با گسترش استفاده از نرم افزار حسابداری انبار در سازمان ها ، حجم بالایی از اطلاعات حساس مانند موجودی کالا ، قیمت تمام شده ، اسناد مالی و گردش کالا به صورت دیجیتال ذخیره می شود. این داده ها نه تنها دارایی اطلاعاتی سازمان محسوب می شوند ، بلکه هرگونه اختلال یا سوء استفاده از آن ها می تواند خسارات مالی و عملیاتی جدی به همراه داشته باشد.
در این میان ، امنیت اطلاعات و مدیریت سطح دسترسی کاربران به یکی از مهم ترین معیار های انتخاب نرم افزار انبارداری تبدیل شده است. یک سیستم حرفه ای باید علاوه بر مدیریت موجودی و حسابداری ، توانایی محافظت از داده ها را نیز داشته باشد.
اطلاعات ثبت شده در سیستم مدیریت موجودی شامل داده هایی مانند مقدار کالا ، بهای تمام شده، گزارش گردش انبار و اسناد خرید و فروش است. دسترسی غیر مجاز به این اطلاعات می تواند منجر به :
به همین دلیل ، امنیت داده ها دیگر یک قابلیت جانبی نیست ، بلکه هسته اصلی اتوماسیون انبارداری محسوب می شود.
یکی از مهم ترین ابزار های حفظ امنیت در نرم افزار مدیریت انبار ، تعریف دقیق سطوح دسترسی است. هر کاربر بر اساس نقش سازمانی خود باید تنها به بخشی از سیستم دسترسی داشته باشد.
برای مثال :
این تفکیک نقش ها از بروز خطا های انسانی و سوء استفاده های احتمالی جلوگیری می کند.
ماژول های رسید انبار ، حواله انبار ، ثبت ورود کالا و ثبت خروج کالا از حساس ترین بخش های نرم افزار انبارداری هستند. هر تغییری در این بخش ها مستقیما بر موجودی و حسابداری اثر می گذارد.
نرم افزار های حرفه ای با تعیین سطح دسترسی برای :
امنیت گردش کالا را تضمین می کنند و شفافیت عملیاتی را افزایش می دهند.
در فرآیند هایی مانند انبار گردانی دوره ای و انبار گردانی پایان سال ، حجم بالایی از داده ها بررسی و اصلاح می شود. اگر کنترل دسترسی به درستی اعمال نشود ، امکان ثبت کسری و اضافات غیر واقعی یا حذف مغایرت ها وجود دارد.
سیستم های پیشرفته Inventory Accounting Software با ثبت لاگ فعالیت کاربران ، امکان پیگیری تمامی تغییرات را فراهم می کنند و کنترل داخلی انبار را تقویت می نمایند.
یکی از مهم ترین چالش ها در سیستم حسابداری انبار ، ارتباط آن با حسابداری مالی است. ثبت سند حسابداری انبار ، حساب موجودی کالا و حساب خرید و فروش همگی نیازمند امنیت بالا هستند.
یکپارچگی انبار و مالی بدون تعریف سطح دسترسی دقیق می تواند باعث :
شود. بنابراین امنیت این بخش نقش کلیدی در صحت گزارش های مالی دارد.
گزارش موجودی کالا ، گزارش گردش انبار ، گزارش بهای تمام شده و داشبورد انبار ابزار های تصمیم سازی مدیریتی هستند. اما همین گزارش ها در صورت دسترسی نا درست می توانند اطلاعات استراتژیک سازمان را افشا کنند.
نرم افزار های مدرن امکان تعیین سطح دسترسی حتی برای مشاهده گزارش ها را فراهم می کنند ؛ به طوری که هر کاربر فقط گزارش های مرتبط با وظایف خود را ببیند.
با گسترش نرم افزار حسابداری انبار تحت وب و SaaS انبارداری ، موضوع امنیت اهمیت دو چندان پیدا کرده است. رمز نگاری داده ها ، احراز هویت کاربران و مدیریت نشست ها از جمله مواردی هستند که در این نوع سیستم ها باید رعایت شوند.
یک نرم افزار انبارداری ابری استاندارد ، علاوه بر راحتی دسترسی ، باید امنیت اطلاعات انبار را در سطح بالایی تضمین کند.
در سازمان های بزرگ ، API انبارداری برای ارتباط با سیستم فروش ، خرید یا ERP استفاده می شود. اگر این ارتباط به درستی ایمن سازی نشود ، می تواند به نقطه نفوذ تبدیل شود.
کنترل سطح دسترسی در API و محدود سازی عملیات مجاز ، از الزامات یک نرم افزار انبارداری یکپارچه حرفه ای است.
راهکار سیستم سامان S2S به عنوان یک راهکار جامع و بومی ، امنیت اطلاعات و مدیریت سطح دسترسی را در طراحی نرم افزار حسابداری انبار خود به صورت ساختاری لحاظ کرده است. این سیستم با :
به سازمان ها کمک می کند تا علاوه بر مدیریت دقیق موجودی ، از اطلاعات انبار نیز به خوبی محافظت کنند.
پیاده سازی درست سطح دسترسی در نرم افزار انبارداری ، بخش مهمی از کنترل داخلی انبار محسوب می شود. این موضوع به کاهش ریسک هایی مانند تقلب ، خطای انسانی و مغایرت های مالی کمک می کند.
سازمان هایی که به امنیت اطلاعات توجه ویژه دارند ، معمولا از نرم افزار هایی استفاده می کنند که امکان شخصی سازی دسترسی ها را فراهم می کنند.
امروزه هنگام خرید نرم افزار حسابداری انبار ، بسیاری از مدیران علاوه بر قیمت و امکانات ، به امنیت داده ها نیز توجه ویژه ای دارند. نرم افزاری که نتواند امنیت اطلاعات را تضمین کند ، حتی با امکانات زیاد ، انتخاب مناسبی نخواهد بود.
امنیت اطلاعات و سطح دسترسی ، ستون اصلی اعتماد به نرم افزار حسابداری انبار است. از مدیریت موجودی و ورود و خروج کالا گرفته تا گزارش گیری و ارتباط با حسابداری مالی ، همگی به کنترل دسترسی دقیق نیاز دارند.
راهکار هایی مانند راهکار سیستم سامان S2S با رویکرد یکپارچه و امن ، به سازمان ها کمک می کنند تا ضمن بهبود فرآیند های انبارداری ، از اطلاعات حیاتی خود نیز محافظت کنند. در دنیای رقابتی امروز ، امنیت داده ها نه یک انتخاب ، بلکه یک ضرورت است.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.