در سازمان هایی که روزانه حجم زیادی نامه، درخواست، گزارش و عملیات اداری انجام می شود، نظم در ثبت اطلاعات نقشی حیاتی دارد. نرم افزار مدیریت عملیات های کارخانه در راحت تر کردن کنترل عملیات ها به شرکت ها کمک می کند؛ ازجمله نرم افزار مکاتبات داخلی برای ایجاد شفافیت در مسیر نامه ها، ثبت دقیق اقدامات و جلوگیری از اتلاف زمان طراحی می شود. این سیستم به کمک قابلیت هایی مانند ثبت وضعیت نامه، معرفی چرخه انجام کار، ارسال میان کاربران، تنظیم درخواست های اداری و نگهداری سوابق، ساختاری ایجاد می کند که تمامی فرایند های سازمان قابل پیگیری باشد. از سوی دیگر، اتوماسیون اداری بر خلاف روش های سنتی، تنها یک ابزار ثبت نیست، بلکه یک جریان منظم برای مکاتبات ایجاد می کند تا خطا، دوباره کاری و سردرگمی به حداقل برسد.
یکی از مهم ترین نیاز های اداری، ثبت صحیح مسیر یک نامه است. با قابلیت ثبت ورود و خروج نامه، تمام مراحل از زمان ورود تا ثبت اقدام نهایی مشخص می شود. اگر خطایی در ثبت اولیه رخ دهد، نرم افزار امکان اصلاح ورود و خروج نامه را فراهم می کند تا روند کار بدون توقف ادامه یابد.
این فرایند باعث می شود کاربران بدانند نامه در چه مرحله ای قرار دارد و چه اقدامی باید انجام شود. افزون بر این، با ویژگی مدیریت تاریخ و زمان، تمامی اطلاعات زمانی به صورت دقیق ثبت می شود و هیچ ابهامی درباره ترتیب اقدامات وجود نخواهد داشت.
مدیریت مکاتبات تنها ثبت نامه نیست؛ تعامل میان کاربران نیز اهمیت زیادی دارد. قابلیت امکان ارسال نامه بین کاربران کمک می کند ارتباطات داخلی سریع تر و شفاف تر انجام شود.
در کنار آن، سازمان ها برای اینکه بدانند هر نامه باید چه مسیری طی کند، از معرفی گردش کار استفاده می کنند. این قابلیت مشخص می کند چه کسی مسئول انجام کدام مرحله است. وجود گردش کار به سازمان ها کمک می کند:
این نظم باعث می شود مسیر هر نامه قابل پیگیری باشد و هیچ اقدامی بدون ثبت باقی نماند.
یکی از ویژگی های ارزشمند نرم افزار شما، امکان ثبت درخواست های غیر مکاتباتی مانند ثبت ماموریت و پیگیری و ثبت اضافه کاری است. این موارد کمک می کنند فعالیت های مرتبط با نیروی انسانی در کنار مکاتبات ثبت و مدیریت شوند.
وجود این بخش ها باعث می شود سازمان، چه در حوزه مکاتبات و چه در بخش های مربوط به کارکنان، یک ساختار یکپارچه در اختیار داشته باشد. این موضوع برای شرکت هایی که نیاز به گزارش عملکرد دقیق دارند بسیار مهم است.
در سیستم های سنتی، پیدا کردن یک نامه یا سند گذشته گاهی ساعت ها زمان می برد. اما سیستم شما با بایگانی الکترونیکی نامه تمام اسناد را به صورت منظم ذخیره می کند و امکان دسترسی سریع و دقیق فراهم می شود.
در کنار آن، جست و جوی اسناد مکاتباتی به کاربران اجازه می دهد نامه ها را با هر معیار دلخواه بازیابی کنند. این ویژگی به ویژه برای سازمان هایی که حجم مکاتبات بالایی دارند، اهمیت زیادی دارد. همچنین قابلیت ثبت مراجع و گیرندگان باعث می شود اطلاعات نامه ها به شکل کامل ذخیره و قابل تحلیل باشد.
استقرار نرم افزار اداری اگر بدون پیاده سازی اصولی انجام شود، نه تنها کارآمد نیست بلکه باعث اختلال در روند ها می شود. شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار S2S ERP مکاتبات داخلی و اتوماسیون اداری، می تواند شرکت ها را در تعریف گردش کار، تنظیم نقش ها، ثبت صحیح اطلاعات و ایجاد ساختار استاندارد برای بایگانی الکترونیکی نامه همراهی کند. این همراهی باعث افزایش دقت، سرعت و نظم در اجرای فرآیند های اداری می شود.
در نهایت، سیستم مکاتبات داخلی و اتوماسیون اداری زمانی کاربردی هستند که علاوه بر ثبت نامه ها، امکان ارسال، تعریف مراحل انجام کار، مدیریت درخواست ها و نگهداری سوابق را فراهم کنند. نرم افزار شما با قابلیت هایی نظیر ثبت ورود و خروج نامه، ارسال نامه بین کاربران، بایگانی الکترونیکی نامه و معرفی گردش کار یک سیستم کامل برای مدیریت جریان مکاتبات فراهم می کند. استفاده از S2S ERP راهکار سیستم سامان نیز تضمین می کند این سیستم دقیقاً مطابق نیاز سازمان اجرا شود.
بله، قابلیت اصلاح ورود و خروج نامه خطا های ثبت را بدون ایجاد اختلال بر طرف می کند.
بله، امکان ارسال نامه بین کاربران وجود دارد و مسیر نامه کاملاً قابل پیگیری است.
بله، با جست و جوی اسناد مکاتباتی می توان سوابق را سریع یافت.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.