در بسیاری از سازمان ها حجم بالایی از اسناد، فرم ها و مدارک وجود دارد که مدیریت دستی آن ها باعث آشفتگی اطلاعات می شود.
زمانی که اسناد به صورت پراکنده نگهداری شوند، دسترسی به اطلاعات دشوار می شود و احتمال استفاده از نسخه های قدیمی افزایش می یابد. در مقابل، استفاده از سیستم های تخصصی مدیریت مستندات باعث نظم، شفافیت و دسترسی سریع تر به اطلاعات می شود.
نرم افزار کنترل مستندات سیستمی است که برای سازماندهی، نگهداری و نظارت بر اسناد طراحی شده است. این نرم افزار امکان ثبت، ذخیره و مدیریت انواع مدارک را فراهم می کند و به کاربران کمک می کند اسناد مورد نیاز خود را سریع تر پیدا کنند.
در بسیاری از شرکت ها، اسناد در پوشه های مختلف ذخیره می شوند و یافتن نسخه صحیح آن ها دشوار است. اما در یک سیستم مدیریت مستندات، تمام اطلاعات به صورت ساختار یافته ثبت می شوند.
این نرم افزار ها همچنین امکان مدیریت چرخه عمر مستندات را فراهم می کنند. به این معنا که از زمان ایجاد یک سند تا ویرایش، تأیید و بایگانی آن، همه مراحل به صورت قابل پیگیری ثبت می شود.
یکی از مهم ترین قابلیت های این سیستم ها کنترل نسخه مستندات است. این ویژگی کمک می کند تا آخرین نسخه هر سند مشخص باشد و از استفاده از نسخه های قدیمی جلوگیری شود.
قابلیت دیگر مدیریت گردش مستندات است. در این فرآیند، اسناد بین بخش های مختلف سازمان منتقل می شوند تا بررسی و تأیید شوند.
همچنین کنترل دسترسی اسناد نقش مهمی در امنیت اطلاعات دارد. این قابلیت مشخص می کند که هر کاربر به چه مدارکی دسترسی داشته باشد.
در کنار این موارد، امکاناتی مانند طبقه بندی اسناد سازمانی و ثبت تاریخچه اسناد باعث می شود اطلاعات با نظم بیشتری ذخیره شوند.
ابزار های آرشیو اسناد دیجیتال و مدیریت بایگانی الکترونیکی نیز کمک می کنند مدارک قدیمی به صورت ساختار یافته نگهداری شوند و در صورت نیاز به سرعت بازیابی شوند.
استفاده از نرم افزار کنترل مستندات باعث افزایش نظم در اطلاعات می شود. زمانی که اسناد در یک سیستم متمرکز نگهداری شوند، دسترسی به آن ها سریع تر و دقیق تر خواهد بود.
یکی از مزایای مهم این سیستم ها نظارت بر مستندات است. مدیران می توانند روند ایجاد، ویرایش و تأیید اسناد را بررسی کنند.
همچنین امکان پیگیری تغییرات اسناد وجود دارد. این موضوع باعث می شود هر گونه تغییر در مدارک ثبت شود و سوابق قابل بررسی باشد.
از دیگر مزایا می توان به مدیریت فرم ها و مدارک اشاره کرد. این قابلیت کمک می کند فرم های سازمانی به صورت منظم ثبت و نگهداری شوند.
در نهایت، استفاده از چنین سیستمی باعث ساماندهی اسناد و افزایش بهره وری در فرآیند های کاری می شود.
شرکت راهکار سیستم سامان با ساخت نرم افزار مدیریت عملیات کارخانه S2S ERP و ماژول های مالی، تولید و مدیریتی فعالیت می کند و در حوزه مدیریت اسناد نیز ماژول کاربردی و تخصصی ارائه می دهد.
این مجموعه با ارائه ابزار های تخصصی به شرکت ها کمک می کند تا فرآیند مستند سازی فرآیند ها و مدیریت اسناد را به صورت ساختار یافته اجرا کنند. استفاده از چنین سیستم هایی باعث می شود اسناد به صورت دقیق ثبت شده و دسترسی به آن ها آسان تر شود.
در مجموع، یکی از قابلیت های مهم نرم افزار S2S ERP برای ساماندهی اطلاعات در شرکت ها، کنترل و مدیریت مستندات می باشد. این سیستم با امکاناتی مانند کنترل نسخه، بایگانی الکترونیکی، مدیریت گردش اسناد و ثبت تاریخچه مدارک، نظم بیشتری در اطلاعات ایجاد می کند.
شرکت هایی که از چنین ابزار هایی استفاده می کنند، می توانند فرآیند های مستند سازی خود را به شکل دقیق تری مدیریت کنند. در این میان، نرم افزار های ارائه شده توسط راهکار سیستم سامان می تواند به سازمان ها کمک کند تا سیستم مدیریت مستندات خود را به شکل حرفه ای پیاده سازی کنند.
این نرم افزار برای مدیریت، نگهداری و ساماندهی اسناد استفاده می شود و امکان دسترسی سریع و کنترل نسخه مدارک را فراهم می کند.
کنترل نسخه اسناد، مدیریت گردش مستندات، ثبت تاریخچه تغییرات و کنترل دسترسی کاربران از مهم ترین ویژگی های این سیستم هستند.
بله، هر سازمانی که با حجم زیادی از اسناد و مدارک سر و کار دارد می تواند از این نرم افزار برای مدیریت بهتر اطلاعات استفاده کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.