مدیریت نامه ها و مکاتبات داخلی بدون استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از چالش های اصلی سازمان ها است. خطا در ثبت و پیگیری نامه ها، تاخیر در پاسخ دهی مکاتبات و مغایرت مکاتبات و دستور ها باعث کاهش بهره وری و افزایش هزینه های پنهان می شود.
روش سنتی ثبت نامه و دستور اداری و پیگیری وضعیت نامه ها با دست باعث خطای انسانی و تاخیر در پیگیری می شود. ارسال و دریافت مکاتبات داخلی با کاغذ و ایمیل های پراکنده، ثبت و بایگانی اسناد اداری را سخت کرده و احتمال گم شدن مکاتبات محرمانه افزایش می یابد.
کنترل داخلی مکاتبات سازمان بدون سیستم اتوماسیون بسیار دشوار است و مدیران نمی توانند به سرعت گزارش مکاتبات انجام شده را استخراج کنند.
عدم استفاده از نرم افزار مکاتبات داخلی باعث افزایش هزینه های پنهان می شود:
استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد اداری این هزینه ها را کاهش می دهد و بهره وری پرسنل را افزایش می دهد.
سازمان هایی که سطح دسترسی کاربران سامانه مشخص نیست و ثبت لاگ تغییرات انجام نمی شود، با خطرات امنیتی رو به رو هستند.
استفاده از سامانه اتوماسیون اداری تحت وب کنترل دسترسی و مدیریت محرمانگی اسناد را تضمین می کند و با استاندارد های حسابرسی و ISO مطابقت دارد.
نرم افزار مکاتبات داخلی ابری و سیستم مکاتبات تحت وب امکان اتوماسیون اداری هوشمند و دیجیتال سازی فرآیند ها را فراهم می کنند. ثبت دقیق، گزارش گیری و کنترل وظایف کارکنان باعث کاهش خطا و تاخیر می شود.
نرم افزار نامه نگاری الکترونیکی محیطی امن و سریع برای ذخیره نامه ها و دستور ها ایجاد می کند و هدر رفت زمان و منابع را کاهش می دهد.
گزارش مکاتبات به تفکیک واحد و گزارش مکاتبات انجام شده از قابلیت های کلیدی سیستم مدیریت مکاتبات سازمانی هستند. این گزارش ها به مدیران کمک می کند مدیریت زمان پاسخ دهی مکاتبات و تخصیص وظایف را بهینه کنند.
همچنین، کاهش هزینه های کاغذ و چاپ با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب شرکت ها قابل دستیابی است.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار مکاتبات داخلی و اتوماسیون اداری آنلاین چالش های مدیریت نامه ها را حل می کند.
این سامانه امکان ثبت نامه و دستور اداری، پیگیری مکاتبات و مدیریت پرونده ها را فراهم کرده است. استفاده از آن باعث افزایش بهره وری پرسنل اداری، کاهش تاخیر در پاسخ دهی و جلوگیری از خطا در ثبت نامه ها می شود.
راهکار سیستم سامان امنیت اطلاعات را با سطح دسترسی کاربران سامانه و ثبت لاگ تغییرات تضمین کرده و با استاندارد های حسابرسی مطابقت دارد.
سازمان هایی که از روش های دستی استفاده می کنند، با مشکلات زیر مواجه اند:
عدم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث می شود مدیریت وظایف و گزارش گیری به صورت غیر شفاف و پر خطا انجام شود.
استفاده از نرم افزار مکاتبات داخلی باعث کاهش خطا، تسریع گردش مکاتبات، امکان گزارش گیری حرفه ای و کنترل دسترسی کاربران می شود. هزینه های چاپ و نگهداری کاهش و بهره وری پرسنل افزایش می یابد.
چالش های سازمان ها در مدیریت نامه ها بدون اتوماسیون اداری شامل خطا، تاخیر و هزینه های پنهان است. راهکار سیستم سامان با نرم افزار یکپارچه خود این مشکلات را حل کرده و مدیریت نامه ها، امنیت اطلاعات و بهره وری را بهینه می کند.
همچنین، سامانه امکان پیگیری نامه ها و دستور های محرمانه و گزارش عملکرد کارکنان را فراهم می آورد تا سازمان ها بتوانند گردش مکاتبات خود را به صورت حرفه ای و شفاف مدیریت کنند.
استفاده از سامانه اتوماسیون اداری راهکار سیستم سامان باعث بهبود هماهنگی بین واحد ها، کاهش خطا های انسانی و افزایش سرعت تصمیم گیری در سازمان ها می شود.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.