در هر سازمانی، کنترل دقیق و مدیریت درست مستندات و تضمین کیفیت، از مهم ترین عوامل موفقیت و پایداری فرآیند ها به شمار می روند. این دو بخش در کنار یکدیگر باعث می شوند سازمان ها بتوانند با رعایت استاندارد ها، بهبود مستمر را در فرآیند ها ایجاد کرده و رضایت مشتریان را تضمین کنند. در این مقاله به بررسی اهمیت کنترل مستندات، تضمین کیفیت و نحوه ارتباط موثر آن ها برای موفقیت سازمانی می پردازیم.
قبل از هر چیز لازم است مفهوم مستندات چیست را بدانیم. مستندات مجموعه ای از اطلاعات ثبت شده، شامل دستورالعمل ها، فرم ها، گزارش ها، سوابق و مدارکی است که شواهدی از اجرای صحیح فرآیند ها و فعالیت ها ارائه می دهد. در مقابل، مدارک معمولاً شامل اسنادی است که الزام قانونی یا قراردادی دارند و باید حفظ شوند.تفاوت مدارک و مستندات در این است که مستندات فراتر از مدارک قانونی بوده و شامل تمام شواهد و اسناد مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت هستند که کنترل دقیق آن ها برای تضمین کیفیت ضروری است.
کنترل مستندات سازمانی یکی از پایه های اصلی سیستم های مدیریت کیفیت است. هدف از کنترل مستندات، تضمین صحت، کامل بودن و قابل دسترس بودن اطلاعات در زمان نیاز است. برای این منظور، سازمان ها از دستورالعمل کنترل اسناد و مدارک استفاده می کنند که مراحل نگهداری، اصلاح، بازبینی و بایگانی اسناد را به صورت استاندارد و منظم تعریف می کند.استفاده از روش اجرایی کد گذاری و کنترل مستندات ایزو باعث می شود تمامی اسناد با استفاده از کد های یکتا دسته بندی شوند و امکان پیگیری، دسترسی و بازبینی آن ها به سهولت فراهم گردد. به عنوان مثال، استفاده از اکسل کد گذاری مستندات سازمان می تواند به عنوان یک ابزار ساده و کاربردی در مدیریت کد گذاری مستندات به کار رود.
یکی از بهترین روش ها برای مدیریت مستندات، تعریف یک نمونه روش اجرایی کنترل مدارک است که شامل مراحل زیر می شود:
این روش اجرایی باعث می شود که کلیه مستندات و مدارک سازمانی به صورت منظم و بدون خطا مدیریت شوند و از ایجاد نسخه های تکراری یا غیرمعتبر جلوگیری شود.
یکی از بخش های حیاتی در سیستم های مدیریت کیفیت، کنترل سوابق کیفیت است. سوابق کیفیت شامل تمام اسناد و گزارش هایی است که اجرای صحیح فرآیند ها و انطباق با استاندارد ها را اثبات می کند. کنترل این سوابق به مدیران سازمان کمک می کند تا وضعیت کیفیت محصولات و خدمات را به دقت پایش کنند و نقاط ضعف را شناسایی نمایند.تضمین کیفیت (QA) فراتر از کنترل کیفیت (QC) است و به کل فرآیند ها، سیاست ها و دستورالعمل های سازمانی می پردازد که هدف آن اطمینان از رعایت استاندارد ها و بهبود مستمر است. ارتباط موثر بین کنترل مستندات و تضمین کیفیت باعث می شود سازمان بتواند به بهترین شکل ممکن ریسک ها را مدیریت کرده و رضایت مشتریان را افزایش دهد.
وقتی کنترل مستندات سازمانی به درستی انجام شود و تضمین کیفیت در سطح بالا پیاده سازی گردد، سازمان قادر خواهد بود:
این موارد همه به موفقیت سازمانی منتهی می شوند و باعث افزایش اعتبار، کارایی و بهره وری سازمان می گردند.
در نهایت، کنترل مستندات و تضمین کیفیت دو رکن کلیدی برای هر سازمانی هستند که به طور مستقیم بر موفقیت و پایداری سازمان تأثیر می گذارند. استفاده از دستورالعمل کنترل اسناد و مدارک، روش اجرایی کد گذاری و کنترل مستندات ایزو و ابزارهایی مانند اکسل کد گذاری مستندات سازمان می تواند به بهبود این فرآیند ها کمک کند. شناخت دقیق تفاوت مدارک و مستندات و رعایت کامل کنترل سوابق کیفیت، زمینه ساز اجرای موفق سیستم های مدیریت کیفیت و دستیابی به رضایت مشتریان خواهد بود.با پیاده سازی این اصول، سازمان ها می توانند مسیر موفقیت خود را هموار کرده و در بازار رقابتی جایگاه برتری کسب کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.