نرم افزار کنترل مستندات نقش مهمی در مدیریت اطلاعات سازمانی دارد. در بسیاری از سازمان ها، مستندات بدون فرآیند مشخص ایجاد و منتشر می شوند که نتیجه آن بروز مغایرت، استفاده از اطلاعات قدیمی و کاهش انطباق با الزامات سازمانی است. به همین دلیل، فرآیند تصویب مستندات به عنوان یکی از مهم ترین بخش های مدیریت مستندات شناخته می شود.
زمانی که مستندات از مسیر مشخص تدوین، بازنگری، تایید و انتشار عبور می کنند، سازمان می تواند از صحت اطلاعات و اعتبار مدارک اطمینان حاصل کند.
اولین مرحله در چرخه تصویب، ثبت مستندات و تدوین اطلاعات مورد نیاز است. در این مرحله، کارشناسان اقدام به ایجاد مستندات سازمانی، ثبت دستور العمل ها، ثبت روش های اجرایی یا ثبت مدارک فنی می کنند.
هدف این مرحله ایجاد یک سند کنترل شده و قابل پیگیری است. همچنین تمامی اطلاعات اولیه در چارچوب استاندارد های سازمان ثبت شده و وارد فرآیند بررسی می شوند.
پس از تدوین سند ، نوبت به بازبینی و ارزیابی محتوا می رسد. در این بخش ، مسئولان مربوطه اطلاعات ثبت شده را از نظر فنی ، اجرایی و مدیریتی بررسی می کنند.
در این مرحله ، ثبت بازنگری مستندات ، کنترل تغییرات مدارک و مدیریت ویرایش اسناد اهمیت ویژه ای دارند. هر گونه اصلاح یا پیشنهاد باید ثبت شود تا تاریخچه تغییرات مستندات به صورت کامل قابل رهگیری باشد.
وجود فرآیند بازنگری باعث می شود سند نهایی دقیق تر و قابل اتکاتر باشد.
پس از تکمیل بازنگری ، مستندات وارد مرحله تایید مستندات می شوند. در این مرحله مدیران یا صاحبان فرآیند، سند را بررسی و در صورت تایید ، مجوز انتشار آن را صادر می کنند.
گردش مستندات ، مدیریت تاییدیه مدارک و کنترل فرآیند تصویب باعث می شود هیچ سندی بدون تایید افراد مسئول وارد چرخه اجرایی سازمان نشود.
این رویکرد در مقابل انتشار غیر کنترل شده مدارک قرار می گیرد و ریسک استفاده از اطلاعات نا درست را کاهش می دهد.
پس از تایید نهایی ، سند به عنوان نسخه جاری مستندات منتشر می شود. در این مرحله باید دسترسی کاربران نیز مدیریت شود.
سطح دسترسی مستندات، کنترل دسترسی اسناد و مدیریت دسترسی کاربران از مهم ترین بخش های این مرحله هستند. هر کاربر تنها باید به مدارکی دسترسی داشته باشد که در حوزه مسئولیت او قرار دارد.
این موضوع علاوه بر افزایش امنیت، به حفظ محرمانگی اسناد نیز کمک می کند.
راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار تخصصی S2S ERP در حوزه نرم افزار مدیریت مستندات و DMS امکان کنترل کامل فرآیند تصویب را فراهم می کند.
در این سیستم، گردش کار مستندات، رهگیری گردش مستندات، پیگیری وضعیت مستندات و مدیریت چرخه تایید به صورت ساختار یافته انجام می شود. همچنین سازمان می تواند تمامی مراحل ایجاد، بازنگری، تایید و انتشار اسناد را ثبت و مستند سازی کند.
این قابلیت ها موجب افزایش شفافیت و کاهش خطا های ناشی از گردش دستی مدارک می شوند.
پس از انتشار، مستندات باید در محیطی امن نگهداری شوند. به همین دلیل آرشیو مستندات و بایگانی اسناد بخش مهمی از فرآیند مدیریت مدارک محسوب می شوند.
در این مرحله، سوابق تایید، بازنگری ها و نسخه های قبلی نیز ذخیره می شوند. مدیریت سوابق مستندات و آرشیو الکترونیکی مدارک امکان بازیابی سریع اطلاعات را فراهم کرده و از حذف یا مفقود شدن اسناد جلوگیری می کنند.
همچنین مستندات قدیمی به عنوان نسخه منسوخ مستندات نگهداری می شوند تا از استفاده اشتباه آن ها جلوگیری شود.
فرآیند تصویب مستندات مجموعه ای از مراحل تدوین، بازنگری، تایید، انتشار و نگهداری اسناد است که به افزایش دقت، انطباق و قابلیت رهگیری اطلاعات کمک می کند. سازمان هایی که از کنترل مستندات و مدیریت اسناد سازمانی به صورت ساختار یافته استفاده می کنند، ریسک خطا های اجرایی و استفاده از اطلاعات نا درست را به حداقل می رسانند.
راهکار سیستم سامان با ارائه امکانات جامع در نرم افزار S2S ERP در حوزه سامانه کنترل مستندات، سیستم کنترل مدارک و مدیریت فرآیند های مستندات بستری مناسب برای مدیریت کامل چرخه عمر اسناد و افزایش بهره وری سازمان فراهم می کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.