کنترل دسترسی مستندات، سطح بندی دسترسی فایل ها، حفاظت محرمانگی مستندات، ثبت سوابق مستندات و مدیریت مجوز های مشاهده از مهم ترین اجزای یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی محسوب می شوند. در بسیاری از سازمان ها حجم بالایی از اطلاعات حساس در قالب اسناد نگهداری می شود و اگر ساختار مناسبی برای مدیریت چرخه عمر مستندات و کنترل اسناد سازمانی وجود نداشته باشد، احتمال افشای اطلاعات به شدت افزایش پیدا می کند.
در گذشته بسیاری از سازمان ها مستندات خود را به صورت پراکنده ذخیره می کردند. این روش باعث می شد ردیابی تغییرات مستند، مدیریت تاریخچه مستندات و حتی جستجوی سریع مستندات با مشکلات جدی مواجه شود. در مقابل، استفاده از یک سیستم ساختارمند برای ذخیره سازی مرکزی مستندات و دسته بندی مستندات سازمانی می تواند کنترل کاملی بر امنیت اطلاعات ایجاد کند.
امروزه سازمان ها برای جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به اطلاعات، از مکانیزم هایی مانند ردیابی فعالیت کاربران مستندات، اعتبار سنجی اصالت مستند و توزیع کنترل شده مستندات استفاده می کنند. این روش ها علاوه بر افزایش امنیت، باعث افزایش شفافیت در مدیریت اطلاعات نیز می شوند.
یکی از مهم ترین اهداف کنترل دسترسی مستندات جلوگیری از دسترسی افراد غیر مجاز به اسناد حساس است. در یک سازمان بزرگ ممکن است صد ها کارمند به مستندات مختلف دسترسی داشته باشند. اگر سطح بندی دسترسی فایل ها به درستی تعریف نشود، اطلاعات محرمانه ممکن است در اختیار افراد نا مرتبط قرار گیرد.
سیستم های مدیریت مستندات با استفاده از مدیریت مجوز های مشاهده امکان تعیین دقیق سطح دسترسی برای هر کاربر را فراهم می کنند. برای مثال برخی کاربران فقط اجازه مشاهده اسناد را دارند، در حالی که گروهی دیگر می توانند مستندات را ویرایش یا منتشر کنند.
همچنین استفاده از ردیابی گردش مستندات و ثبت سوابق مستندات باعث می شود تمام فعالیت ها در سیستم ثبت شود. این موضوع در زمان بررسی امنیت اطلاعات یا پیگیری رخداد های احتمالی اهمیت زیادی دارد.
در بسیاری از استاندارد های مدیریتی مانند کنترل مستندات ISO 9001، مدیریت دقیق اسناد سازمانی یکی از الزامات اصلی محسوب می شود. سازمان ها باید بتوانند نشان دهند که تمام اسناد تحت کنترل هستند و دسترسی به آنها بر اساس قوانین مشخص انجام می شود.
در این استاندارد ها مفاهیمی مانند مستند سازی فرایند های کیفیت، کنترل مستندات مرتبط با ممیزی و مدیریت مستندات انطباق اهمیت ویژه ای دارند. در چنین شرایطی، وجود فرآیند های مشخص برای مدیریت مستندات SOP و مستند سازی گزارش های بازرسی باعث افزایش شفافیت سازمانی می شود.
همچنین وجود ساختار مشخص برای مدیریت باز بینی دوره ای و کنترل تاریخ انقضای مستندات کمک می کند تا نسخه های قدیمی یا منسوخ در سیستم باقی نمانند و کاربران همیشه به آخرین نسخه اسناد دسترسی داشته باشند.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه ماژول تخصصی یکپارچه با ERP در حوزه مدیریت بایگانی مستندات و گردش کار مستندات در نرم افزار S2S به سازمان ها کمک می کند تا ساختار منظم تری برای مدیریت اطلاعات ایجاد کنند. در چنین سیستمی تمامی اسناد در یک محیط واحد ذخیره شده و مدیریت متادیتای مستندات امکان دسته بندی دقیق آنها را فراهم می کند.
همچنین با استفاده از ابزار های مرتبط با سیستم مدیریت فرم ها و سیستم ارجاع مستندات، گردش اسناد میان واحد های مختلف سازمان به صورت کنترل شده انجام می شود. این فرآیند علاوه بر افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات، سطح امنیت اسناد را نیز به شکل قابل توجهی ارتقا می دهد.
وجود قابلیت هایی مانند مدیریت ساختار پرونده ها و سامان دهی آرشیو مستندات نیز باعث می شود اطلاعات سازمانی به شکل منظم نگهداری شوند و احتمال دسترسی غیر مجاز کاهش پیدا کند.
در دنیای امروز اطلاعات یکی از ارزشمند ترین دارایی های سازمان ها محسوب می شود. نبود ساختار مناسب برای کنترل دسترسی مستندات می تواند منجر به افشای اطلاعات، از دست رفتن داده های مهم یا بروز مشکلات حقوقی شود.
استفاده از روش هایی مانند مدیریت چرخه عمر مستندات، فهرست گذاری مستندات، کنترل اسناد واحد های عملیاتی و کنترل مستندات تولید به سازمان ها کمک می کند تا کنترل دقیق تری بر اسناد خود داشته باشند.
در این میان، نرم افزار S2S ارائه شده توسط راهکار سیستم سامان می تواند نقش مهمی در ایجاد یک ساختار منظم برای مدیریت مستندات ایفا کند. با استفاده از چنین سیستم هایی، سازمان ها قادر خواهند بود امنیت اطلاعات خود را افزایش دهند و از افشای داده های حساس جلوگیری کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.