در سازمان های امروزی، مدیریت منابع انسانی دیگر صرفاً به ثبت اطلاعات پرسنلی محدود نمی شود و نقش راهبردی تری در موفقیت کسب و کار ایفا می کند. افزایش تعداد کارکنان، تنوع شیفت های کاری، مرخصی ها، مأموریت ها و الزامات قانونی باعث شده روش های سنتی و دستی پاسخ گوی نیاز سازمان ها نباشند. خطا های انسانی در ثبت مرخصی یا برنامه ریزی شیفت ها نه تنها باعث نا رضایتی کارکنان می شود، بلکه هزینه های پنهان و آشکاری را نیز به سازمان تحمیل می کند. در چنین شرایطی، استفاده از نرم افزار منابع انسانی و اتوماسیون فرآیند های HR به یک ضرورت اجتناب نا پذیر تبدیل شده است.
در بسیاری از سازمان ها، فرآیند درخواست مرخصی و تعیین شیفت ها همچنان از طریق فرم های کاغذی، فایل های اکسل یا پیام رسان ها انجام می شود. این روش ها علاوه بر اتلاف زمان، احتمال بروز خطا، تداخل شیفت ها و نا هماهنگی بین واحد ها را افزایش می دهند. نبود یک سیستم منابع انسانی متمرکز باعث می شود مدیران دید دقیقی نسبت به وضعیت نیروی انسانی نداشته باشند و تصمیم گیری ها بر اساس حدس و تجربه انجام شود، نه داده های واقعی.
سیستم های HRM و HCM با هدف دیجیتال سازی و یکپارچه سازی فرآیند های منابع انسانی طراحی شده اند. این نرم افزار ها امکان مدیریت مرخصی، ثبت تردد کارکنان، شیفت بندی و کنترل ساعات کاری را در یک بستر واحد فراهم می کنند. اتوماسیون این فرآیند ها نه تنها سرعت انجام امور را افزایش می دهد، بلکه شفافیت، دقت و قابلیت پیگیری را نیز به شکل چشمگیری بهبود می بخشد.
در نرم افزار HR، کارکنان می توانند درخواست مرخصی خود را به صورت آنلاین ثبت کرده و وضعیت آن را در هر لحظه مشاهده کنند. سیستم به صورت خودکار موجودی مرخصی، قوانین سازمانی، محدودیت های زمانی و تداخل با شیفت های کاری را بررسی می کند. این رویکرد باعث کاهش رفت و آمد های اداری، افزایش شفافیت و ایجاد حس عدالت و اعتماد در میان کارکنان می شود.
شیفت بندی دستی، به ویژه در سازمان های تولیدی، درمانی یا خدماتی، بسیار پیچیده و زمان بر است. نرم افزار حضور و غیاب یکپارچه با سیستم منابع انسانی، امکان تعریف الگو های مختلف شیفت، چرخش کاری و مدیریت استراحت ها را فراهم می کند. این سیستم ها با در نظر گرفتن مهارت کارکنان، قوانین کار و نیاز عملیاتی سازمان، برنامه ریزی دقیق تری ارائه می دهند.
ثبت خودکار ورود و خروج کارکنان، خطا های ناشی از ثبت دستی را به حداقل می رساند. اطلاعات تردد به صورت لحظه ای ذخیره و تحلیل می شود و محاسبه اضافه کاری، تأخیر یا مأموریت ها با دقت بالاتری انجام می گیرد. این داده ها پایه ای قابل اعتماد برای سایر فرآیند های منابع انسانی محسوب می شوند.
یکی از مهم ترین مزایای اتوماسیون منابع انسانی، ارتباط مستقیم بین مدیریت مرخصی و نرم افزار حقوق و دستمزد است. زمانی که اطلاعات شیفت و مرخصی به صورت دقیق ثبت شود، محاسبه حقوق، مزایا، بیمه و مالیات بدون خطا انجام می شود. این یکپارچگی باعث کاهش اختلافات مالی و افزایش اعتماد کارکنان به سیستم حقوق و مزایا می شود.
وقتی برنامه ریزی شیفت ها شفاف و عادلانه باشد و کارکنان از وضعیت کاری خود آگاه باشند، انگیزه و بهره وری افزایش می یابد. مدیریت بهره وری نیروی انسانی به مدیران کمک می کند منابع را به درستی تخصیص دهند و از فرسودگی یا کمبود نیروی انسانی جلوگیری کنند. این موضوع تأثیر مستقیمی بر عملکرد کلی سازمان دارد.
داشبورد های تحلیلی HR نمایی جامع از وضعیت مرخصی ها، شیفت ها، ساعات کاری و اضافه کاری ارائه می دهند. این گزارش ها به مدیران امکان می دهد روند ها را تحلیل کرده و تصمیم های مبتنی بر داده بگیرند. دسترسی سریع به این اطلاعات، واکنش سازمان به تغییرات را سریع تر و دقیق تر می کند.
اتوماسیون منابع انسانی تضمین می کند که قوانین کار، محدودیت ساعات کاری و ضوابط مرخصی به درستی اجرا شود. این موضوع ریسک جرائم قانونی و مشکلات حسابرسی را کاهش می دهد. همچنین سازمان می تواند با اطمینان بیشتری در برابر نهاد های نظارتی پاسخگو باشد.
در این مسیر، راهکار سیستم سامان S2S با ارائه نرم افزار منابع انسانی یکپارچه و منعطف، امکان اتوماسیون کامل مدیریت مرخصی و شیفت ها را فراهم کرده است. این راهکار با تمرکز بر دقت اطلاعات، کاهش خطای انسانی و بهینه سازی زمان بندی، به سازمان ها کمک می کند فرآیند های HR را هوشمندانه و متناسب با نیاز های واقعی خود مدیریت کنند.
اتوماسیون مدیریت مرخصی و شیفت ها با استفاده از نرم افزار منابع انسانی و سیستم HRM، راهکاری مؤثر برای کاهش خطای انسانی، افزایش شفافیت و بهبود بهره وری سازمان است. استفاده از نرم افزار هایی مانند راهکار سیستم سامان S2S باعث می شود منابع انسانی از یک واحد عملیاتی به یک بازوی استراتژیک در تحول دیجیتال سازمان تبدیل شود و مسیر رشد پایدار را هموار کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.