نرم افزار پیش قرارداد از ابزار های مهم سازمان ها برای کنترل تعهدات و الزامات پیش از امضای قرارداد هست. بسیاری از اختلافات حقوقی و مالی زمانی ایجاد می شوند که بند ها، تعهدات و مسئولیت های طرفین به درستی بررسی نشده باشند. به همین دلیل کنترل الزامات قراردادی پیش از عقد قرارداد به یکی از مهم ترین مراحل مدیریت قرارداد های تجاری تبدیل شده است.
برخلاف رویکرد های سنتی که بررسی قرارداد ها به صورت پراکنده انجام می شود، استفاده از فرآیند های ساختار یافته امکان شناسایی ریسک ها و جلوگیری از مشکلات آینده را فراهم می کند.
هر قرارداد مجموعه ای از تعهدات، الزامات و مسئولیت ها را میان طرفین ایجاد می کند. تحلیل تعهدات قراردادی و بررسی تعهدات طرفین موجب می شود سازمان پیش از امضای قرارداد از تمامی مسئولیت های حقوقی و اجرایی خود آگاه باشد.
همچنین مدیریت الزامات حقوقی و ارزیابی شرایط قرارداد به مدیران کمک می کند تا نقاط ابهام یا تعارض احتمالی را شناسایی کنند. در مقابل، عدم بررسی دقیق بند های قرارداد می تواند خسارات مالی و حقوقی قابل توجهی به همراه داشته باشد.
بخش مهمی از الزامات قراردادی در مرحله مذاکره و دریافت پیشنهادات شکل می گیرد. استفاده از نرم افزار مدیریت استعلامات و مدیریت استعلام قیمت موجب می شود تمامی اطلاعات مربوط به تأمین کنندگان و پیمانکاران به صورت مستند ثبت شوند.
علاوه بر این، ارزیابی پیشنهادات فنی، ارزیابی پیشنهادات مالی و تحلیل پیشنهادات تامین به سازمان کمک می کنند مناسب ترین گزینه را انتخاب کند. تصمیم گیری مبتنی بر اطلاعات دقیق، ریسک قرارداد های نا مناسب را کاهش می دهد.
یکی از عوامل موفقیت در قرارداد ها، ثبت و کنترل مذاکرات انجام شده است. مدیریت مذاکرات قراردادی و ثبت جلسات مذاکره امکان مستند سازی توافقات را فراهم می کنند.
همچنین کنترل توافقات اولیه، رهگیری مذاکرات و مستند سازی مذاکرات باعث می شوند هیچ یک از تعهدات توافق شده در مراحل بعدی فراموش نشود. این موضوع شفافیت بیشتری میان طرفین ایجاد می کند.
یکی از مهم ترین اهداف کنترل الزامات قراردادی، کاهش ریسک است. ابزار هایی مانند ارزیابی ریسک قرارداد، کنترل ریسک پیش قرارداد و مدیریت ریسک تجاری به سازمان کمک می کنند تهدید های احتمالی را پیش از انعقاد قرارداد شناسایی کنند.
علاوه بر این، کنترل بند های قراردادی و کنترل انطباق قراردادی موجب می شوند تمامی شرایط قرارداد با سیاست ها و الزامات سازمان هماهنگ باشند. این رویکرد از بروز اختلافات آینده جلوگیری می کند.
سازمان های بزرگ معمولاً دارای سطوح مختلف تأیید قرارداد هستند. استفاده از گردش کار پیش قرارداد و مدیریت تاییدات قراردادی موجب می شود تمامی مراحل بررسی و تصویب به صورت شفاف انجام شود.
همچنین کنترل فرآیند تصویب، مدیریت مراحل تصویب و پایش فرآیند قرارداد به مدیران کمک می کنند وضعیت هر قرارداد را در هر لحظه مشاهده کنند. این موضوع علاوه بر افزایش سرعت، دقت تصمیم گیری را نیز بهبود می بخشد.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه راهکار های تخصصی در حوزه مدیریت قرارداد ها، امکان استقرار فرآیند های کنترل و ارزیابی پیش از عقد قرارداد را فراهم می کند.
این راهکار ها می توانند اطلاعات مربوط به استعلامات، پیشنهادات، مذاکرات، تعهدات و تأییدات را در یک بستر یکپارچه مدیریت کنند. نتیجه این فرآیند، کاهش ریسک قراردادی، افزایش شفافیت و تسهیل مدیریت قرارداد های سازمانی خواهد بود.
کنترل الزامات قراردادی پیش از عقد قرارداد یکی از مهم ترین مراحل مدیریت ریسک و تضمین موفقیت همکاری های تجاری است. استفاده از مدیریت تعهدات پیش قرارداد، مدیریت فرآیند های قراردادی، رهگیری وضعیت قرارداد و اتوماسیون تاییدات موجب افزایش دقت، شفافیت و کنترل فرآیند های قراردادی می شود.
سازمان هایی که به دنبال کاهش اختلافات حقوقی و افزایش اطمینان در قرارداد های خود هستند، باید فرآیند پیش قرارداد را به صورت ساختار یافته مدیریت کنند. راهکار های ارائه شده توسط راهکار سیستم سامان می توانند زیر ساخت مناسبی برای تحقق این هدف فراهم آورند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.