در سازمان های مدرن، نرم افزار مکاتبات داخلی و اتوماسیون اداری نقش کلیدی در بهبود فرآیند های منابع انسانی (HR) دارند. این سیستم ها باعث تسریع گردش نامه ها و پیام های داخلی می شوند و امکان ثبت و بایگانی نامه ها، پیگیری درخواست ها و کنترل وضعیت مکاتبات را فراهم می کنند. ارتباط این سیستم ها با HR باعث افزایش بهره وری، شفافیت و کاهش خطای انسانی می شود.
یکی از مهم ترین کاربرد های نرم افزار مکاتبات داخلی در حوزه HR، پیگیری درخواست ها و مکاتبات پرسنل است. فرآیند هایی مانند ثبت مرخصی، ماموریت، صدور حکم کار گزینی و مدیریت مزایا به دقت و پیگیری مداوم نیاز دارند. با استفاده از سیستم مدیریت مکاتبات اداری، مدیران HR می توانند جریان کار را در هر لحظه رصد کرده و از بروز خطا های انسانی جلوگیری کنند.
ثبت رسمی نامه ها و امکان آرشیو الکترونیکی مکاتبات باعث می شود سوابق هر پرسنل همیشه در دسترس باشد و تصمیم گیری های مدیریتی مستند و دقیق انجام شوند. بایگانی دیجیتال سازمان امنیت و محرمانگی اطلاعات را تضمین کرده و دسترسی سریع به اسناد گذشته را فراهم می کند.
استفاده از سیستم مکاتبات سازمانی موجب ارتقای همکاری بین واحد ها و کارکنان می شود. مکاتبات بین پرسنل و اطلاع رسانی داخلی سازمان سریع، دقیق و قابل پیگیری است. این ویژگی باعث صرفه جویی در زمان و کاهش خطای انسانی می شود و فرآیند های HR مانند بررسی عملکرد، ارسال دستور العمل ها و پاسخ به درخواست ها را بهبود می بخشد.
نرم افزار مکاتبات داخلی امکان مدیریت تعاملات اداری و اطلاع رسانی کارکنان را فراهم می کند تا همه افراد مرتبط با یک پروسه بتوانند در جریان آخرین تغییرات و اقدامات باشند. این همکاری باعث افزایش هماهنگی بین واحد های مختلف و شفافیت بیشتر در تصمیم گیری ها می شود.
داشبورد مدیریت مکاتبات و گزارش های وضعیت نامه ها به HR امکان می دهد عملکرد کارکنان و واحد ها را تحلیل کند و روند رسیدگی به درخواست ها را بهبود بخشد. قابلیت هشدار و یاد آوری خودکار نامه ها تضمین می کند هیچ مکاتبه ای از نظر دور نماند و فرآیند ها با دقت بیشتری پیش روند.
گزارش های پیشرفته و فیلتر و جستجوی پیشرفته نامه ها، HR را قادر می سازد سوابق هر پرسنل را به راحتی مشاهده و بررسی کند. این ویژگی باعث می شود تصمیم گیری ها مبتنی بر داده و شفاف انجام شوند و فرآیند های منابع انسانی بهینه شوند.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار مکاتبات داخلی نصبی امکان مدیریت تمام فرآیند های HR با کنترل کامل و امنیت بالا را فراهم می کند. اتصال این نرم افزار به سیستم های ERP و مدیریت منابع انسانی باعث یکپارچگی اطلاعات، کاهش دوباره کاری و افزایش دقت می شود.
مثلاً وقتی درخواست مرخصی در سامانه ثبت می شود، HR می تواند بدون نیاز به پیگیری دستی، جریان مکاتبات را مشاهده و درخواست را تایید کند. این ارتباط مستقیم باعث سرعت بخشیدن به فرآیند ها و کاهش اتلاف زمان می شود.
نرم افزار های مکاتبات داخلی امکان کنترل سطح دسترسی کاربران، ثبت تاریخچه تغییرات مکاتبات و محافظت از اطلاعات اداری را فراهم می کنند. این موارد امنیت و محرمانگی داده ها را تضمین کرده و باعث می شود سوابق پرسنل همیشه قابل اعتماد باشند. همچنین بکاپ گیری از مکاتبات باعث می شود سازمان همیشه نسخه پشتیبان داشته باشد و در صورت بروز مشکل، اطلاعات قابل بازیابی باشند.
استفاده از نرم افزار مکاتبات داخلی و سامانه اتوماسیون اداری شرکت راهکار سیستم سامان ابزار کارآمدی برای مدیریت منابع انسانی در سازمان های خصوصی و دولتی است. ثبت و بایگانی نامه ها، مدیریت جریان کاری، پیگیری درخواست ها و داشبورد های تحلیلی، فرآیند های HR را بهینه کرده و باعث افزایش بهره وری، شفافیت و امنیت اطلاعات می شود. سازمان هایی که از این سیستم استفاده می کنند، می توانند فرآیند های منابع انسانی را با دقت بالا و بدون خطای انسانی مدیریت کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.