امروزه کنترل مستندات و مدیریت مستندات به یکی از ارکان اصلی بهره وری سازمان ها تبدیل شده است. بسیاری از مدیران هنگام انتخاب بین نرم افزار DMS و SharePoint با این سؤال مواجه می شوند که کدام گزینه برای استقرار یک سیستم مدیریت مستندات حرفه ای مناسب تر است؟
پاسخ به این سؤال به نیاز واقعی سازمان بستگی دارد. آیا هدف فقط ذخیره فایل است یا پیاده سازی یک سیستم کنترل مستندات ساختار یافته؟
DMS یا Document Management System یک سامانه کنترل مدارک تخصصی است که برای مدیریت اسناد سازمانی طراحی شده است. تمرکز آن بر فرآیند هایی مانند:
در پروژه های صنعتی و تولیدی، استفاده از نرم افزار کنترل مستندات باعث جلوگیری از خطا های انسانی و استفاده از نسخه های اشتباه می شود. به ویژه در حوزه هایی مانند کنترل مدارک مهندسی و مدیریت مدارک پروژه که هر تغییر ثبت و رهگیری می شود.
همچنین در سازمان هایی که ملزم به رعایت استاندارد های International Organization for Standardization هستند، وجود یک سیستم مدیریت مستندات QMS برای کنترل مستندات ISO 9001 و مدیریت ممیزی ها ضروری است.
SharePoint محصول شرکت Microsoft است و بیشتر به عنوان پلتفرم همکاری تیمی شناخته می شود. این ابزار امکاناتی مانند:
را ارائه می دهد.
SharePoint می تواند نقش یک سیستم بایگانی الکترونیکی ساده را ایفا کند، اما ذاتاً یک نرم افزار DMS تخصصی نیست. برای تبدیل آن به یک سیستم گردش مستندات حرفه ای، معمولاً نیاز به سفارشی سازی و توسعه دارد.
در یک سیستم DMS سازمانی، فرآیند نسخه گذاری مستندات کاملاً کنترل شده است. نسخه های منسوخ حذف یا قفل می شوند و تمامی تغییرات ثبت می شود. این موضوع برای مدیریت مستندات انطباق و ممیزی اهمیت بالایی دارد.
در مقابل، SharePoint نسخه بندی دارد اما برای سازمان های صنعتی با نیاز های پیچیده کافی نیست.
برای سازمان هایی که نیازمند کنترل مدارک ایزو، مدیریت سوابق کیفی و مستند سازی فرآیند ها هستند، یک سامانه مدیریت اسناد و مدارک تخصصی گزینه مناسب تری است.
DMS به صورت مستقیم برای کنترل مستندات در سیستم مدیریت کیفیت طراحی شده، در حالی که SharePoint بیشتر ابزار همکاری است تا ابزار انطباق.
در پروژه هایی مانند مدیریت مستندات پروژه نفت و گاز یا کنترل نقشه های فنی، نیاز به یک نرم افزار کنترل مدارک مهندسی تخصصی وجود دارد.
در چنین شرایطی، استفاده از یک سیستم یکپارچه مدیریت مستندات باعث کاهش ریسک و افزایش بهره وری می شود.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار کنترل مستندات ، راهکاری بومی برای سازمان های ایرانی فراهم کرده است. این سیستم با تمرکز بر:
به سازمان ها کمک می کند تا پراکندگی فایل ها و خطا های نسخه ای را کاهش دهند.
برای شرکت های تولیدی و پیمانکاری که نیاز به سیستم مدیریت مدارک برای کارخانه یا مدیریت مدارک شرکت تولیدی دارند، یک DMS تخصصی انتخاب منطقی تری نسبت به پلتفرم عمومی است.
تفاوت اصلی میان DMS و SharePoint در هدف طراحی آن هاست. SharePoint یک ابزار همکاری و اشتراک فایل است؛ اما DMS یک سیستم مدیریت مستندات تخصصی برای کنترل دقیق، انطباق استاندارد و مدیریت پروژه محسوب می شود.
اگر سازمان شما به مدیریت مستندات ممیزی، کنترل مدارک تضمین کیفیت و مدیریت مدارک پروژه نیاز دارد، انتخاب یک بهترین نرم افزار کنترل مستندات سازمانی تصمیمی حرفه ای خواهد بود.
در نهایت، انتخاب صحیح زمانی اتفاق می افتد که بدانید سازمان شما به یک فضای اشتراک فایل نیاز دارد یا به یک سامانه کنترل مدارک واقعی و ساختار یافته.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.