نرم افزار حسابداری انبار یکپارچه با ERP، ابزاری است که نقش مهمی در مدیریت دارایی ها و کنترل عملیات انبار ایفا می کند. یکی از چالش های مهم سازمان ها، مدیریت کالا های امانی است. این کالا ها متعلق به سازمان نیستند اما برای مدت مشخصی در انبار نگهداری شده یا در فرآیند های عملیاتی مورد استفاده قرار می گیرند.
در صورت نبود کنترل مناسب، کالا های امانی می توانند باعث ایجاد مغایرت های مالی، اشتباه در گزارشات موجودی و مشکلات حسابرسی شوند. به همین دلیل لازم است فرآیند نگهداری، رهگیری و ثبت اطلاعات این اقلام به صورت دقیق انجام شود.
کالای امانی به کالایی گفته می شود که مالکیت آن در اختیار سازمان نبوده اما به دلایل مختلف در انبار شرکت نگهداری می شود. این کالا ها ممکن است توسط تأمین کنندگان، پیمانکاران یا شرکای تجاری در اختیار سازمان قرار گرفته باشند.
در چنین شرایطی، مدیریت موجودی کالا اهمیت زیادی پیدا می کند. زیرا کالا های امانی نباید با موجودی اصلی سازمان ترکیب شوند. تفکیک صحیح اطلاعات باعث می شود کنترل موجودی انبار با دقت بیشتری انجام شود و خطا های مالی کاهش یابد.
یکی از مهم ترین اصول مدیریت کالا های امانی، ثبت کامل گردش کالا است. هر گونه دریافت یا تحویل کالا باید از طریق ثبت ورود کالا، رسید انبار، ثبت خروج کالا و حواله انبار مستند شود.
این فرآیند علاوه بر ایجاد شفافیت، امکان مدیریت گردش کالا و بررسی سوابق را نیز فراهم می کند. در سازمان هایی که حجم عملیات بالا است، عدم ثبت دقیق اطلاعات می تواند منجر به اختلافات مالی و عملیاتی شود.
همچنین نگهداری سوابق مربوط به رهگیری عملیات انبار نقش مهمی در کنترل وضعیت کالا های امانی دارد.
یکی از مهم ترین نیاز های سازمان ها، امکان ردیابی کالا های امانی در هر زمان است. استفاده از رهگیری کالا، ردیابی موجودی کالا و تاریخچه گردش کالا به مدیران کمک می کند محل نگهداری و وضعیت هر کالا را به سرعت شناسایی کنند.
در بسیاری از صنایع، ثبت اطلاعات سریال یا بچ کالا نیز اهمیت دارد. به همین دلیل استفاده از مدیریت سریال کالا و رهگیری سریال کالا می تواند دقت کنترل کالا های امانی را افزایش دهد.
این قابلیت ها مانع گم شدن اقلام شده و فرآیند پاسخگویی به تأمین کنندگان را تسهیل می کنند.
اجرای منظم انبار گردانی یکی از مهم ترین ابزار های کنترل کالا های امانی است. در زمان شمارش موجودی باید کالا های امانی به صورت مستقل از سایر موجودی ها بررسی شوند.
استفاده از ثبت نتایج انبار گردانی، تطبیق موجودی انبار و مدیریت مغایرت موجودی به سازمان کمک می کند اختلافات احتمالی را شناسایی و اصلاح کند.
همچنین بررسی دوره ای اطلاعات باعث کاهش ریسک ناشی از کسری یا اضافی موجودی خواهد شد و دقت گزارشات مالی را افزایش می دهد.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه ماژول تخصصی حوزه انبار و مالی یکپارچه با ERP در نرم افزار S2S خود، امکان کنترل بهتر کالا های امانی را فراهم می کند. بهره گیری از سیستم یکپارچه انبار و مالی موجب می شود اطلاعات مربوط به کالا های امانی، موجودی ها و اسناد مرتبط به شکل منظم ثبت و نگهداری شوند.
این راهکار ها امکان کنترل سوابق، رهگیری گردش کالا و مدیریت مستندات انبار را فراهم کرده و به سازمان ها در کاهش مغایرت های مالی و عملیاتی کمک می کنند.
مدیریت کالا های امانی نیازمند ثبت دقیق اطلاعات، کنترل مستمر موجودی و نظارت بر گردش کالا است. استفاده از حسابداری کالا، ثبت حسابداری انبار، اسناد مالی انبار، گزارش موجودی کالا، کنترل داخلی انبار و حسابرسی انبار باعث می شود سازمان بتواند اطلاعات مرتبط با این اقلام را به صورت شفاف مدیریت کند.
سازمان هایی که فرآیند مدیریت کالا های امانی را به شکل ساختار یافته اجرا می کنند، با ریسک کمتری در حوزه مالی و عملیاتی مواجه خواهند شد. راهکار سیستم سامان نیز با ارائه ابزار های تخصصی انبار و مالی، مسیر مدیریت دقیق کالا های امانی را برای سازمان ها تسهیل می کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.