در دنیای امروز که رقابت و استاندارد های کیفی به صورت فزاینده ای در حال افزایش است، کنترل مستندات سازمانی به یکی از ارکان کلیدی موفقیت و تضمین کیفیت در هر سازمان تبدیل شده است. فرآیند های دقیق و منظم مدیریت مستندات، نه تنها باعث افزایش بهره وری می شود، بلکه تضمین می کند سازمان بتواند با الزامات قانونی و استاندارد های بین المللی مانند ایزو مطابقت کامل داشته باشد.
قبل از هر چیز باید بدانیم مستندات چیست و چه تفاوتی با مدارک دارد. مستندات به مجموعه ای از اطلاعات ثبت شده و نگهداری شده گفته می شود که برای اثبات فعالیت ها، تصمیمات و فرآیند های سازمانی به کار می رود.
اما مدارک، اسناد رسمی و قانونی هستند که برای اثبات حق یا ادعا های خاص مورد استفاده قرار می گیرند. در فرآیند کنترل مستندات، شناخت دقیق این تفاوت ها اهمیت زیادی دارد تا بتوان روش اجرایی مناسبی برای مدیریت هر کدام تعریف کرد.
روش اجرایی کنترل مستندات چارچوبی است که نحوه ایجاد، بازبینی، تصویب، توزیع، نگهداری و آرشیو مستندات را مشخص می کند. این روش اجرایی شامل موارد زیر است:
پیاده سازی دقیق این روش اجرایی باعث می شود مستندات همیشه به روز، قابل دسترس و مطابق با نیازهای سازمان باشند.
یکی از بخش های مهم در روش اجرایی کد گذاری و کنترل مستندات ایزو، تخصیص کد های منحصر به فرد به هر سند است. این کد گذاری باعث می شود که هر مستند به سرعت قابل شناسایی، ردیابی و بازیابی باشد. به کمک این سیستم، ردیابی تغییرات، پیگیری نسخه های جدید و قدیمی و مدیریت توزیع مستندات بسیار ساده تر و دقیق تر خواهد بود.
کنترل سوابق کیفیت نقش کلیدی در نگهداری و ثبت تغییرات فرآیند های سازمانی دارد. این کنترل باعث می شود سوابق مربوط به عملکرد کیفیت به درستی ثبت و نگهداری شود و در صورت نیاز، مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد.
این سوابق بخش مهمی از مستندات سازمانی هستند که در ممیزی های داخلی و خارجی اهمیت بسیار زیادی دارند.
برای سازمان هایی که به دنبال مدیریت کامل و حرفه ای مستندات خود هستند، استفاده از نرم افزارهای تخصصی مانند S2S ERP بهترین گزینه است. این نرم افزار ویژگی های منحصر به فردی ارائه می دهد که فرآیند کنترل مستندات را بهینه و ساده می کند:
بدون یک سیستم دقیق و منظم برای کنترل مستندات، سازمان ها با مشکلات متعددی مواجه خواهند شد؛ از جمله سردرگمی در دسترسی به اطلاعات، اشتباهات ناشی از استفاده از نسخه های قدیمی، عدم انطباق با استاندارد های کیفی و ریسک از دست رفتن اطلاعات حیاتی.
بنابراین، کنترل مستندات سازمانی نه تنها یک الزام قانونی و استانداردی است بلکه ابزار کلیدی برای تضمین کیفیت و بهبود مستمر در سازمان محسوب می شود.
با توجه به اهمیت بی بدیل روش اجرایی کنترل مستندات و بهره مندی از فناوری های نوین مانند نرم افزار S2S ERP، سازمان ها می توانند مسیر خود را به سوی کیفیت بالا، انطباق کامل با استاندارد ها و بهبود مستمر هموار کنند.
مدیریت دقیق مستندات و سوابق کیفیت، همراه با به کارگیری سیستم های کد گذاری و نسخه بندی، پایه های اصلی یک سیستم کنترل مستندات موفق و اثربخش است که تضمین کننده آینده روشن سازمان خواهد بود.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.