در بسیاری از سازمان ها ، مستند سازی یکی از حیاتی ترین و در عین حال پر خطا ترین فعالیت هاست. خطا هایی مانند استفاده از نسخه اشتباه مستندات ، حذف نا خواسته فایل ها ، عدم رعایت گردش تأیید ، یا دسترسی غیر مجاز ، همگی ریشه در فرآیند های دستی و غیر سیستمی دارند.
اینجاست که سیستم مدیریت مستندات (Document Management System – DMS) به عنوان یک راهکار کلیدی برای کاهش خطای انسانی و افزایش کیفیت مستند سازی سازمانی مطرح می شود.
نرم افزار کنترل مستندات سیستمی است که کل چرخه عمر مستندات را از ایجاد تا بایگانی الکترونیکی مدیریت می کند. این سیستم با ایجاد ساختار مشخص برای مدیریت مستندات ، کنترل نسخه ، گردش کار و امنیت اطلاعات ، وابستگی به عملکرد انسانی را به حداقل می رساند.
قبل از بررسی نقش DMS، لازم است به خطا های متداول اشاره کنیم :
یکی از مهم ترین قابلیت های DMS ، کنترل نسخه مستندات است.
با این قابلیت :
این ویژگی به طور مستقیم خطای انسانی را کاهش می دهد.
در سیستم های سنتی ، ارسال مستندات برای باز بینی و تأیید کاملا وابسته به افراد است.
DMS با گردش کار خودکار:
در نتیجه ، خطا های ناشی از فراموشی ، بی نظمی و تصمیم گیری سلیقه ای حذف می شوند.
یکی از الزامات مهم استاندارد های ISO، قابلیت رهگیری تغییرات است.
DMS با ثبت Audit Trail :
مشخص می کند چه کسی ، چه زمانی و چه تغییری ایجاد کرده
امکان بازگشت به نسخه های قبلی را فراهم می کند
شفافیت کامل برای ممیزی داخلی و خارجی ایجاد می شود
این قابلیت ، خطای انسانی در ثبت سوابق را به صفر نزدیک می کند.
در مستند سازی دستی ، یکی از بزرگ ترین ریسک ها دسترسی غیر مجاز است.
سیستم مدیریت مستندات با کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) :
استاندارد هایی مانند :
همگی بر کنترل مستندات ، سوابق کیفی و امنیت اطلاعات تأکید دارند.
DMS با ساختاردهی مستندات و حذف فرآیند های دستی ، ریسک عدم انطباق را به حداقل می رساند.
در سیستم های مدیریتی مانند :
وجود یک نرم افزار کنترل مستندات ، ستون فقرات این سیستم هاست و خطای انسانی را در کل سازمان کاهش می دهد.
DMSهای مدرن با استفاده از :
امنیت مستندات را افزایش داده و خطا های انسانی مرتبط با از دست رفتن اطلاعات را حذف می کنند.
راهکار سیستم سامان S2S با ارائه یک بستر یکپارچه برای مدیریت فرآیند ها و مستندات ، امکان پیاده سازی حرفه ای نرم افزار کنترل مستندات را فراهم می کند.
سامان S2S با اتصال DMS به QMS،BPM و سیستم های مدیریتی ، خطای انسانی را نه تنها در مستند سازی بلکه در کل زنجیره فرآیند های سازمانی کاهش می دهد.
نرم افزار مدیریت مستندات (DMS) با حذف فرآیند های دستی ، خودکار سازی گردش کار ، کنترل نسخه ، مدیریت دسترسی و انطباق با استاندارد های ISO، نقش کلیدی در کاهش خطای انسانی در مستند سازی سازمانی ایفا می کند.
ترکیب این قابلیت ها با راهکار های یکپارچه ای مانند راهکار سیستم سامان S2S، سازمان ها را به سمت دقت ، شفافیت و بلوغ فرآیندی سوق می دهد.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.