مشاهده شاخص های مهم سازمانی را در قالب داشبورد ها و گزارش های مدیریتی فراهم می کند.
مدیران می توانند با استفاده از تحلیل عملکرد سازمان، تحلیل شاخص های کلیدی و گزارش تحلیل کسب و کار وضعیت بخش های مختلف سازمان را بررسی کرده و در صورت بروز انحراف، اقدامات لازم را در زمان مناسب انجام دهند.
تعریف هشدار زمانی اهمیت پیدا می کند که شاخص های کلیدی نقش مستقیمی در موفقیت سازمان داشته باشند. استفاده از سیستم داشبورد لحظه ای، گزارش ساز مدیریتی، گزارش عملکرد سازمان و ابزار های پایش عملکرد، امکان شناسایی سریع مشکلات را فراهم می کند.
سازمان هایی که از هشدار های مدیریتی بهره می برند، سریعتر از تغییرات محیطی آگاه می شوند و می توانند تصمیمات دقیق تری اتخاذ کنند. S2S ERP راهکار سیستم سامان نیز با فراهم کردن بستر مناسب برای پایش شاخص ها، گزارش گیری و کنترل عملکرد، به سازمان ها کمک می کند تا انحرافات را زود تر شناسایی کرده و فرآیند های خود را بهتر مدیریت کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.