نرم افزار اتوماسیون اداری امروزه تنها برای ثبت نامه و گردش مکاتبات استفاده نمی شود. سازمان ها به دنبال بستری هستند که بتواند ارتباطات، مکاتبات، درخواست ها و تعاملات کاری را در یک محیط متمرکز مدیریت کند.
در بسیاری از شرکت ها، اطلاعات میان ایمیل، پیام رسان های مختلف، فایل های پراکنده و تماس های متعدد توزیع می شود. این پراکندگی باعث کاهش سرعت دسترسی به اطلاعات و افزایش احتمال خطا می شود. در مقابل، ارتباطات سازمانی متمرکز باعث می شود تمامی تعاملات کاری در یک بستر مشخص ثبت، رهگیری و مدیریت شوند.
هنگامی که کارکنان برای انجام فعالیت های روزانه از چندین ابزار مختلف استفاده می کنند ، بخشی از زمان کاری صرف جستجو و پیگیری اطلاعات می شود. در چنین شرایطی یافتن سوابق مکاتبات و تصمیمات گذشته دشوار خواهد شد.
استفاده از سامانه اتوماسیون اداری می تواند مشکلات زیر را کاهش دهد :
در حالی که ارتباطات متمرکز موجب افزایش شفافیت و کاهش سردرگمی سازمانی می شود.
یکی از مهم ترین مزایای نرم افزار مدیریت مکاتبات ایجاد یک پایگاه اطلاعاتی منسجم است. تمامی نامه ها، درخواست ها و پیام های داخلی در یک ساختار مشخص ثبت می شوند.
این موضوع باعث بهبود فرآیند های زیر می شود :
در نتیجه کارکنان به جای جستجوی اطلاعات در چندین سامانه مختلف ، به یک مرجع واحد دسترسی خواهند داشت.
یکی از چالش های رایج سازمان ها، ضعف در ارتباطات داخلی سازمان است. زمانی که هر واحد از ابزار متفاوتی استفاده کند ، انتقال اطلاعات با کندی انجام می شود.
وجود امکاناتی مانند :
باعث می شود فرآیند همکاری میان کارکنان ساده تر و مؤثر تر شود.
بر خلاف روش های پراکنده، در یک محیط متمرکز تمامی گفتگو های کاری در دسترس و قابل پیگیری هستند.
مدیریت فرآیند ها تنها به ثبت اطلاعات محدود نمی شود. سازمان ها نیاز دارند تمامی مراحل انجام کار قابل مشاهده و کنترل باشد.
در این زمینه نرم افزار فرآیند های اداری نقش مهمی ایفا می کند و موجب بهبود :
می شود.
در نتیجه مدیران می توانند وضعیت هر درخواست یا فرآیند را در هر لحظه مشاهده کنند و از ایجاد گلوگاه های اداری جلوگیری نمایند.
راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار S2S ERP مکاتبات داخلی و اتوماسیون اداری به سازمان ها کمک می کند تا مکاتبات، ارتباطات و فرآیند های اداری خود را در یک محیط واحد مدیریت کنند.
این رویکرد موجب بهبود :
می شود و دسترسی سریع تر به اطلاعات مورد نیاز را فراهم می کند.
زمانی که اطلاعات سازمان در یک بستر متمرکز ثبت شود، مدیران می توانند تصویر دقیق تری از وضعیت سازمان داشته باشند.
ابزار هایی مانند :
به مدیران کمک می کنند تصمیمات سریع تر و دقیق تری اتخاذ کنند.
ارتباطات پراکنده معمولاً باعث اتلاف زمان ، گم شدن اطلاعات و کاهش هماهنگی بین واحد ها می شود. در مقابل ، استفاده از نرم افزار مکاتبات اداری و سیستم مدیریت امور اداری موجب متمرکز شدن اطلاعات ، تسریع ارتباطات و بهبود عملکرد سازمان خواهد شد.
S2S ERP راهکار سیستم سامان با فراهم کردن بستری مناسب برای مکاتبات ، ارتباطات داخلی و مدیریت فرآیند های اداری ، به سازمان ها کمک می کند تا تعاملات کاری را به شکل مؤثر تری مدیریت کرده و بهره وری سازمانی را افزایش دهند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.