مکاتبات داخلی در سازمان ها یکی از ارکان اساسی مدیریت امور اداری است. نامه های اداری، بخشنامه ها، ابلاغیه ها، گزارش ها و فرم های اداری، همگی به عنوان اسناد مهم شناخته می شوند که نیازمند بایگانی دقیق و منظم هستند. بایگانی صحیح مکاتبات داخلی، کلید حفظ سلامت اسناد و تسهیل دسترسی به اطلاعات مهم سازمانی است.
مکاتبات داخلی به تمامی نامه ها و اسنادی گفته می شود که درون یک سازمان بین بخش ها و واحد های مختلف رد و بدل می شود. این مکاتبات شامل درخواست ها، دستور کارها، پیگیری ها، جوابیه ها و تأییدیه ها می باشد. نظم در این مکاتبات به مدیریت بهتر امور و جلوگیری از دوباره کاری کمک می کند.
برای اینکه بایگانی مکاتبات داخلی کارآمد باشد، رعایت اصول نامه نگاری اداری ضروری است. اطلاعاتی مانند شماره نامه، تاریخ، موضوع نامه، امضا و عنوان ارسال کننده باید به دقت ثبت شوند تا در سیستم دبیرخانه و بایگانی به راحتی قابل جستجو و پیگیری باشند.
دبیرخانه به عنوان مرکز مدیریت ارسال، دریافت و بایگانی مکاتبات داخلی شناخته می شود. دبیرخانه مسئول ثبت دقیق اسناد، صدور شماره نامه و ابلاغیه ها و همچنین حفظ و نگهداری فرم های اداری است. این واحد با همکاری سایر بخش ها، نظم و یکپارچگی در گردش نامه ها را تضمین می کند.
با پیشرفت فناوری، سازمان ها به دنبال راهکارهایی برای بهینه سازی فرآیند مکاتبات داخلی و بایگانی اسناد هستند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری مانند S2S ERP این امکان را فراهم می کنند که کلیه مکاتبات به صورت دیجیتال ثبت، ارسال، دریافت و بایگانی شوند.
ویژگی های نرم افزار S2S ERP:
این نرم افزار با دیجیتالی کردن کلیه فرآیند های مکاتبات داخلی، از گم شدن اسناد جلوگیری کرده و امکان دسترسی آسان به اطلاعات را برای مدیران و کارکنان فراهم می سازد. همچنین با پیگیری خودکار نامه ها و درخواست ها، زمان پاسخگویی کاهش یافته و بهره وری سازمان افزایش می یابد.
بایگانی صحیح مکاتبات داخلی، پایه و اساس مدیریت اسناد اداری در هر سازمان است. استفاده از روش های مدرن و نرم افزارهای اتوماسیون اداری مانند S2S ERP به سازمان ها کمک می کند تا این فرآیند را به صورت حرفه ای و کارآمد انجام دهند. در نهایت، حفظ نظم و سلامت اسناد اداری موجب تسریع در تصمیم گیری ها و افزایش رضایت کارکنان و مدیران خواهد شد.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.