در محیط رقابتی امروز، سازمان ها برای حفظ رضایت مشتری باید توانایی ارائه کالا در زمان تعیین شده را داشته باشند. تأخیر در تحویل، نه تنها اعتماد مشتری را کاهش می دهد، بلکه هزینه های اجرایی، انبارداری و دوباره کاری را افزایش می دهد. یکی از مهم ترین دلایل بروز تأخیر، نبود ارتباط مستقیم بین فروش و انبار است. به همین دلیل، استفاده از نرم افزار صدور سفارش فروش یکپارچه با ERP که به صورت لحظه ای با انبار هماهنگ باشد، نقش تعیین کننده ای در سرعت بخشی به فرآیند تحویل ایفا می کند. این هماهنگی، شکاف میان وعده فروش و توانایی عملیاتی انبار را از بین می برد.
وظیفه واحد فروش، ارائه پاسخ سریع و دقیق به مشتری است. برای این کار، اطلاعات باید بر مبنای موجودی واقعی انبار باشد. سیستم صدور سفارش فروش با اتصال به داده های انبار، موجودی قابل فروش را نمایش می دهد و از ثبت سفارش برای کالا های نا موجود جلوگیری می کند. این موضوع در کاهش خطا های انسانی بسیار مؤثر است، زیرا کارشناسان فروش به جای اتکا به اطلاعات پراکنده یا گزارش های تأخیری، به داده های زنده دسترسی دارند. در این حالت، موجودی رزرو شده نیز قابل مشاهده است تا از تداخل سفارش ها جلوگیری شود.
در بسیاری از سازمان ها، موجودی ثبت شده با موجودی قابل فروش تفاوت دارد. این اختلاف زمانی مشکل ساز می شود که واحد فروش بر اساس موجودی فیزیکی بدون درنظر گرفتن سفارش های در حال پردازش به مشتری قول می دهد. سامانه کنترل موجودی برای سفارش فروش با ثبت رزرو لحظه ای کالا، موجودی آزاد و موجودی تعهد شده را از هم جدا می کند. این فرایند شفاف سازی باعث می شود که هیچ سفارشی بدون پشتوانه موجودی ثبت نشود. نتیجه این یکپارچگی، کاهش تعهدات اشتباه و افزایش صحت برنامه تحویل است.
برای جلوگیری از توقف های نا خواسته، باید هر مرحله از ثبت سفارش تا خروج کالا به طور سیستمی کنترل شود. نرم افزار پردازش سفارش فروش این مسیر را خودکار می کند؛ به گونه ای که تأیید مالی، تخصیص کالا، کنترل اعتبار مشتری و هماهنگی با انبار در قالب یک جریان کاری منظم انجام شود. هشدار های هوشمند در این نرم افزار، از پیشروی سفارش های ناقص جلوگیری می کند. این ویژگی باعث حذف تأخیر هایی می شود که به دلیل کمبود اطلاعات، اشتباهات دستی یا کمبود موجودی رخ می دهد.
بخشی از تأخیر های سازمان ها به مشکلات مالی مربوط است. زمانی که تسویه حساب یا بررسی سقف اعتباری در انتهای فرآیند انجام شود، ممکن است سفارش در مرحله خروج از انبار متوقف گردد. سیستم هماهنگی فروش و مالی این مشکل را بر طرف می کند. اتصال فروش به حسابداری باعث می شود که کنترل های اعتباری و مالی در همان مراحل اولیه انجام شود. به این ترتیب، تنها سفارش هایی وارد بخش لجستیک می شوند که از نظر مالی آماده پردازش هستند. این هماهنگی، روند ارسال کالا را بسیار روان تر و سریع تر می کند.
در معاملات سازمانی، بررسی موجودی پیش از ثبت سفارش نهایی اهمیت بیشتری پیدا می کند. مدیریت پیش فاکتور و استعلام فروش به واحد تأمین و انبار کمک می کند تا بر اساس درخواست های در دست بررسی، نیاز آینده را پیش بینی کنند. این داده ها به سازمان امکان می دهد پیش از ثبت رسمی سفارش، تدارکات لازم را فراهم کند و از وقوع کمبود موجودی جلوگیری شود. این رویکرد، سازمان را برای پاسخ گویی سریع در پروژه های بزرگ آماده می سازد.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه ماژول یکپارچه فروش، مالی و انبارداری در نرم افزار S2S شرکت خود، فرایند هماهنگی بین این واحد ها را ساده و سریع کرده است. سیستم های توسعه یافته توسط راهکار سیستم سامان بر پایه ارتباط لحظه ای و خودکار طراحی شده اند و امکان پایش وضعیت سفارش، موجودی کالا و وضعیت مالی را در یک محیط یکپارچه فراهم می کنند. این نرم افزار ها با کاهش تضاد اطلاعاتی میان واحد ها، مسیر تحویل کالا را کوتاه کرده و احتمال بروز تأخیر را به حداقل می رسانند.
یکپارچگی میان فروش، انبار و مالی، نه تنها دقت عملیات را افزایش می دهد، بلکه سرعت تحویل و رضایت مشتری را به طور چشمگیری بهبود می بخشد. استفاده از سامانه صدور سفارش فروش و اتصال آن به ساختار های کنترل موجودی، راهکار قطعی برای حذف تأخیر های ناشی از نا هماهنگی است. شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه سیستم های هوشمند یکپارچه با ERP در نرم افزار S2S خود، زمینه لازم برای تحویل سریع، دقیق و قابل اعتماد را فراهم می کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.