در دنیای امروز ، حجم اسناد و اطلاعات سازمان ها به طور تصاعدی افزایش یافته است. مدیریت اسناد به صورت سنتی و کاغذی ، باعث اتلاف زمان ، کاهش بهره وری و ایجاد خطا های انسانی می شود. به همین دلیل سازمان های بزرگ به سمت دیجیتال سازی اسناد و پیاده سازی سیستم های مدیریت مستندات Document Management System) یا (DMSحرکت کرده اند.
با این حال ، راه اندازی چنین سیستم هایی در سازمان های بزرگ با چالش های متعددی رو به رو است. از محدودیت های فنی و امنیتی گرفته تا مسائل فرهنگی و مدیریتی ، همه می توانند مسیر موفقیت پروژه را پیچیده کنند. در این میان ، نرم افزار هایی مانند راهکار سیستم S2S به عنوان یک رصاهکار جامع برای مدیریت دیجیتال اسناد ، نسخه بندی ، کنترل دسترسی و گردش کار هوشمند شناخته می شوند که می توانند بسیاری از این مشکلات را کاهش دهند.
در این مقاله ، به بررسی اصلی ترین چالش های پیاده سازی DMS در سازمان های بزرگ ، راهکار های مقابله با آن ها و مزایای استفاده از سیستم های پیشرفته مانند راهکار سیستم S2S می پردازیم.
یکی از مهم ترین مشکلات در پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد ، مسائل فنی است. سرور های محلی (On-premise Server) ممکن است برای ذخیره سازی حجم بالای اسناد کافی نباشند و نیازمند افزایش ظرفیت یا مهاجرت به فضای ابری (Cloud Storage) باشند. همچنین ، همگام سازی (Synchronization) بین شعب مختلف سازمان و کاربران دور کار یک چالش بزرگ محسوب می شود.
نسخه بندی اسناد (Version Control) نیز اهمیت ویژه ای دارد ، زیرا در سازمان های بزرگ ، چندین نسخه از یک سند ممکن است هم زمان توسط افراد مختلف ویرایش شود. عدم مدیریت صحیح نسخه ها باعث اشتباهات و تضاد اطلاعات می شود.
امنیت اسناد یکی دیگر از چالش های حیاتی است. رمز نگاری اطلاعات (Data Encryption) و مدیریت دسترسی کاربران (Roles & Permissions) باید به گونه ای طراحی شود که هم حفاظت از اطلاعات حساس تضمین شود و هم استفاده از سیستم برای کارکنان ساده و کاربردی باشد.
در کنار این ها ،) OCR تشخیص متن از تصویر (برای اسکن اسناد کاغذی و تبدیل آن ها به فرمت دیجیتال ممکن است با خطا همراه باشد ، که به نوبه خود کیفیت اطلاعات را کاهش می دهد.
پیاده سازی سیستم کنترل مستندات نیازمند مدیریت دقیق پروژه است. تعیین نقش ها و مجوز های دسترسی (Access Management) و تعریف گردش کار اسناد (Workflow) می تواند پیچیده باشد ، به ویژه زمانی که سازمان دارای چندین دپارتمان با فرآیند های متفاوت است.
آموزش کارکنان نیز یکی از چالش های مهم است. بسیاری از کارکنان با سیستم های دیجیتال جدید آشنا نیستند و ممکن است از استفاده از نرمافزار DMS خود داری کنند. در نتیجه ، حتی با وجود ابزار های پیشرفته ، بهره وری کامل حاصل نمی شود.
مقاومت در برابر تغییر و فرهنگ سازمانی از دیگر مشکلاتی است که نمی توان نادیده گرفت. برخی کارکنان به روش های سنتی بایگانی عادت دارند و تمایل ندارند به سیستم دیجیتال منتقل شوند. علاوه بر این ، پراکندگی اسناد و عدم یکپارچگی با سیستم های موجود مانند ERP یا CRM ، اجرای موفق DMS را دشوار می کند.
نرم افزار راهکار سیستم سامان S2S به عنوان یک سیستم جامع مدیریت دیجیتال اسناد ، بسیاری از چالش های فوق را حل کرده است. این نرم افزار قابلیت های متعددی دارد ، از جمله :
با استفاده از S2S، سازمان ها می توانند گردش کار اسناد را بهینه کرده و خطای انسانی را کاهش دهند ، ضمن اینکه امنیت اطلاعات حساس تضمین می شود.
برای موفقیت در پیاده سازی DMS، استفاده از ابزار هایی مانند یاد آوری و هشدار (Notifications & Alerts) و گزارش گیری تحلیلی (Reporting & Analytics) اهمیت زیادی دارد. این قابلیت ها به مدیران کمک می کند تا روند پردازش اسناد را پایش کنند و از مشکلات احتمالی جلوگیری کنند.
استفاده از Mobile Access نیز به کارکنان اجازه می دهد تا از هر نقطه به اسناد دسترسی داشته باشند و از اتلاف وقت جلوگیری شود. همچنین ، استفاده از امضای دیجیتال (Digital Signature) سرعت تایید و تایید اسناد را افزایش می دهد و نیاز به چاپ و امضای فیزیکی را کاهش می دهد.
پیاده سازی موفق سیستم مدیریت اسناد ، مزایای قابل توجهی دارد :
استفاده از نرم افزار هایی مانند راهکار سیستم سامان S2S، با ارائه این قابلیت ها، فرآیند مدیریت اسناد را هم برای مدیران و هم کارکنان ساده و موثر می کند.
پیاده سازی سیستم کنترل مستندات در سازمان های بزرگ با چالش های فنی ، مدیریتی و سازمانی همراه است. از مسائل فنی مانند سرور های محلی و امنیت داده ها گرفته تا مقاومت کارکنان و پراکندگی اسناد ، همه می توانند پروژه را پیچیده کنند.
راهکار هایی مانند آموزش کارکنان ، طراحی گردش کار هوشمند ، استفاده از OCR ، امضای دیجیتال و Mobile Access، می توانند بسیاری از مشکلات را کاهش دهند. به علاوه ، انتخاب یک نرم افزار جامع و حرفه ای مانند S2S می تواند امنیت ، بهره وری و کنترل اسناد را به طور قابل توجهی بهبود بخشد.
با اجرای صحیح سیستم های مدیریت مستندات ، سازمان ها می توانند علاوه بر کاهش هزینه و زمان ، کیفیت تصمیم گیری و همکاری داخلی را افزایش دهند و به سمت مدیریت دیجیتال اسناد بهینه حرکت کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.