در سازمان های امروزی ، نرم افزار منابع انسانی دیگر تنها ابزاری برای ثبت اطلاعات کارکنان یا محاسبه حقوق و دستمزد نیست ، بلکه نقش مهمی در مدیریت سرمایه انسانی ، افزایش بهره وری کارکنان و تصمیم گیری مدیریتی ایفا می کند. با این حال ، بسیاری از پروژه های پیاده سازی سیستم منابع انسانی به دلیل اشتباهات رایج ، به نتایج مورد انتظار نمی رسند و حتی باعث نا رضایتی کاربران می شوند. شناخت این اشتباهات ، اولین گام برای استقرار موفق یک سیستم HRM یا HRMS است.
یکی از مهم ترین خطا ها ، انتخاب نرم افزار منابع انسانی بدون بررسی دقیق نیاز های سازمان است. هر سازمان بسته به اندازه ، ساختار و نوع فعالیت ، نیاز های متفاوتی در حوزه مدیریت پرسنل ، حضور و غیاب ، ارزیابی عملکرد یا آموزش کارکنان دارد. عدم تطابق قابلیت های سیستم با فرآیند های واقعی منابع انسانی ، باعث می شود بخش زیادی از امکانات نرم افزار بلا استفاده باقی بماند یا کاربران به روش های دستی بازگردند.
بسیاری از سازمان ها پیاده سازی سیستم منابع انسانی را صرفاً با هدف محاسبه حقوق ، فیش حقوقی ، بیمه و مالیات انجام می دهند. در حالی که HRMS باید ابزار جامعی برای مدیریت اطلاعات کارکنان ، توسعه منابع انسانی ، جذب و استخدام و مدیریت استعداد باشد. نادیده گرفتن این ابعاد ، نقش استراتژیک منابع انسانی را به یک فرآیند مالی تقلیل می دهد.
یکی از دلایل اصلی شکست پروژه های HR دیجیتال ، عدم درگیر کردن کارشناسان منابع انسانی ، مدیران و حتی کارکنان در مراحل انتخاب و پیاده سازی سیستم است. وقتی کاربران نهایی در تصمیم گیری نقش نداشته باشند ، پذیرش سیستم کاهش یافته و مقاومت در برابر تغییر افزایش پیدا می کند. مشارکت کاربران ، به بهبود تجربه کاربری و افزایش شفافیت اطلاعات کارکنان کمک می کند.
پیاده سازی نرم افزار بدون آموزش مناسب ، باعث ثبت اشتباه داده ها و کاهش اعتماد به گزارش های منابع انسانی می شود. آموزش باید فراتر از کار با منو ها باشد و شامل درک فرآیند ها ، مزایا و تأثیر سیستم بر بهره وری کارکنان شود. بدون این آموزش ، حتی پیشرفته ترین سیستم مکانیزه منابع انسانی نیز کارایی لازم را نخواهد داشت.
سیستم منابع انسانی زمانی بیشترین ارزش را ایجاد می کند که با سایر سامانه ها مانند ERP ، مالی ، حضور و غیاب و حقوق و مزایا یکپارچه باشد. عدم یکپارچه سازی باعث دوباره کاری ، نا سازگاری داده ها و افزایش خطای انسانی می شود. ارتباط مؤثر بین HRMS و سایر سیستم ها، پایه ای برای مدیریت هوشمند منابع انسانی است.
انتقال اطلاعات قدیمی بدون پاک سازی و استاندارد سازی ، یکی دیگر از اشتباهات رایج است. داده های نا درست یا ناقص باعث می شوند گزارش های منابع انسانی و داشبورد های مدیریتی HR قابل اعتماد نباشند. کیفیت داده ها نقش مستقیمی در تحلیل منابع انسانی و ارزیابی عملکرد دارد.
برخی سازمان ها نرم افزاری پیچیده تر از نیاز واقعی خود انتخاب می کنند یا برعکس ، سیستم ساده ای را برای سازمانی بزرگ به کار می گیرند. این عدم تناسب ، یا منجر به افزایش هزینه های پرسنلی می شود یا پاسخگوی نیاز های مدیریتی نخواهد بود. انتخاب درست نرم افزار HR باید متناسب با رشد آینده سازمان انجام شود.
یکی از مزایای اصلی سیستم منابع انسانی ، امکان تعریف KPI های منابع انسانی و تحلیل بهره وری کارکنان است. سازمان هایی که از گزارش ها و داشبورد های تحلیلی استفاده نمی کنند ، عملاً بخش مهمی از ارزش سیستم HR را نادیده می گیرند و تصمیم گیری ها همچنان بر اساس حدس و تجربه انجام می شود.
راهکار سیستم سامان S2S با رویکرد یکپارچه و فرآیند محور ، بستری مناسب برای پیاده سازی اصولی نرم افزار منابع انسانی فراهم می کند. این راهکار با پوشش کامل مدیریت پرسنل ، پرونده پرسنلی ، حقوق و دستمزد ، حضور و غیاب ، ارزیابی عملکرد و یکپارچه سازی با ERP، به سازمان ها کمک می کند تا از اشتباهات رایج در استقرار سیستم HR جلوگیری کنند.
ساختار منعطف S2S، امکان توسعه تدریجی سیستم منابع انسانی را فراهم کرده و با ارائه گزارش های تحلیلی و داشبورد های مدیریتی ، مسیر حرکت به سمت مدیریت هوشمند منابع انسانی را هموار می سازد. استفاده از این راهکار ، باعث افزایش بهره وری کارکنان ، کاهش خطای انسانی و شفافیت اطلاعات منابع انسانی می شود.
پیاده سازی موفق سیستم منابع انسانی ، تنها به انتخاب یک نرم افزار HR یا HRMS محدود نمی شود ، بلکه نیازمند تحلیل دقیق نیاز های سازمان ، مشارکت کاربران ، آموزش مستمر و یکپارچه سازی با سایر سیستم های سازمانی است. نادیده گرفتن این عوامل می تواند باعث کاهش بهره وری کارکنان ، افزایش خطای انسانی و از دست رفتن ارزش واقعی مدیریت منابع انسانی شود.
با استقرار اصولی نرم افزار منابع انسانی و استفاده از قابلیت هایی مانند تحلیل داده ها ، KPI های منابع انسانی ، گزارش های مدیریتی و اتوماسیون فرآیند ها ، سازمان ها می توانند شفافیت اطلاعات کارکنان را افزایش داده و تصمیم گیری های دقیق تری انجام دهند. راهکار سیستم سامان S2S با رویکرد یکپارچه و فرآیند محور ، بستری مطمئن برای عبور از اشتباهات رایج در پیاده سازی سیستم های HR فراهم می کند و سازمان ها را در مسیر مدیریت هوشمند منابع انسانی ، کاهش هزینه های پرسنلی و افزایش بهره وری پایدار همراهی می نماید.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.