نرم افزار حسابداری خرید از مهم ترین ابزار های سازمان ها برای کنترل هزینه ها و افزایش بهره وری هستند. در بسیاری از شرکت ها، نبود ارتباط میان واحد خرید و انبار باعث افزایش هزینه ها، ثبت سفارش های غیر ضروری و ایجاد کسری یا مازاد موجودی می شود. در مقابل، زمانی که فرآیند های خرید و انبار به صورت یکپارچه مدیریت شوند، اطلاعات به صورت دقیق تر در اختیار مدیران قرار می گیرد و تصمیم گیری ها بر اساس داده های واقعی انجام می شود.
یکی از مهم ترین مزایای یکپارچگی، بهبود کنترل موجودی خرید است. زمانی که اطلاعات انبار به صورت لحظه ای در اختیار واحد خرید قرار داشته باشد، ثبت سفارش ها بر اساس نیاز واقعی سازمان انجام می شود.
در بسیاری از سازمان ها به دلیل نبود ارتباط میان خرید و انبار، کالا هایی خریداری می شوند که موجودی کافی دارند. در مقابل، برخی اقلام ضروری با کمبود مواجه می شوند. استفاده از برنامه ریزی تأمین کالا و کنترل کسری موجودی باعث می شود فرآیند تأمین بر اساس وضعیت واقعی انبار انجام شود و از خرید های اضافی جلوگیری گردد.
عدم هماهنگی میان واحدها معمولاً منجر به افزایش هزینه ها می شود. زمانی که اطلاعات انبار به درستی در دسترس نباشد، سفارش های تکراری یا خرید های اضطراری افزایش پیدا می کنند.
استفاده از مدیریت سفارشات خرید و کنترل هزینه خرید به سازمان کمک می کند تا منابع مالی خود را بهتر مدیریت کند. همچنین کاهش هزینه تأمین زمانی محقق می شود که اطلاعات کالا های موجود، سفارش های در حال انجام و نیاز های آینده به صورت یکپارچه قابل مشاهده باشند.
این رویکرد در مقابل روش های سنتی قرار می گیرد که معمولاً با دوباره کاری، تأخیر و هزینه های اضافی همراه هستند.
یکپارچگی خرید و انبار تنها به کنترل موجودی محدود نمی شود. این ارتباط نقش مهمی در مدیریت تأمین کنندگان و کنترل فرآیند سفارش گذاری دارد.
از طریق ثبت سفارش تأمین کننده، رهگیری سفارشات خرید و وضعیت سفارش خرید می توان تمامی مراحل تأمین کالا را تحت کنترل قرار داد. همچنین استفاده از ارزیابی تأمین کنندگان و تحلیل عملکرد تأمین کنندگان به سازمان کمک می کند تأمین کنندگان مناسب تری انتخاب کند.
در نتیجه، کالا ها در زمان مناسب و با هزینه منطقی تأمین می شوند و ریسک تأخیر در تحویل کاهش پیدا می کند.
وجود ارتباط میان خرید، انبار و امور مالی باعث افزایش شفافیت اطلاعات می شود. در چنین شرایطی، ثبت فاکتور خرید، ثبت اسناد خرید و تطبیق اسناد خرید با دقت بیشتری انجام می شوند.
همچنین مدیریت بدهی تأمین کنندگان و کنترل پرداخت خرید بر اساس اطلاعات واقعی کالا های دریافت شده صورت می گیرد. این موضوع از بروز مغایرت های مالی جلوگیری کرده و فرآیند های مالی را قابل اعتماد تر می کند.
سازمان هایی که خرید و انبار را به صورت جداگانه مدیریت می کنند، معمولاً با اختلاف اطلاعات و تأخیر در ثبت رویداد های مالی مواجه هستند.
راهکار سیستم سامان با ارائه راهکار های سازمانی در حوزه خرید، مالی و انبارداری در نرم افزار حسابداری خرید S2S ERP، امکان ایجاد سیستم خرید یکپارچه را برای سازمان ها فراهم می کند. این رویکرد باعث می شود اطلاعات میان واحد های مختلف به صورت هماهنگ تبادل شود و تمامی مراحل از ثبت درخواست خرید تا دریافت کالا و ثبت اسناد مالی در یک فرآیند مشخص قرار گیرد.
همچنین قابلیت های مرتبط با مدیریت موجودی کالا، مدیریت گردش کار خرید، کنترل فرآیند خرید و مدیریت زنجیره تأمین داخلی به مدیران کمک می کند تا عملکرد واحد خرید و انبار را دقیق تر ارزیابی کنند.
یکپارچگی خرید و انبار یکی از مهم ترین عوامل موفقیت سازمان ها در مدیریت منابع و کنترل هزینه ها است. استفاده از سامانه خرید سازمانی، اتوماسیون خرید، کنترل ورود کالا، مدیریت رسید انبار و یکپارچه سازی خرید و مالی باعث می شود اطلاعات دقیق تر، فرآیند ها سریع تر و تصمیم گیری ها مؤثر تر انجام شوند.
سازمان هایی که از ساختار های یکپارچه استفاده می کنند، معمولاً بهره وری بالا تر، هزینه های کمتر و کنترل دقیق تری بر عملیات تأمین دارند. در این مسیر، S2S ERP راهکار سیستم سامان می تواند با ایجاد ارتباط مؤثر میان فرآیند های خرید، انبار و مالی، زمینه افزایش بهره وری و بهبود عملکرد سازمان را فراهم کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.