در هر سازمان یا کسب و کاری، ثبت قرارداد و بایگانی قرارداد یکی از بخش های کلیدی مدیریت اسناد است که به حفظ نظم، شفافیت و پیگیری صحیح تعهدات کمک می کند. مستند سازی قرارداد ها به عنوان یک فرایند حیاتی، تضمین می کند که تمامی قرارداد ها به صورت منظم، دقیق و قابل بازیابی نگهداری شوند و در صورت نیاز، به سرعت در اختیار مدیران و مراجع قانونی قرار گیرند.
عدم ثبت دقیق قرارداد ها می تواند باعث بروز اشتباهات، سوء تفاهم ها و مشکلات قانونی شود. به همین دلیل، مدیریت قرارداد یکی از مهم ترین وظایف در بخش اداری و حقوقی سازمان هاست. با ثبت دقیق قرارداد و مستند سازی کامل، می توان از بروز اختلافات جلوگیری کرد و روند پیگیری قرارداد را ساده تر نمود.
برای داشتن یک سیستم بایگانی مؤثر باید اصول خاصی را رعایت کرد:
بایگانی اسناد کاغذی
یکی از قدیمی ترین و همچنان پرکاربرد ترین روش های بایگانی، نگهداری اسناد به صورت کاغذی است. نحوه بایگانی اسناد در زونکن یکی از روش های متداول در این زمینه است که با دسته بندی صحیح، استفاده از برچسب های خوانا و آرشیو در مکان های مناسب، باعث سهولت دسترسی به اسناد می شود. با این حال، این روش نیازمند فضای فیزیکی قابل توجه و مراقبت ویژه است تا اسناد دچار آسیب یا گم شدن نشوند.
بایگانی دیجیتال و آموزش بایگانی اسناد در کامپیوتر
با ورود فناوری های نوین، ثبت قرارداد به صورت دیجیتال و آموزش بایگانی اسناد در کامپیوتر بسیار اهمیت پیدا کرده است. استفاده از نرم افزار های مدیریت اسناد امکان ذخیره سازی، جستجو و بازیابی سریع اسناد را فراهم می کند. این روش علاوه بر صرفه جویی در فضا، به افزایش امنیت و سرعت دسترسی کمک می کند.
اسناد مالی از حساس ترین نوع اسناد هستند و دستورالعمل بایگانی اسناد مالی باید به دقت دنبال شود. این دستورالعمل ها شامل مراحل زیر است:
رعایت این دستورالعمل ها تضمین می کند که اسناد مالی سازمان در برابر دستکاری، حذف یا گم شدن محافظت شوند.
بایگانی اسناد و قرارداد ها اهداف متعددی را دنبال می کند که شامل موارد زیر است:
در عصر دیجیتال، استفاده از روش های نوین بایگانی به شدت توصیه می شود. این روش ها شامل:
این فناوری ها به سازمان ها کمک می کنند تا حجم بایگانی کاغذی را کاهش داده و روند کارها را به صورت مؤثرتر و سریع تر انجام دهند.
برای سازمان هایی که به دنبال راهکارهای حرفه ای برای ثبت و بایگانی قرارداد ها هستند، نرم افزار کیفیت مستندات راهکار سیستم سامان گزینه ای ایده آل به شمار می رود. این نرم افزار با قابلیت های متنوع خود، فرآیند های مدیریت قرارداد را به شکل زیر تسهیل می کند:
استفاده از این نرم افزار، نه تنها باعث نظم و امنیت بیشتر اسناد می شود، بلکه مدیریت زمان و منابع سازمان را بهبود می بخشد و اطمینان می دهد که مستندات همیشه به روز و قابل استناد باشند.
برای پیاده سازی موفق سیستم بایگانی قرارداد ها و مستند سازی صحیح، به موارد زیر توجه کنید:
ثبت و بایگانی قرارداد ها به عنوان ستون فقرات مدیریت اسناد در هر سازمانی باید با دقت و به صورت علمی انجام شود. با رعایت اصول بایگانی موثر، استفاده از روش های نوین و بهره گیری از نرم افزارهای تخصصی مانند نرم افزار کیفیت مستندات راهکار سیستم سامان، می توان اطمینان حاصل کرد که قرارداد ها و اسناد مهم سازمان به صورت امن، منظم و قابل بازیابی نگهداری می شوند. این موضوع علاوه بر بهبود بهره وری، موجب افزایش شفافیت و کاهش ریسک های حقوقی و مالی خواهد شد.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.