در بسیاری از سازمان ها حجم بالایی از گزارشات روزانه، عملیاتی و مدیریتی تولید می شود. زمانی که این اطلاعات بدون ساختار مشخص نگهداری شوند، دسترسی به سوابق و اطلاعات مورد نیاز دشوار خواهد شد. استفاده از نرم افزار گزارش ساز و سامانه مدیریت گزارش امکان ساماندهی اطلاعات را فراهم کرده و فرآیند دسترسی به گزارشات را تسهیل می کند.
در گذشته بسیاری از شرکت ها اطلاعات خود را روی فرم های کاغذی ثبت می کردند. این روش علاوه بر اشغال فضای فیزیکی، جستجو و بازیابی اطلاعات را نیز دشوار می کرد. امروزه سازمان ها با استفاده از سیستم گزارش ساز و ابزار های ثبت دیجیتال می توانند گزارشات را دسته بندی، بایگانی و مدیریت کنند.
یکی از مهم ترین مزایای دسته بندی گزارشات ایجاد نظم در اطلاعات سازمانی است. زمانی که گزارش ها براساس واحد سازمانی، تاریخ، پروژه یا نوع فعالیت طبقه بندی شوند، دسترسی به اطلاعات بسیار سریع تر انجام می شود.
استفاده از سیستم ثبت گزارش و مدیریت ثبت گزارشات باعث می شود گزارش ها در ساختاری مشخص ذخیره شوند. این موضوع علاوه بر افزایش سرعت جستجو، از گم شدن اطلاعات نیز جلوگیری می کند. در سازمان هایی که حجم زیادی از اطلاعات تولید می شود، دسته بندی صحیح گزارشات نقش مهمی در مدیریت دانش سازمان دارد.
یکی از عوامل مؤثر در نظم اطلاعات، استفاده از فرم های استاندارد است. فرم گزارش الکترونیکی و فرم ثبت اطلاعات امکان ثبت داده ها در قالبی یکسان را فراهم می کنند.
همچنین مدیریت فرم های گزارش و ثبت اطلاعات ساختار یافته موجب می شود تمامی گزارش ها دارای قالب مشخص باشند. این موضوع فرآیند تحلیل اطلاعات را ساده تر کرده و احتمال ثبت اطلاعات ناقص را کاهش می دهد. بر خلاف فرم های کاغذی، اطلاعات ثبت شده در سیستم های دیجیتال به راحتی قابل جستجو و بازیابی هستند.
یکی از مهم ترین بخش های مدیریت گزارشات، بایگانی گزارشات است. بدون وجود یک ساختار مناسب برای آرشیو اطلاعات، پیدا کردن گزارش های قدیمی زمان بر و دشوار خواهد بود.
استفاده از آرشیو گزارشات، مدیریت سوابق گزارش و مدیریت اسناد گزارش امکان نگهداری منظم اطلاعات را فراهم می کند. همچنین قابلیت جستجوی گزارشات و بازیابی گزارشات باعث می شود کاربران بتوانند در کوتاه ترین زمان به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
این موضوع به ویژه در سازمان هایی که با حجم زیادی از گزارش های عملیاتی و مدیریتی سر و کار دارند، اهمیت فراوانی دارد.
مدیران برای تصمیم گیری نیازمند اطلاعات دقیق و قابل اعتماد هستند. زمانی که گزارشات به درستی طبقه بندی شوند، دسترسی به داده های مورد نیاز بسیار آسان تر خواهد بود.
گزارشات مدیریتی، گزارش عملکرد واحد ها و گزارش عملیات سازمان زمانی ارزشمند خواهند بود که اطلاعات آن ها به صورت منظم ذخیره و نگهداری شود. همچنین تحلیل گزارشات سازمانی و مدیریت اطلاعات عملیاتی با استفاده از ساختار های طبقه بندی شده دقت بیشتری پیدا می کند.
در مقابل، اطلاعات پراکنده و بدون ساختار می تواند باعث سردرگمی مدیران و کاهش سرعت تصمیم گیری شود.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه راهکار های تخصصی در حوزه نرم افزار مدیریت گزارشات به سازمان ها کمک می کند تا فرآیند ثبت، دسته بندی و بایگانی اطلاعات را به صورت متمرکز مدیریت کنند.
این راهکار ها امکان ثبت گزارش دیجیتال، گردش گزارشات، پیگیری گزارشات و مدیریت گردش اطلاعات را فراهم می کنند. همچنین کاربران می توانند گزارش های خود را ویرایش کرده، سوابق را نگهداری کنند و در هر زمان به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند.
استفاده از این راهکار ها موجب حذف فایل های پراکنده، کاهش وابستگی به فرم های کاغذی و افزایش بهره وری سازمان می شود.
دسته بندی گزارشات یکی از مهم ترین عوامل موفقیت در مدیریت اطلاعات سازمانی است. استفاده از نرم افزار گزارش ساز موجب می شود گزارش ها به صورت ساختار یافته ثبت، بایگانی و مدیریت شوند.
سازمان هایی که از سامانه ثبت گزارشات و ابزار های دیجیتال استفاده می کنند، دسترسی سریع تر به اطلاعات، مدیریت بهتر سوابق و کنترل مؤثر تر فرآیند های کاری را تجربه خواهند کرد. راهکار های ارائه شده توسط راهکار سیستم سامان نیز بستری مناسب برای نظم بخشی اطلاعات، حذف گزارشات کاغذی و مدیریت حرفه ای گزارشات سازمانی فراهم می کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.