نرم افزار کنترل مستندات نقش مهمی در نظم اطلاعات سازمانی ایفا می کند. در بسیاری از سازمان ها حجم بالایی از اسناد، مدارک فنی، رویه ها، دستور العمل ها و سوابق اجرایی تولید می شود که بدون یک ساختار مشخص، دسترسی به آن ها دشوار خواهد بود.
آرشیو اصولی مستندات تنها به معنای نگهداری فایل ها نیست، بلکه فرآیندی است که امکان دسترسی سریع، کنترل تغییرات، حفاظت از اطلاعات و پشتیبانی از فرآیند های سازمانی را فراهم می کند. به همین دلیل امروزه آرشیو مستندات به یکی از بخش های کلیدی مدیریت اطلاعات سازمان تبدیل شده است.
یکی از مهم ترین اهداف مدیریت اسناد سازمانی، ایجاد نظم و انسجام در اطلاعات است. زمانی که اسناد در مکان های مختلف ذخیره شوند یا ساختار مشخصی نداشته باشند، جستجو و بازیابی آن ها زمان بر خواهد بود.
استفاده از طبقه بندی مستندات و دسته بندی مدارک باعث می شود هر سند در جایگاه مناسب خود قرار گیرد. همچنین ایجاد یک بانک اطلاعات مستندات امکان دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز را فراهم می کند.
سازمان هایی که آرشیو منظمی دارند، در مقایسه با سازمان های دارای اسناد پراکنده، سرعت عمل بیشتری در انجام فعالیت های اجرایی و مدیریتی خواهند داشت.
یکی از مهم ترین اصول آرشیو حرفه ای، کنترل نسخه مستندات است. بسیاری از مشکلات سازمان ها به دلیل استفاده از نسخه های قدیمی یا غیر معتبر اسناد ایجاد می شود.
مدیریت صحیح تاریخچه تغییرات مستندات و مدیریت نسخه اسناد باعث می شود کاربران همواره به آخرین نسخه معتبر دسترسی داشته باشند. همچنین ثبت سوابق تغییرات مستندات امکان رهگیری اصلاحات انجام شده را فراهم می کند.
در مقابل، نبود کنترل نسخه می تواند باعث بروز خطا، دوباره کاری و کاهش کیفیت فرآیند های سازمانی شود.
یک آرشیو موفق تنها محل ذخیره سازی مدارک نیست. فرآیند های مرتبط با تایید، بازبینی و انتشار اسناد نیز باید به شکل ساختار یافته مدیریت شوند.
استفاده از گردش کار مستندات و فرآیند تصویب مستندات موجب می شود تمامی مراحل ایجاد و انتشار اسناد قابل پیگیری باشند. همچنین مدیریت تایید مدارک و کنترل گردش اسناد از انتشار مدارک تأیید نشده جلوگیری می کند.
این رویکرد علاوه بر افزایش نظم سازمانی، قابلیت اطمینان مستندات را نیز ارتقا می دهد.
هر سازمان دارای اطلاعات ارزشمندی است که باید در برابر دسترسی های غیر مجاز محافظت شوند. به همین دلیل امنیت مستندات سازمانی یکی از ارکان اصلی سیستم های مدیریت مستندات محسوب می شود.
تعریف سطح دسترسی اسناد، مدیریت دسترسی مستندات و کنترل مجوز های مستندات باعث می شود هر کاربر تنها به اطلاعات مرتبط با وظایف خود دسترسی داشته باشد.
همچنین ثبت سوابق فعالیت کاربران و ردیابی دسترسی ها به سازمان کمک می کند امنیت اطلاعات را در سطح مطلوب حفظ کند.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه راهکار های تخصصی حوزه مستندات، امکان مدیریت ساختار یافته مدارک و سوابق سازمانی را فراهم می کند. بهرهگیری از سامانه مدیریت مستندات و نرم افزار DMS به سازمان ها کمک می کند فرآیند های مرتبط با ذخیره سازی، جستجو، بازنگری و کنترل اسناد را به شکل منظم مدیریت کنند.
این راهکار ها علاوه بر افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات، زمینه بهبود کنترل فرآیند ها و کاهش ریسک ناشی از پراکندگی اسناد را نیز فراهم می کنند.
آرشیو اصولی مستندات یکی از الزامات مهم سازمان های امروزی است. استفاده از آرشیو مستندات، آرشیو الکترونیکی اسناد، مدیریت چرخه اسناد، بازیابی مستندات و مدیریت ریسک مستندات موجب می شود اطلاعات سازمان به صورت دقیق، قابل دسترس و قابل اعتماد نگهداری شوند.
سازمان هایی که فرآیند آرشیو را به شکل ساختار یافته اجرا میکنند، آمادگی بیشتری برای توسعه، ممیزی و مدیریت دانش سازمانی خواهند داشت. راهکار سیستم سامان نیز با ارائه ابزار های تخصصی این حوزه، مسیر مدیریت و آرشیو مستندات را برای سازمان ها تسهیل می کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.