در سازمان های بزرگ و چند شعبه ای، مدیریت مکاتبات داخلی و اداری یکی از مهم ترین چالش هاست. بدون یک سیستم جامع برای ثبت نامه های داخلی و صادره، گردش کار، بایگانی و پیگیری مکاتبات، روند کار با کندی و خطا مواجه می شود و بروکراسی اداری افزایش می یابد. استفاده از راهکار های حرفه ای مانند راهکار سیستم سامان S2S می تواند این فرآیند ها را به صورت یکپارچه، سریع و امن مدیریت کند.
یکی از پایه ای ترین مراحل مدیریت مکاتبات، ثبت نامه های وارده و صادره است. با شماره گذاری دقیق نامه ها و ثبت نامه های داخلی و پیوست ها، امکان دسترسی سریع به اطلاعات و سوابق مکاتبات فراهم می شود.
دبیرخانه الکترونیکی و بایگانی الکترونیکی باعث می شود تمام مکاتبات بدون نیاز به کاغذ، طبقه بندی، اسکن و ذخیره شوند و فرآیند مدیریت اسناد بهینه گردد. این سیستم ها به مدیران اجازه می دهند تا سوابق مکاتبات را با امنیت بالا رصد کنند و امکان جستجوی پیشرفته اسناد را فراهم می آورند.
در سازمان های چند شعبه ای، گردش کار اداری و ارجاع نامه ها باید به صورت سیستماتیک و قابل پیگیری انجام شود. سیستم های پیشرفته امکان ارجاع سیستمی، تعیین مسئول پاسخ و یاد آور پیگیری نامه را فراهم می کنند.
با این روش، هر نامه در مسیر درست خود پیگیری و پاسخ داده می شود و مهلت پاسخگویی به صورت دقیق رعایت می شود. راهکار سیستم سامان S2S با قابلیت ثبت و پیگیری خودکار، این فرآیند را ساده و بدون خطا می کند.
امنیت مکاتبات اداری از اهمیت بالایی بر خوردار است. با سطح دسترسی کاربران، محرمانگی اسناد و ثبت لاگ فعالیت ها، امکان جلوگیری از حذف غیر مجاز و دسترسی غیر مجاز فراهم می شود.
امکان استفاده از امضای دیجیتال و تأیید الکترونیکی نامه ها، علاوه بر افزایش امنیت، باعث تسریع فرآیند تایید و چرخه تأیید مکاتبات می شود. مدیران می توانند سوابق تأیید و امضا ها را به راحتی رصد کنند و از صحت و دقت مکاتبات اطمینان حاصل کنند.
اتوماسیون اداری و سامانه مکاتبات داخلی باعث تسریع مکاتبات اداری، کاهش بروکراسی و حذف مکاتبات کاغذی می شود. این فرآیند ها باعث صرفه جویی در زمان و هزینه و افزایش بهره وری کارکنان می شوند.
با نرم افزار حرفه ای S2S می توان ثبت، ارجاع و پیگیری مکاتبات را به صورت خودکار انجام داد و اطمینان حاصل کرد که هیچ نامه ای بی پاسخ یا معوق نخواهد ماند.
در سازمان های چند شعبه ای، ارتباطات داخلی سازمان و مکاتبات بین واحدی باید سریع و شفاف باشد. سیستم های پیشرفته امکان هماهنگی بین واحد ها، مدیریت پیام های اداری و گردش سریع اطلاعات را فراهم می کنند.
با ثبت و گزارش گیری دقیق، مدیران می توانند عملکرد دبیرخانه، زمان پاسخگویی و نامه های معوق را بررسی کنند و تصمیمات مدیریتی به موقع اتخاذ کنند.
گزارش های منظم مکاتبات شامل گزارش مکاتبات اداری، گزارش عملکرد دبیرخانه، گزارش نامه های معوق و گزارش ارجاعات است. این گزارش ها امکان کنترل زمان پاسخگویی، نظارت بر گردش کار و شناسایی گلوگاه ها را فراهم می کنند.
با راهکار سیستم S2S، گزارش ها به صورت خودکار تهیه می شوند و امکان تصمیم گیری سریع و دقیق برای مدیران وجود دارد.
استاندارد سازی فرآیند های اداری و مدیریت فرآیند های مکاتبات باعث می شود عملیات سازمانی منظم، شفاف و قابل پیگیری باشد. با استفاده از سیستم های یکپارچه، تمام مراحل از ثبت نامه تا پیگیری و بایگانی به صورت خودکار و بدون خطا انجام می شوند.
مدیریت مکاتبات داخلی در سازمان های چند شعبه ای نیازمند یک سیستم جامع، دقیق و امن است. با استفاده از راهکار سیستم سامان S2S، می توان ثبت، ارجاع، بایگانی، پیگیری و تایید نامه ها را به صورت یکپارچه و دیجیتال مدیریت کرد.
این روش باعث افزایش بهره وری، کاهش بروکراسی، صرفه جویی در زمان و هزینه و بهبود امنیت مکاتبات می شود. سازمان ها با استفاده از چنین راهکاری می توانند کنترل کامل بر فرآیند مکاتبات خود داشته باشند و از صحت و دقت هر نامه اطمینان حاصل کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.