در عصر دیجیتال، حجم اطلاعات و مستندات سازمان ها به سرعت در حال افزایش است. مدیریت این حجم عظیم داده ها بدون استفاده از سیستم ذخیره سازی مستندات و بازیابی مستندات دیجیتال کارآمد، تقریباً غیرممکن است. سازمان ها نیاز دارند تا اطلاعات خود را به صورت منظم و قابل دسترس نگهداری کنند و مدیریت اسناد سازمانی به یک ضرورت حیاتی تبدیل شده است. استفاده از آرشیو الکترونیکی و طبقه بندی و دسته بندی مستندات، فرآیند مدیریت اطلاعات را ساده و استاندارد می کند و به کاهش اتلاف زمان و منابع کمک می کند.
سیستم های مدرن با ارائه فیلتر های هوشمند و شاخص های جستجو، امکان یافتن اسناد بر اساس تاریخ، نوع فایل، نویسنده و کلمات کلیدی را فراهم می کنند. این ویژگی به ویژه در سازمان هایی با حجم بالای مستندات حیاتی است.
حفظ محرمانگی و امنیت اطلاعات یکی از الزامات هر سازمانی است. کنترل دسترسی به مستندات به مدیران اجازه می دهد تا تعیین کنند چه افرادی به کدام اسناد دسترسی داشته باشند. علاوه بر این، قابلیت اشتراک گذاری ایمن فایل ها تضمین می کند که اطلاعات مهم تنها در اختیار افراد مجاز قرار گیرد.
امکان ردیابی تغییرات مستندات و نسخه برداری و پشتیبان گیری اسناد، باعث می شود که هیچ اطلاعاتی از بین نرود و تمام تغییرات قابل پیگیری باشد. این ویژگی ها برای سازمان هایی که با اسناد حساس و قانونی سروکار دارند، اهمیت ویژه ای دارد.
یکی از تحول آفرین ترین قابلیت های سیستم های نوین، ذخیره سازی ابری مستندات است. این ویژگی امکان دسترسی به اسناد از هر مکان و با هر دستگاهی را فراهم می کند و وابستگی به سیستم های محلی و سنتی را کاهش می دهد.همچنین، اتوماسیون مدیریت مستندات، فرآیند های دستی را به حداقل رسانده و باعث کاهش کاغذ بازی سازمانی می شود. این اتوماسیون شامل ارسال خودکار اسناد به افراد مرتبط، تایید و بایگانی هوشمند است که خطا های انسانی را کاهش می دهد و سرعت انجام کارها را افزایش می دهد.
سیستم های پیشرفته مدیریت مستندات، مدیریت چرخه عمر اسناد را از تولید تا حذف ایمن انجام می دهند. این فرآیند شامل نگهداری، بایگانی و حذف قانونی و امن اسناد قدیمی است.همچنین، استاندارد سازی فرمت اسناد باعث می شود که اطلاعات سازمانی یکپارچه و قابل پردازش باشند و امکان اشتراک گذاری و تحلیل داده ها به راحتی فراهم شود. این ویژگی برای شرکت های بزرگ که با تیم های متعدد و پروژه های پیچیده سروکار دارند، حیاتی است.
ادغام سیستم ذخیره سازی و بازیابی مستندات با سیستم مدیریت دانش باعث می شود تا اطلاعات به دانش کاربردی تبدیل شده و کارایی و بهره وری سازمانی به طور چشمگیری افزایش یابد. کارکنان می توانند به سرعت به دانش مورد نیاز دسترسی پیدا کنند و تصمیم گیری های هوشمندانه تری داشته باشند.
با استفاده از سیستم های هوشمند، زمان صرف شده برای جستجو و مدیریت اسناد کاهش می یابد و از سوی دیگر، دقت در بازیابی اطلاعات افزایش پیدا می کند. این موضوع باعث بهبود عملکرد تیم ها و کاهش هزینه های عملیاتی می شود.
نرم افزار کنترل مستندات راهکار سیستم سامان یک راهکار جامع برای ذخیره سازی و بازیابی مستندات است که تمامی نیازهای سازمان ها را پوشش می دهد. این نرم افزار با امکاناتی همچون:
مدیریت اطلاعات را ساده، امن و سریع می کند. با استفاده از این نرم افزار، سازمان ها می توانند از روش های سنتی و کاغذی فاصله بگیرند و بهره وری، سرعت و دقت در انجام کار ها را به حداکثر برسانند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.