امروزه سازمان ها حجم زیادی از اطلاعات، گزارشات و مستندات را تولید می کنند. استفاده از نرم افزار گزارش ساز سازمانی و سیستم ثبت گزارشات باعث شده است فرآیند ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات نسبت به گذشته بسیار ساده تر شود. در گذشته بسیاری از سازمان ها برای نگهداری اطلاعات به پوشه ها، زونکن ها و بایگانی های فیزیکی متکی بودند؛ اما امروزه سامانه ثبت گزارش دیجیتال و بایگانی دیجیتال گزارشات جایگزین روش های سنتی شده اند. این تغییر نه تنها سرعت دسترسی به اطلاعات را افزایش داده، بلکه دقت، امنیت و قابلیت رهگیری اطلاعات را نیز بهبود بخشیده است.
یکی از مهم ترین مزایای آرشیو الکترونیکی، حذف وابستگی به کاغذ است. با استفاده از دیجیتال سازی گزارشات و ثبت الکترونیکی اطلاعات، سازمان ها می توانند تمامی اسناد و گزارشات را در بستری منظم ذخیره کنند. بر خلاف بایگانی سنتی که نیازمند فضای فیزیکی و صرف زمان برای جستجو است، آرشیو الکترونیکی امکان دسترسی سریع به اطلاعات را فراهم می کند.
همچنین سامانه گزارش نویسی الکترونیکی به کاربران اجازه می دهد گزارشات مختلف را ثبت، ذخیره و در صورت نیاز اصلاح کنند. این قابلیت موجب افزایش بهره وری و کاهش خطا های ناشی از ثبت دستی اطلاعات می شود.
استفاده از جایگزینی فرم های کاغذی به جای فرم های سنتی مزایای متعددی برای سازمان ها دارد. چاپ مستمر اسناد، خرید تجهیزات بایگانی و نگهداری حجم زیادی از مدارک هزینه های قابل توجهی ایجاد می کند. در مقابل، اتوماسیون ثبت گزارش و ثبت بدون کاغذ اطلاعات موجب کاهش هزینه های اجرایی می شود.
علاوه بر این، در بایگانی سنتی احتمال آسیب دیدگی اسناد بر اثر رطوبت، آتش سوزی یا فرسودگی وجود دارد؛ اما آرشیو الکترونیکی این ریسک ها را تا حد زیادی کاهش می دهد و امکان نگهداری بلند مدت اطلاعات را فراهم می کند.
یکی از چالش های بایگانی سنتی، دشواری رهگیری اصلاحات انجام شده روی اسناد است. در حالی که با استفاده از مدیریت نسخه گزارشات و کنترل تغییرات گزارش می توان تمامی ویرایش ها را ثبت و پیگیری کرد.
وجود قابلیت هایی مانند ثبت سوابق ویرایش، تاریخچه تغییرات گزارش و رهگیری اصلاحات گزارش به مدیران کمک می کند تا از صحت اطلاعات اطمینان حاصل کنند. همچنین کنترل دسترسی گزارشات باعث می شود تنها افراد مجاز بتوانند به اطلاعات حساس دسترسی داشته باشند.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه راهکار های تخصصی در نرم افزار گزارش ساز S2S ERP، امکان ثبت و نگهداری گزارشات را در بستری ساختار یافته فراهم می کند. استفاده از نرم افزار مستند سازی گزارشات، مدیریت گزارشات داخلی و ثبت گزارش روزانه به سازمان ها کمک می کند تا اطلاعات خود را به صورت متمرکز مدیریت کنند.
همچنین قابلیت هایی مانند مدیریت چرخه گزارش، فرآیند تایید گزارش و ارجاع گزارشات باعث می شود گردش اطلاعات در سازمان به شکل منظم انجام شود و سوابق مهم در دسترس باقی بمانند.
آرشیو الکترونیکی تنها یک ابزار ذخیره سازی نیست؛ بلکه بستری برای توسعه مدیریت دانش سازمانی محسوب می شود. اطلاعات ثبت شده در بانک اطلاعات گزارشات و پایگاه داده گزارشات می توانند به منبعی ارزشمند برای تحلیل عملکرد سازمان تبدیل شوند.
علاوه بر این، ذخیره سازی ساختار یافته اطلاعات و مدیریت سوابق عملیاتی موجب می شود مدیران در زمان کوتاه تری به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. این موضوع در تصمیم گیری های مدیریتی و بهبود فرآیند های سازمان نقش مهمی ایفا می کند.
مقایسه آرشیو الکترونیکی با بایگانی سنتی نشان می دهد که استفاده از ابزار های دیجیتال مزایای قابل توجهی از جمله دسترسی سریع، کاهش هزینه ها، امنیت بیشتر، رهگیری تغییرات و مدیریت بهتر اطلاعات را به همراه دارد. بهره گیری از سیستم گردش اطلاعات و گزارشات قابل رهگیری به سازمان ها کمک می کند تا فرآیند های خود را منظم تر مدیریت کنند.
S2S ERP راهکار سیستم سامان با ارائه ابزار های تخصصی در حوزه ثبت، مستند سازی و نگهداری گزارشات، شرایطی را فراهم می کند تا سازمان ها بتوانند از مزایای آرشیو الکترونیکی بهره مند شوند و وابستگی خود به بایگانی های سنتی را کاهش دهند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.