حسابداری یکی از پایه های اصلی هر کسب و کار است که به کمک آن می توان وضعیت مالی سازمان را به دقت مدیریت کرد. در این مسیر، حسابداری سنتی با ثبت دستی اسناد و گزارش ها جای خود را به سیستم های مدرن و خودکار مانند نرم افزار حسابداری و به ویژه سیستم های ERP داده است. در این مطلب، تفاوت های کلیدی بین این دو رویکرد را بررسی می کنیم و نقش کلمات کلیدی مهم را در این تحول مالی شرح می دهیم.
در حسابداری سنتی، بسیاری از عملیات مانند ثبت سند (Journal Entry) و تهیه دفتر کل (General Ledger) به صورت دستی انجام می شود. این روش معمولاً شامل نکات زیر است:
با این حال، حسابداری سنتی ممکن است برای کسب و کار های کوچک و کم حجم قابل قبول باشد اما با رشد سازمان، نیاز به راهکارهای پیشرفته تر احساس می شود.
نرم افزار حسابداری ابزاری است که به کمک آن بسیاری از مشکلات حسابداری سنتی برطرف می شود. این نرم افزار ها امکاناتی مانند:
را فراهم می کنند. اما همچنان این نرم افزار ها معمولاً محدود به حوزه حسابداری هستند و نیاز به سیستم های جامع تر را از بین نمی برند.
سیستم های ERP یا برنامه ریزی منابع سازمان (Enterprise Resource Planning) فراتر از یک نرم افزار حسابداری ساده هستند و با استفاده از ماژول (Module) های متنوع، فرایند های مالی و عملیاتی را به طور کامل یکپارچه سازی فرایند ها (Process Integration) می کنند. برخی از ویژگی های کلیدی سیستم ERP عبارتند از:
حسابداری سنتی عمدتاً بر ثبت دستی اسناد و عملیات مالی تکیه دارد که این موضوع منجر به زمان بر بودن فرایند ها و احتمال بالای خطا های انسانی می شود. گزارش گیری در این روش محدود و اغلب به صورت دستی انجام می شود که باعث کاهش دقت و سرعت در ارائه اطلاعات مالی می گردد. همچنین، حسابداری سنتی فاقد قابلیت یکپارچه سازی با سایر بخش های سازمان بوده و کنترل بودجه و مدیریت حساب های دریافتنی و پرداختنی به صورت محدود انجام می شود. امنیت داده و تهیه نسخه پشتیبان در این روش نیز معمولاً ضعیف است.در مقابل، نرم افزارهای حسابداری با خودکارسازی فرایند های مالی، گزارش گیری دقیق تر و سریع تر، و امکان مدیریت بهتر فاکتورها و مالیات، گام مهمی در بهبود حسابداری هستند، اما معمولاً تنها به بخش مالی محدود می مانند و قابلیت یکپارچه سازی کامل با سایر بخش های سازمان را ندارند.سیستم های ERP اما فراتر از این ها هستند و با ارائه ماژول های مختلف، مدیریت مالی، منابع انسانی، انبار، فروش و سایر بخش ها را به طور جامع و یکپارچه انجام می دهند. این سیستم ها با اتوماسیون کامل فرآیند ها، گزارش گیری لحظه ای، تعریف دقیق نقش ها و دسترسی ها، پشتیبانی از چند واحد سازمانی و دسترسی ابری، به کسب و کارها امکان می دهند تا به صورت موثرتری منابع خود را مدیریت کنند و تصمیمات مالی بهتری اتخاذ نمایند. امنیت داده ها در ERP بسیار بالاست و امکان به روزرسانی نرم افزار به صورت مستمر فراهم است که این موارد در حسابداری سنتی و حتی نرم افزارهای حسابداری محدود کمتر دیده می شود.
حسابداری در سیستم های ERP با امکان خودکارسازی (Automation)، یکپارچه سازی فرایند ها و ارائه گزارشات مالی (Financial Reports) دقیق و به موقع، تحولی بزرگ در مدیریت مالی سازمان ها ایجاد کرده است. این سیستم ها نه تنها باعث کاهش خطا های انسانی و صرفه جویی در زمان می شوند، بلکه با پوشش کامل فرایند های سازمان، امکان کنترل بودجه (Budget Control) بهتر و تصمیم گیری هوشمندانه تر را فراهم می کنند.اگر به دنبال افزایش بهره وری و شفافیت مالی در کسب و کار خود هستید، استفاده از سیستم های ERP بهترین انتخاب شماست.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.