در دنیای امروز ، سرعت و دقت در مدیریت فرآیند های اداری نقش مهمی در بهره وری سازمان ها ایفا می کند. سیستم های سنتی مکاتبات و بایگانی فیزیکی ، علاوه بر کندی ، باعث افزایش هزینه ها و خطا های انسانی می شوند. استفاده از Workflow Automation یا اتوماسیون فرآیند های اداری ، راهکاری موثر برای استاندارد سازی و بهینه سازی این فرآیند هاست. یکی از نمونه های موفق این حوزه ، راهکار سیستم سامان S2S است که امکان مدیریت مکاتبات داخلی ، گردش کار و اسناد سازمانی را به شکل هوشمند فراهم می کند.
استاندارد سازی فرآیند های اداری به معنای تعریف دقیق مراحل ، مسئولیت ها و زمان بندی فعالیت هاست. این کار باعث می شود هر نامه ، درخواست یا فرم اداری در مسیر مشخص و بدون خطا حرکت کند. مزایای استاندارد سازی عبارتند از :
با استفاده از ابزار های اتوماسیون اداری مانند S2S ، می توان تمام این مراحل را به صورت دیجیتال و قابل رهگیری مدیریت کرد.
یک سیستم حرفه ای اتوماسیون اداری باید ویژگی های متعددی داشته باشد تا فرآیند ها استاندارد شوند :
راهکار سیستم سامان S2S به عنوان یک راهکار جامع اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات ، امکاناتی فراتر از نرم افزار های معمولی ارائه می دهد :
این امکانات باعث می شوند سازمان ها بتوانند به راحتی فرآیند های خود را استاندارد کرده و از تکرار کار های اضافی جلوگیری کنند.
برای پیاده سازی موفق اتوماسیون فرآیند های اداری ، باید مراحل زیر رعایت شوند :
راهکار سیستم S2S با ارائه کارتابل هوشمند ، فرم ساز الکترونیک و قابلیت پیگیری وظایف ، اجرای این مراحل را بسیار ساده می کند.
یکی از مهم ترین دستاورد های استفاده از Workflow Automation و سیستم های اتوماسیون اداری ، کاهش هزینه هاست :
کاهش مصرف کاغذ و فضای بایگانی
همچنین ، با شفاف شدن جریان کار ، زمان تصمیم گیری کاهش می یابد و بهره وری سازمان به شکل قابل توجهی افزایش پیدا می کند.
امنیت اطلاعات در هر سازمانی حیاتی است. سیستم های اتوماسیون مانند S2S با قابلیت کنترل دسترسی ، رمز گذاری اطلاعات و امکان نسخه بندی اسناد ، امنیت و محرمانگی داده ها را تضمین می کنند.
استفاده از Workflow Automation و اتوماسیون اداری ، نه تنها فرآیند های سازمانی را استاندارد می کند بلکه باعث افزایش بهره وری ، کاهش خطا و هزینه ، و شفافیت کامل در مکاتبات و اسناد می شود. نرم افزار هایی مانند راهکار سیستم سامان S2S این امکان را فراهم می کنند تا سازمان ها با سرعت و دقت بالا ، تمامی مکاتبات و فرآیند های اداری خود را مدیریت کنند.
با پیاده سازی صحیح این سیستم ها ، سازمان ها می توانند به یک مدیریت هوشمند ، دیجیتال و استاندارد دست یابند که نه تنها باعث افزایش رضایت کارکنان می شود ، بلکه توان رقابتی سازمان را نیز در بازار افزایش می دهد.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.