در دنیای امروز، سازمان ها با حجم عظیمی از اطلاعات و مدارک رو به رو هستند که اگر به درستی مدیریت نشوند، می توانند منجر به بی نظمی، خطا، و حتی از دست رفتن اطلاعات حیاتی شوند. در این میان، اتوماسیون گردش و کنترل مدارک نقش مهمی در تسهیل فرآیند های سازمانی ایفا می کند. این فناوری با ترکیب ابزار های نوین، بستری امن، سریع و دقیق برای مدیریت مدارک (Document Management) فراهم می سازد.
در هر سازمان، هزاران سند و مدرک به شکل روزانه تولید، دریافت یا اصلاح می شود. این مدارک شامل قرارداد ها، گزارش ها، صورت جلسات، مستندات فنی، فرم ها و سایر اسناد رسمی هستند. بدون استفاده از سیستم مدیریت مدارک (Document Management System - DMS)، نظارت بر این اطلاعات بسیار دشوار خواهد بود.
کاهش خطای انسانی با Workflow Automation
اتوماسیون گردش کار (Workflow Automation) به معنای خودکارسازی فرآیند هایی است که در آن مدارک بین افراد مختلف گردش می کنند. با تعریف مسیرهای مشخص برای گردش مدارک، بسیاری از خطا های انسانی حذف شده و بهره وری سازمانی افزایش می یابد.
بهینه سازی روند تأیید و امضا
یکی از مزایای اصلی این سیستم ها، تسهیل روند تأیید مدارک (Document Approval Process) است. با استفاده از تأییدیه و امضا دیجیتال (Digital Approval and Signature)، اسناد بدون نیاز به چاپ و به صورت کاملاً دیجیتال تأیید می شوند. این موضوع زمان چرخه تأیید را به شدت کاهش می دهد و باعث تسریع در اجرای فرآیند ها می شود.
کنترل نسخه (Version Control)
هر مدرک ممکن است چندین بار ویرایش شود. بدون کنترل نسخه (Version Control)، یافتن آخرین نسخه و ردیابی تغییرات دشوار خواهد بود. سیستم های کنترل مدارک امکان مشاهده تاریخچه تغییرات را فراهم کرده و از تداخل نسخه ها جلوگیری می کنند.
دسترسی و امنیت مدارک
یکی از چالش های مهم در مدیریت مدارک، حفاظت از اطلاعات محرمانه و حیاتی است. با استفاده از دسترسی مبتنی بر نقش (Role-based Access Control)، می توان سطح دسترسی کاربران را بر اساس موقعیت شغلی، گروه کاری یا پروژه محدود کرد.
ذخیره سازی ابری و بایگانی امن
ذخیره سازی ابری مدارک (Cloud Document Storage) یکی از ویژگی های ضروری سیستم های مدرن است که علاوه بر دسترسی آسان، امکان ثبت و بایگانی مدارک (Document Archiving) را در فضایی امن و دائمی فراهم می کند.
بهبود کنترل تغییرات
با کنترل تغییرات مدارک (Change Control)، هرگونه تغییر در اسناد قابل رهگیری است و تاریخچه ای دقیق از فعالیت های انجام شده ثبت می شود. این موضوع به خصوص در صنایع حساس مانند نفت و گاز، داروسازی یا ساخت و ساز اهمیت حیاتی دارد.
گزارش گیری و پایش دقیق
قابلیت پایش و گزارش گیری (Tracking and Reporting) یکی از مهم ترین ابزارهای مدیریتی برای تحلیل عملکرد افراد، واحد ها و فرآیند هاست. این قابلیت به مدیران امکان می دهد تصمیم های استراتژیک بر اساس داده های واقعی اتخاذ کنند.
یکپارچه سازی با سیستم های دیگر
یکپارچه سازی سیستم ها (System Integration) با سایر نرم افزارهای سازمانی مانند ERP، CRM یا سیستم های مالی باعث تسهیل جریان اطلاعات و حذف ورود داده های تکراری می شود.
سیستم های مدیریت مستندات، بخشی از اتوماسیون اداری (Office Automation) محسوب می شوند که با فراهم سازی کارتابل الکترونیکی (Electronic Inbox)، ارسال و دریافت اسناد را سریع تر و شفاف تر می کنند. همچنین با مدیریت فایل ها (File Management) به صورت ساختارمند، بازیابی اطلاعات بسیار آسان تر می شود.
در میان نرم افزار های ایرانی موجود، نرم افزار کنترل مستندات راهکار سیستم سامان به عنوان یکی از کامل ترین و پیشرفته ترین راهکارها در حوزه اتوماسیون گردش و کنترل مدارک شناخته می شود. این سیستم با بهره گیری از جدید ترین فناوری ها، امکانات زیر را در اختیار سازمان ها قرار می دهد:
راهکار سیستم سامان، انتخابی هوشمند برای سازمان هایی است که به دنبال مدیریت یکپارچه مستندات، افزایش بهره وری و ارتقای امنیت اطلاعات هستند. این نرم افزار در صنایع مختلف از جمله پتروشیمی، بانکداری، آموزش، بهداشت و درمان، تولیدی و دولتی پیاده سازی شده و بازخورد های مثبتی دریافت کرده است.
در نهایت، اتوماسیون گردش و کنترل مدارک دیگر یک انتخاب لوکس نیست، بلکه ضرورتی برای بقا و رشد سازمان ها در فضای رقابتی امروز است. استفاده از سیستم های پیشرفته مانند راهکار سیستم سامان می تواند مسیر تحول دیجیتال در مدیریت مستندات را هموار کرده و سازمان ها را به سوی بهره وری بیشتر و کاهش ریسک سوق دهد.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.