در دنیای امروز، حجم اطلاعات و اسناد سازمانی به شدت افزایش یافته است. هر سازمانی نیاز دارد تا کنترل مستندات و آرشیو مستندات خود را به شکل حرفه ای و سیستماتیک مدیریت کند. مدیریت صحیح اسناد نه تنها باعث افزایش بهره وری می شود، بلکه حفظ محرمانگی اسناد و جلوگیری از خطا های انسانی را نیز تضمین می کند. استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد و سیستم مدیریت مستندات راهکار اصلی برای دستیابی به این هدف است.
مدیریت اسناد شامل مجموعه فرآیند هایی است که از نسخه بندی اسناد، دسته بندی و طبقه بندی اسناد گرفته تا گردش کار اسناد و دسترسی امن به مستندات را پوشش می دهد. در سازمان های بزرگ، بدون یک سیستم یکپارچه، اطلاعات به صورت پراکنده و غیرقابل کنترل نگهداری می شوند که باعث سردرگمی، اتلاف زمان و افزایش ریسک های سازمانی می شود.
یک سیستم کنترل و آرشیو مستندات به صورت یکپارچه فرآیند های زیر را پوشش می دهد:
1. ایجاد و ثبت اسناد جدید با امکان تعریف دسته بندی و نوع سند
2. نسخه بندی اسناد برای پیگیری تغییرات و بازگرداندن نسخه های قبلی
3. دسترسی امن به مستندات بر اساس سطح دسترسی کاربران
4. گردش کار اسناد بین واحد های مختلف سازمان برای تایید و بررسی
5. آرشیو و ذخیره سازی دیجیتال اسناد با قابلیت جستجوی سریع و دقیق
6. بهینه سازی بایگانی برای کاهش حجم فیزیکی و دیجیتال و صرفه جویی در منابع
با ذخیره سازی دیجیتال اسناد و بایگانی الکترونیکی، سازمان ها می توانند تمامی اطلاعات را به شکل مدیریت فایل های سازمانی منسجم نگهداری کنند. این امر باعث می شود:
• دسترسی به اسناد در هر زمان و مکان ممکن شود
• خطر گم شدن اسناد یا خطای انسانی به حداقل برسد
• فرآیند های داخلی سازمان سریع تر و دقیق تر انجام شوند
• امکان گزارش گیری و تحلیل داده های مستندات فراهم گردد
یکی از کلید های موفقیت در مدیریت اسناد، رعایت استاندارد های مستندات مانند ISO 9001 است. پیاده سازی این استاندارد ها باعث می شود فرآیند های مدیریت اسناد و نگهداری و بایگانی اسناد به شکل حرفه ای و شفاف انجام شوند. این موضوع نه تنها کیفیت کار سازمان را افزایش می دهد، بلکه ریسک های احتمالی مرتبط با اطلاعات و اسناد را نیز کاهش می دهد.
استفاده از نرم افزار مدیریت کیفیت و نرم افزار کنترل مستندات S2S ERP مزایای گسترده ای دارد که شامل موارد زیر می شود:
• کنترل دقیق مستندات و ثبت تمام تغییرات انجام شده
• نسخه بندی هوشمند برای مدیریت نسخه های مختلف اسناد
• دسترسی امن به مستندات و تعریف سطح دسترسی برای کاربران مختلف
• یکپارچه سازی گردش کار اسناد با سایر واحد های سازمانی
• دسته بندی و طبقه بندی خودکار اسناد بر اساس نوع، تاریخ و اهمیت
• ذخیره سازی دیجیتال و بهینه سازی بایگانی جهت کاهش هزینه های عملیاتی
• رعایت استاندارد های مستندات ISO برای افزایش اعتبار و کیفیت سازمان
• حفظ محرمانگی و امنیت اطلاعات در تمامی مراحل مدیریت اسناد
در بسیاری از سازمان ها، عدم استفاده از یک سیستم یکپارچه باعث مشکلاتی مانند:
• پراکندگی اسناد و اطلاعات
• دسترسی کند به اسناد
• افزایش خطا های انسانی در فرآیند های اداری
• مشکلات امنیتی و دسترسی غیرمجاز
می شود. استفاده از سیستم های کنترل و آرشیو مستندات به صورت یکپارچه و نرم افزارهای پیشرفته مانند S2S ERP، این چالش ها را به راحتی حل می کند.
یک سازمان مدرن برای دستیابی به بهره وری بالا و مدیریت موثر اطلاعات، نیازمند کنترل و آرشیو مستندات به صورت یکپارچه است. پیاده سازی نرم افزارهای مدیریت کیفیت و کنترل مستندات S2S ERP باعث می شود که تمامی اسناد سازمانی به شکل امن، منظم و دیجیتال مدیریت شوند. این امر نه تنها کیفیت فرآیند ها را افزایش می دهد، بلکه امنیت اطلاعات، دسترسی سریع و کاهش هزینه های عملیاتی را نیز تضمین می کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.