جایگزینی گزارش های کاغذی با ذخیره سازی دیجیتال دیگر یک انتخاب نیست؛ یک ضرورت سازمانی است. سازمان هایی که فرآیند های گزارش نویسی خود را هنوز بر پایه نسخه های کاغذی پیش می برند، همواره با مشکلاتی مثل گم شدن گزارش ها، دسترسی محدود، خطای انسانی و هزینه های جانبی رو به رو هستند. اینجاست که ابزار تولید گزارش و سیستم طراحی گزارش مبتنی بر ذخیره سازی دیجیتال می تواند ساختار سازمان را دگرگون کند.
در سال های اخیر، سازمان ها متوجه شدند که گزارش های کاغذی نه قابلیت جست و جو دارند، نه قابل ویرایش هستند و نه در برابر زمان و آسیب های فیزیکی مقاومند. به همین دلیل، استفاده از گزارش ساز مبتنی بر پایگاه داده و گزارش سازی بدون کد نویسی به یک استاندارد مدیریتی تبدیل شده است. در این روش، هر گزارش در لحظه ثبت، در آرشیو دیجیتال ذخیره شده و با فیلتر گذاری پیشرفته و گروه بندی داده قابل دسترسی فوری خواهد بود. این ساختار نه تنها مانع گم شدن گزارش ها می شود، بلکه سرعت عملیات را در واحد های مختلف چند برابر می کند.
وقتی مدیران از گزارش های مدیریتی و تصمیم ساز استفاده می کنند، اولین نیاز آن ها دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات تاریخی است. در نسخه کاغذی، این کار تقریباً غیر ممکن است، اما با گزارش های زمان بندی شده، گزارش گیری بر خط و چند سطحی تمام داده ها به شکلی طبقه بندی شده در اختیار مدیر قرار می گیرد.
به عنوان مثال، تحلیل شاخص های کلیدی عملکرد تنها زمانی قابل اعتماد است که داده ها به درستی ذخیره شده باشند. ذخیره سازی دیجیتال این امکان را می دهد که گزارش ها هیچ گاه گم یا ناقص نشوند، نسخه های قدیمی حذف نشوند و تمامی تغییرات قابل رهگیری باشند.
به این ترتیب، سازمان به یک چرخه سالم از تحلیل داده های سازمانی دست پیدا می کند و تصمیم سازی مدیران بر پایه اطلاعات دقیق اتفاق می افتد.
بخش هایی مانند مالی، فروش، منابع انسانی و خرید از جمله واحد هایی هستند که بیشترین آسیب را از ثبت کاغذی می بینند. گزارش های مالی و حسابداری اگر گم شوند، بازسازی آن ها زمان بر و پر هزینه است. گزارش های فروش و بازاریابی نیاز به تحلیل های مداوم دارند و بدون ثبت دیجیتال، پیگیری روند ها دشوار می شود.
همچنین گزارش های انبار و موجودی و سفارشات و خرید به دلیل حجم بالا، نیازمند گزارش سازی سریع و ذخیره سازی ایمن هستند. آرشیو دیجیتال موجب می شود که حتی یک گزارش کوچک هم در ساختار سازمان از بین نرود و در هر زمان قابل بازیابی باشد.
در این میان، راهکار سیستم سامان یکی از مجموعه هایی است که توانسته با ارائه یک گزارش ساز سازمانی S2S ERP ، نگرانی های مربوط به گم شدن گزارش ها را از میان بردارد. این سیستم با پشتیبانی از گزارش های ترکیبی نموداری و جدولی، خروجی گزارش های چند قالبی و آرشیو دیجیتال ساخت یافته، امکان ثبت، جست و جو و بازیابی سریع داده ها را فراهم می کند.
مزیت بزرگ این راهکار، یکپارچگی آن با سایر سامانه های داخلی است؛ یعنی وقتی یک گزارش در واحدی ثبت می شود، بلا فاصله در سایر واحد ها نیز قابل مشاهده و رهگیری خواهد بود. این یکپارچگی باعث می شود تمام گزارش های سازمان در یک ساختار منظم ذخیره شوند و احتمال گم شدن اطلاعات به صفر برسد.
ذخیره سازی دیجیتال یک تحول ضروری در مدیریت اسناد و گزارش هاست. استفاده از نرم افزار گزارش ساز S2S ERP باعث می شود هیچ گزارشی در چرخه کاری گم نشود، همه اطلاعات قابل رهگیری باشند و مدیران بتوانند با داده های دقیق تصمیم گیری کنند.
در نهایت، بهره گیری از راهکار هایی مانند راهکار سیستم سامان که ذخیره سازی، بایگانی، دسترسی و گزارش گیری را یکپارچه می کند، بهترین مسیر برای پیشگیری دائمی از گم شدن اطلاعات و تضمین سلامت داده های سازمانی است.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.