ممیزی داخلی یکی از ابزارهای کلیدی در سیستم های مدیریت کیفیت (QMS) است که به سازمان ها کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند فرآیند ها و رویه ها مطابق با استاندارد ها و اهداف کیفیتی اجرا می شوند. اجرای صحیح مراحل ممیزی داخلی، به بهبود مستمر و افزایش کارایی سیستم مدیریت کیفیت منجر می شود.
اولین مرحله در فرآیند ممیزی داخلی، برنامه ریزی ممیزی است. در این مرحله اهداف ممیزی، حوزه های مورد بررسی، زمان بندی و منابع مورد نیاز مشخص می شوند. برنامه ریزی دقیق، پایه و اساس موفقیت ممیزی است.
هدف از ممیزی داخلی باید به روشنی تعریف شود. این هدف می تواند شامل ارزیابی انطباق با استاندارد های کیفیت، شناسایی نقاط ضعف، یا بررسی اثربخشی اقدامات اصلاحی باشد.
تیم ممیزی باید شامل افراد آموزش دیده و با تجربه باشد که قادر به ارزیابی فرآیند ها به صورت بی طرفانه و دقیق باشند. آموزش ممیزان و تعیین نقش هر یک از اعضای تیم اهمیت بالایی دارد.
در این مرحله، مستندات سیستم مدیریت کیفیت مانند دستورالعمل ها، رویه ها، فرم ها و سوابق مورد بررسی قرار می گیرند تا آمادگی لازم برای اجرای ممیزی فراهم شود.
چک لیست ممیزی ابزاری مهم برای هدایت ممیزان است که بر اساس استاندارد ها و اهداف ممیزی تهیه می شود. این چک لیست به ممیزان کمک می کند تا تمام جنبه های مهم سیستم را به طور کامل بررسی کنند.
در مرحله اجرای ممیزی، ممیزان با مشاهده فعالیت ها، مصاحبه با کارکنان و بررسی شواهد عینی به جمع آوری اطلاعات می پردازند. این اطلاعات برای ارزیابی میزان انطباق و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت حیاتی هستند.
یافته های ممیزی به صورت دقیق ثبت و دسته بندی می شوند. سپس، یک گزارش ممیزی شامل نکات مثبت، عدم انطباق ها و فرصت های بهبود تهیه و به مدیریت و واحد های مرتبط ارائه می شود.
بر اساس یافته های گزارش، اقدامات اصلاحی مشخص می شوند تا مشکلات شناسایی شده برطرف و فرآیند ها بهبود یابند.
مهم ترین بخش ممیزی داخلی، پیگیری اقدامات اصلاحی است. اطمینان از اجرای کامل و مؤثر این اقدامات، به تحقق اهداف کیفیتی سازمان کمک می کند.
در نهایت، فرآیند ممیزی با بستن رسمی ممیزی و مستند سازی کلیه مراحل و نتایج آن تکمیل می شود تا برای مراجعات بعدی در دسترس باشد.
اجرای این مراحل به صورت دستی و بدون ابزار مناسب می تواند زمان بر و پرخطا باشد. به همین دلیل، استفاده از نرم افزارهای تخصصی مدیریت کیفیت می تواند نقش مهمی در تسهیل و بهبود فرآیند ممیزی داشته باشد.
نرم افزار مدیریت کیفیت راهکار سیستم سامان یکی از پیشرفته ترین ابزارها برای مدیریت جامع سیستم های کیفیت است که با امکانات گسترده ای مانند:
فرآیند ممیزی داخلی را به صورت یکپارچه و کاملاً سازمان یافته مدیریت می کند.
مراحل ممیزی داخلی در سیستم های مدیریت کیفیت یک فرآیند دقیق و چند مرحله ای است که نیاز به برنامه ریزی، اجرا و پیگیری مستمر دارد. استفاده از نرم افزارهای تخصصی مانند راهکار سیستم سامان می تواند به سازمان ها کمک کند تا این فرآیند را به شکل حرفه ای و با کمترین خطا انجام دهند و به اهداف کیفیتی خود دست یابند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.