مدیریت تسهیلات کارکنان یکی از فرآیند های مهم منابع انسانی است که شامل بررسی درخواست، ثبت قرارداد، مدیریت اقساط و بایگانی اطلاعات مالی می شود. در روش های سنتی، اسناد معمولاً در قالب پرونده های کاغذی نگهداری می شوند و این موضوع موجب بروز خطا، کندی فرایند ها و دشواری در دسترسی به سوابق می شود.
حرکت سازمان ها به سوی ثبت دیجیتال قرارداد وام کارکنان راهکاری است که دقت، سرعت و شفافیت را در فرآیند های مالی افزایش می دهد. این روش بستری فراهم می کند تا مدیریت چرخه وام کارکنان، سیستم تخصیص تسهیلات سازمانی و کنترل مالی بر پایه داده های دقیق انجام شود.
بایگانی دیجیتال به سازمان ها امکان می دهد تمام اطلاعات مهم قرارداد های وام را در یک مخزن یکپارچه ذخیره کنند. این اطلاعات شامل شرایط باز پرداخت، درصد کارمزد، برنامه اقساط، تضمین ها و سوابق پرداخت است.
در یک ساختار دیجیتال، امکان جستجو، بازیابی، مقایسه و تحلیل داده ها با سرعت بالا فراهم می شود و مدیران می توانند ردیابی جریان وام در سازمان را به صورت شفاف انجام دهند.
این روش مزیت های زیادی نسبت به بایگانی کاغذی دارد:
به کمک این ساختار، سازمان می تواند تحلیل روند تسهیلات رفاهی و میزان استفاده کارکنان از وام ها را در دوره های زمانی مختلف ارزیابی کند.
در سیستم منابع انسانی، مدیریت وام شامل چند مرحله است: ثبت درخواست، ارزیابی شرایط، تایید، عقد قرارداد، اجرای باز پرداخت و ثبت سوابق. اگر این مراحل جدا از هم اجرا شوند، امکان ایجاد مغایرت وجود دارد.
یک سیستم دیجیتال با ایجاد گردش کار وام در منابع انسانی این مراحل را یکپارچه می کند.
تمام اطلاعات مربوط به مدیریت درخواست وام آنلاین و سیستم ارزیابی صلاحیت دریافت کننده وام در یک قالب مشخص ذخیره می شوند. این کار فرایند ارزیابی را برای مدیران منابع انسانی سریع تر کرده و احتمال خطا را کاهش می دهد.
همچنین ثبت سوابق تسهیلات در پرونده پرسنلی باعث می شود تمام اطلاعات مربوط به سابقه وام، مانده اقساط، میزان استفاده از تسهیلات و تاریخچه پرداخت ها در یک مسیر مشخص ثبت شود.
این اطلاعات ابزاری مهم برای اولویت بندی متقاضیان وام بر اساس سیاست های سازمان و محدودیت های مالی است.
یکی از مزیت های مهم ثبت دیجیتال، اتصال مستقیم به سیستم پرداخت حقوق است. این یکپارچگی باعث می شود اقساط وام کارکنان بدون خطا و به صورت خودکار کسر شوند.
ویژگی های کلیدی این فرآیند عبارت اند از:
این یکپارچگی علاوه بر کاهش خطا های مالی، باعث می شود گزارش ماهانه اقساط کسر شده و مانده گیری وام همیشه قابل مشاهده باشد. مدیران مالی نیز می توانند وضعیت باز پرداخت را در یک نگاه بررسی کرده و از ایجاد بدهکاری های معوق جلوگیری کنند.
نرم افزار S2S ارائه شده توسط راهکار سیستم سامان با فراهم کردن ماژول های منابع انسانی یکپارچه با سیستم ERP برای ثبت قرارداد، آرشیو دیجیتال و مدیریت اقساط، روند رسیدگی به وام های کارکنان را ساده و دقیق می کند. این سامانه با نمایش وضعیت قرارداد ها، مانده اقساط و تاریخچه پرداخت در داشبورد های مدیریتی، کنترل تسهیلات رفاهی را برای مدیران تسهیل می کند.
اتصال سامانه به فرایند های منابع انسانی و بخش مالی باعث می شود ثبت قرارداد، بررسی سوابق و کسر اقساط از حقوق به صورت خودکار انجام شود. این رویکرد خطا های دستی را کاهش داده و نظم بیشتری در مستند سازی و مدیریت وام های کارکنان ایجاد می کند.
ثبت دیجیتال قرارداد وام کارکنان، فرایند تسهیلات سازمانی را دقیق تر، قابل ردیابی تر و سریع تر می کند. این روش امکان کنترل وضعیت باز پرداخت، مدیریت سوابق و دسترسی فوری به اطلاعات مالی کارکنان را فراهم می سازد.
یکپارچگی بایگانی دیجیتال با سیستم حقوق و دستمزد، مسیر کسر اقساط و ثبت پرداخت ها را استاندارد می کند و تصویر روشنی از تعهدات مالی سازمان ارائه می دهد.
نرم افزار S2S راهکار سیستم سامان نیز با فراهم کردن زیر ساختی یکپارچه برای ثبت، ذخیره و مدیریت قرارداد های وام، سازمان را در اداره مؤثر و شفاف چرخه تسهیلات کارکنان یاری می کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.