مدیریت اسناد و قرارداد ها یکی از چالش های مهم در سازمان ها و شرکت ها به شمار می آید. استفاده از سیستم بایگانی قرارداد به عنوان یک راهکار دیجیتال، به بهبود فرآیند های مربوط به نگهداری، دسترسی و سازماندهی اسناد کمک شایانی می کند. در این مطلب به صورت مفصل به بررسی نقش سیستم های بایگانی قرارداد در مدیریت اسناد می پردازیم و مزایای کلیدی آن را بررسی می کنیم.
سیستم بایگانی قرارداد نرم افزاری است که به صورت تخصصی برای ذخیره سازی، دسته بندی و مدیریت قرارداد ها و اسناد مرتبط با آنها طراحی شده است. این سیستم به سازمان ها کمک می کند تا تمامی اسناد خود را به صورت دیجیتال و منظم نگهداری کنند و از مشکلات ناشی از بایگانی سنتی کاغذی دوری کنند.
یکی از مهم ترین مزایای سیستم های بایگانی قرارداد، سازماندهی اسناد است. با استفاده از این سیستم ها، اسناد و قرارداد ها بر اساس نوع، تاریخ، طرف قرارداد و دیگر شاخص ها به صورت دسته بندی شده ذخیره می شوند که این امر باعث می شود دسترسی به اسناد به سرعت و بدون سردرگمی انجام شود.
امکان دسترسی سریع به اسناد مورد نیاز یکی دیگر از مزایای برجسته سیستم های بایگانی قرارداد است. این سیستم ها معمولاً دارای قابلیت جستجوی پیشرفته هستند که می توانند با استفاده از فیلترهای مختلف، اسناد را بر اساس نام، تاریخ، شماره قرارداد یا کلیدواژه های خاص پیدا کنند.
در دنیای دیجیتال امروزی، حفظ امنیت و محرمانگی اسناد اهمیت زیادی دارد. سیستم های بایگانی قرارداد با امکاناتی مانند رمزگذاری، تعیین سطوح دسترسی و مدیریت کاربران، امنیت اسناد را تضمین می کنند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می کنند.
یکی از ویژگی های کلیدی سیستم های بایگانی قرارداد، قابلیت نسخه بندی اسناد است. این ویژگی به کاربران اجازه می دهد تغییرات هر نسخه از قرارداد را مشاهده کنند و در صورت نیاز به نسخه های قبلی بازگردند. همچنین، مدیریت چرخه عمر قرارداد کمک می کند تا مراحل مختلف قرارداد از ایجاد تا پایان به صورت کامل و قابل پیگیری ثبت شود.
استفاده از سیستم های بایگانی قرارداد باعث کاهش خطا های انسانی می شود، چرا که بسیاری از فرآیند های تکراری و دستی به صورت خودکار انجام می گیرد. این موضوع به بهینه سازی فرآیند ها و افزایش دقت در مدیریت اسناد منجر می شود.
یکی از فواید بزرگ سیستم های بایگانی قرارداد، ذخیره سازی دیجیتال اسناد است که باعث کاهش چشمگیر حجم اسناد کاغذی و بهبود فضای فیزیکی بایگانی می شود. این موضوع همچنین به محیط زیست کمک کرده و مدیریت اسناد را ساده تر می کند.
با استفاده از سیستم های بایگانی قرارداد، امکان پیگیری تاریخ های مهم مانند تاریخ شروع، پایان و تمدید قرارداد ها فراهم می شود. همچنین، قابلیت گزارش گیری و تحلیل به مدیران کمک می کند تا وضعیت قرارداد ها را به صورت دقیق بررسی کنند و تصمیم گیری های بهتری داشته باشند.
سیستم های بایگانی قرارداد باعث افزایش هماهنگی بین تیم ها و واحد های مختلف سازمان می شوند، چرا که تمامی افراد به یک منبع اطلاعاتی واحد دسترسی دارند. این موضوع منجر به صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری سازمان خواهد شد.
امروزه، با پیشرفت فناوری، بسیاری از فعالیت های مربوط به بایگانی قرارداد به صورت خودکارسازی فرایند ها انجام می شود که باعث تسریع انجام کارها و کاهش اشتباهات می شود. همچنین، سیستم ها به حفظ و نگهداری اسناد قانونی کمک می کنند تا در مواقع نیاز، مستندات معتبر و قابل استناد باشند.
نرم افزار راهکار سیستم سامان یکی از پیشروترین سیستم های بایگانی قرارداد در ایران است که با بهره گیری از تمامی قابلیت های ذکر شده، به سازمان ها امکان می دهد تا مدیریت اسناد خود را به بهترین شکل انجام دهند. این نرم افزار با امکاناتی مانند سازماندهی هوشمند اسناد، جستجوی سریع و پیشرفته، امنیت بالا، نسخه بندی دقیق و گزارش گیری جامع، تمامی نیازهای یک سیستم بایگانی قرارداد حرفه ای را پوشش می دهد.راهکار سیستم سامان با خودکارسازی فرآیند ها، افزایش هماهنگی بین تیم ها و کاهش حجم اسناد کاغذی، به کسب و کارها کمک می کند تا بهره وری و امنیت مدیریت اسناد خود را به طرز چشمگیری افزایش دهند.
استفاده از سیستم های بایگانی قرارداد یکی از بهترین روش ها برای بهبود مدیریت اسناد و افزایش کارایی سازمان ها است. با کمک این سیستم ها می توان اسناد را به صورت منظم و ایمن ذخیره، جستجو و پیگیری کرد و فرآیند های کاری را بهینه سازی نمود. نرم افزار راهکار سیستم سامان با ارائه راهکارهای جامع و تخصصی، به عنوان یک گزینه عالی برای سازمان هایی که به دنبال بهبود مدیریت اسناد و قرارداد های خود هستند، شناخته می شود.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.