در بسیاری از سازمان ها، اطلاعات کاری میان ایمیل ها، پیام های پراکنده، فایل های متعدد و مکاتبات غیر متمرکز توزیع می شود. این وضعیت نه تنها دسترسی به اطلاعات را دشوار می کند، بلکه باعث کاهش سرعت تصمیم گیری و افزایش خطا های اجرایی نیز می شود. استفاده از نرم افزار ارتباطات سازمانی و نرم افزار اتوماسیون اداری راهکاری مؤثر برای متمرکزسازی ارتباطات و جلوگیری از پراکندگی اطلاعات در سازمان است.
زمانی که تمام ارتباطات در یک بستر مشخص ثبت شوند، مدیران و کارکنان می توانند به سوابق گفتگو ها، پیام ها و تصمیمات دسترسی سریع داشته باشند. این موضوع نقش مهمی در افزایش شفافیت و نظم سازمانی ایفا می کند.
استفاده از سیستم ارتباطات داخلی باعث می شود تمامی پیام ها، مکاتبات و تعاملات در یک محیط واحد ثبت شوند. در چنین شرایطی اطلاعات در کانال های متعدد پراکنده نمی شوند و دسترسی به سوابق ارتباطی آسان تر خواهد بود.
همچنین مدیریت ارتباطات داخلی و سامانه ارتباطات سازمانی به سازمان کمک می کنند تا اطلاعات مهم میان واحد ها به صورت ساختار یافته تبادل شوند. در مقابل، نبود یک سیستم متمرکز می تواند منجر به گم شدن اطلاعات، تکرار فعالیت ها و کاهش بهره وری شود.
یکی از مهم ترین قابلیت های سازمان های امروزی، چت سازمانی و پیام رسان داخلی کارکنان است. این قابلیت امکان برقراری ارتباط سریع میان افراد و واحد های مختلف را فراهم می کند.
با استفاده از گفتگوی داخلی سازمان، چت بین واحد های سازمانی و سیستم چت سازمانی، کارکنان می توانند بدون استفاده از ابزار های متفرقه، مسائل کاری خود را پیگیری کنند. همچنین ثبت خودکار مکالمات موجب می شود سوابق ارتباطات در دسترس باقی بمانند و اطلاعات مهم از بین نروند.
در پروژه های سازمانی، ارتباط مستمر میان اعضای تیم اهمیت زیادی دارد. همکاری تیمی سازمانی زمانی اثر بخش خواهد بود که همه افراد به اطلاعات یکسان و به روز دسترسی داشته باشند.
استفاده از مدیریت ارتباطات تیمی، تعامل بین واحد های سازمان و ارتباطات پروژه ای موجب افزایش هماهنگی و کاهش سوء تفاهم های کاری می شود. در چنین ساختاری، اطلاعات در اختیار همه افراد مرتبط قرار می گیرد و فرآیند ها با سرعت بیشتری پیش می روند.
یکی از مشکلات رایج سازمان ها، از دست رفتن اطلاعات ارزشمند در مکاتبات پراکنده است. مکاتبات داخلی سازمان باید به شکلی مدیریت شوند که امکان جستجو، رهگیری و بازیابی آن ها وجود داشته باشد.
به همین دلیل مدیریت مکاتبات کارکنان، گردش پیام سازمانی، رهگیری مکاتبات داخلی و آرشیو گفتگو های سازمانی اهمیت ویژه ای دارند. این قابلیت ها به سازمان کمک می کنند تا دانش ایجاد شده در ارتباطات روزمره حفظ شده و در آینده نیز قابل استفاده باشد.
اطلاع رسانی سریع و دقیق یکی از عوامل موفقیت سازمان ها محسوب می شود. اطلاع رسانی سازمانی زمانی اثر بخش خواهد بود که همه کارکنان بتوانند به موقع پیام های مهم را دریافت کنند.
استفاده از اعلان های داخلی، سیستم اعلان سازمانی، پیام های مدیریتی و اطلاع رسانی بین واحدی باعث می شود تصمیمات و اخبار سازمانی به سرعت در اختیار افراد قرار گیرد. این موضوع از بروز نا هماهنگی میان واحد ها جلوگیری می کند.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه راهکار های تخصصی در حوزه ارتباطات داخلی، امکان ایجاد بستری یکپارچه برای تبادل اطلاعات سازمانی را فراهم می کند. این راهکار ها با تمرکز بر نرم افزار ارتباطات کارکنان، سیستم پیام رسان داخلی و سامانه ارتباطات پرسنلی به سازمان ها کمک می کنند تا تمامی تعاملات کاری را در یک محیط متمرکز مدیریت کنند.
وجود بستری واحد برای گفتگو ها، مکاتبات و اطلاع رسانی موجب می شود فرآیند های اداری سریع تر انجام شوند و دسترسی به اطلاعات نیز ساده تر باشد.
پراکندگی اطلاعات یکی از مهم ترین چالش های سازمان های امروزی است. استفاده از نرم افزار پیام رسان سازمانی، مدیریت ارتباطات کارکنان، مدیریت گفتگو های کاری، ثبت سوابق مکاتبات، مدیریت ارتباطات لحظه ای و بهبود فرآیند های ارتباطی می تواند این مشکل را تا حد زیادی بر طرف کند.
راهکار سیستم سامان با ایجاد یک بستر متمرکز برای ارتباطات، مکاتبات و تعاملات کاری، به سازمان ها کمک می کند تا اطلاعات را به صورت یکپارچه مدیریت کرده، کاهش مکاتبات ایمیلی را تجربه کنند و در نهایت به افزایش بهره وری کارکنان و کاهش زمان پاسخگویی دست یابند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.